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August 30, 2023

Annual Dinner 是什麼?

 


Annual Dinner 是許多公司每年都會舉辦的盛大活動,用於展示成就、感謝夥伴一年間的 Contribution,並提供一個輕鬆愉快的環境促進交流與互動,以凝聚團隊成員情感

 

策劃成功的 Annual Dinner 需要仔細的規劃和策劃,包括確定預算、選定日期和場地、設計活動流程、策劃餐飲菜單、安排娛樂節目,與安排後勤支援等。

 

為什麼要舉辦 Annual Dinner?

 

Annual Dinner 是企業每年舉辦的一場重要活動,通常在年底或年初舉行,旨在表揚員工的貢獻、增強團隊凝聚力、展示公司形象,並傳達公司的 Vision and Mission。

 

這樣的活動為員工提供了難得的機會,能輕鬆愉快的氛圍中彼此交流、分享和慶祝。不只如此,Annual Dinner 還有相當多層面的意義:

 

  • 感謝員工:這是 Annual Dinner 的主要目的之一,這是公司向員工平日的表現展示尊重與感謝的機會,通過頒發獎項、贈送禮品、提供紀念品等方式,公開表揚他們對公司的貢獻與重要性,並鼓勵他們持續努力。

 

  • 增強團隊凝聚力:Annual Dinner 也有助於建立更強大的團隊氛圍。藉由設計互動遊戲、表演、抽獎等活動,員工能夠以輕鬆的方式互動交流,加深彼此之間的了解和信任,提升整體團隊的凝聚力與合作默契。

 

  • 展示公司形象:這是一個營造公司獨特文化和品牌形象的好機會,通過設計獨特的主題、風格和佈置,呈現公司的 Value、使命和願景,向內外界展示其專業、創新和獨特之處。

 

  • 展現願景和目標:部分公司也會在 Annual Dinner 的場合展現願景和目標,管理階層會通過演講、文宣、報告等方式,分享公司的成就、計劃和發展方向,讓員工更深入地了解公司的整體 Strategy 和未來展望,進一步激勵員工為實現公司的目標而共同努力。 

 

總而言之,Annual Dinner 是一個集感謝員工、凝聚感情、傳達價值於一體的重要企業活動。透過這個活動,企業能夠建立更加緊密的團隊聯繫,提升企業形象,並傳達重要的使命和目標,為參與者創造了美好的回憶和珍貴的經歷。

 

如何規劃 Annual Dinner?

 


圖/ Image by Freepik

 

Annual Dinner 並不僅僅只是一場盛大的晚餐,更有上述眾多目標與意義。也因此在規劃活動時,有許多相關細節需留意,才能確保活動的順利執行。

 

步驟一:定義活動目標與參與者

 

第一步是要明確定義活動目標,並設定相對應的 Target Audience。我們需要明確了解活動的主要目的,是為了感謝員工的辛勤工作?還是要慶祝公司的成就和里程碑?又或者是為了促進團隊合作和溝通?明確的活動目標有助於引導後續的規劃和執行。

 

同時,確定 Target Audience 也至關重要,需要明確界定範圍,以最大化達成前面列出目標。Target Audience 可能包括內部員工、管理層、合作夥伴、Client 等。初步估算參與人數也有助於選擇合適的場地、安排餐飲,以及確保活動的預算和規模合理。

 

步驟二:確定預算

 

確立了活動目標與參與者後,便可以開始估算活動費用。預算受到許多因素影響,包括:

 

  • 資金來源:確定活動的資金來源,包括公司 Budget、贊助商、員工捐款等,明確的資金來源有助於確定可用資金範圍。

 

  • 活動規模:根據預期參與人數、活動場地大小以及活動的時間長短,估計活動的規模,以確定相應的預算。

 

  • 活動需求:確定活動所需的必要項目,如場地 Renting Fees、餐飲成本、佈置和裝飾、Technical 設備等。同時,辨識非必要項目,以在預算內保持靈活性。

 

  • 活動效益:考慮活動的預期效益,如提升員工士氣、推廣公司形象、增加客戶互動等。將預算投入與預期的效益進行比較,以確保預算的合理性。

 

綜合考慮這些因素,制定一個合理且符合公司財務能力並 Reasonable 的預算。要保持靈活,考慮預算中的彈性,以應對可能的變動和需求調整。明確的預算制定有助於確保活動的經濟效益,使活動達到預期目標並取得成功。

 

步驟三:選擇日期與場地

 


圖/ Image by Freepik

 

根據活動的主題和目標,安排在適當的時間舉辦,可以更凸顯目標的重要性。如年底進行年度回顧、或年初展望新一年。以下幾點是選擇日期與場地時需注意的要素:

 

  • 交通便利: 考慮參與者的交通是否便利,選擇靠近主要交通樞紐,或性到達的場地,確保參與者能順利抵達與離開。

 

  • 場地條件: 研究潛在場地的容納人數、設施、氛圍和租金等細節,確保場地符合預期的活動規模和風格。評估場地是否能滿足活動的需求,例如舞台、音響設備等。

 

  • 時間配合度: 若選擇平日舉辦活動,考慮選在下午或晚上,方便員工在下班後參加。如果選擇週末或特殊節日,要提前確認場地的預約狀況,確保可用性。

 

  • 符合預算: 確保所選場地費用與活動預算相符。務必納入場地租金、設施使用費等相關成本,以確保不超出預算範圍。

 

綜合考量這些因素並進行評估,將有助於選擇與活動目標相符的合適環境,讓 Participant 在舒適的氛圍中共享這個特別的時刻。

 

步驟四:設計活動流程

 

精心設計活動流程是確保 Annual Dinner 順利進行,並讓參與者滿意的關鍵。在設計活動流程時可以考慮以下因素,打造流暢且讓大家能盡情享受的體驗:

 

  • 時間安排:根據活動 Budget 和場地,確定活動的時間範圍,包括開始和結束時間,以及每個環節的持續時間。也要注意預留一些 Buffer Time,以應對可能的延遲或突發情況。

 

  • 參加者性質:考慮參加者的身份和關係,決定活動的正式度和親密度。例如針對 Guest、員工舉辦的特別環節,確保想要 Focus 的群體能夠獲得相應關注。

 

  • Special Event: 除了基本的餐飲環節外,根據活動的主題和目的,安排其他豐富多彩的環節。這可能包括致詞、頒獎儀式、抽獎活動、Performance、互動遊戲等,以增添活動的趣味性和互動性。

 

  • 活動交替安排: 可以考慮在流程中引入不同的變化,如正式儀式與輕鬆互動的交替進行,以維持輕鬆愉快的氛圍。

 

  • 轉場流程: 確保活動之間的轉場自然流暢,避免時間過長或過短,使參與者能夠輕易跟上目前活動進度與主題,並在整個活動過程中保持興趣和活力。

 

流暢的活動 Agenda 是好的活動體驗必不可少的細節,也能在確保參與者專注力的同時達成更好的活動成效,成為一個難忘且有意義的 Annual Dinner。

 

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步驟五:選擇餐食和飲料


圖/ Image by Freepik

 

選擇適當的餐食和飲料供應是確保活動參與者滿意的關鍵之一。在選擇時,需充分考慮以下因素,以確保餐食與活動氛圍相符:

 

  • 參加人數:根據預估的參加人數確保有足夠的食物和飲料供應,確保所有賓客都能享受到足夠的餐飲。

 

  • 喜好和飲食限制:考慮參與者的不同喜好和飲食限制,如葷食、素食、忌口等。可以事先調查是否有多數賓客希望避開的食物,並提供多樣性的選擇,確保每個參與者都能享受美味。

 

  • Budget: 根據活動預算,選擇合理的餐飲供應方案。若 Budget 充足,可以考慮提供精緻餐點,或考慮自助餐、Food Delivery 等方式。

 

  • 供應商選擇:根據活動場地,選擇合適的餐飲供應商,可與場地內的餐廳合作,或選擇外部的餐飲服務商,確保食物品質和服務滿意度。

 

  • Event Theme: 若有特定的活動主題,可以考慮將餐食和飲料與主題相關聯,增添活動的趣味性和互動性。

 

精心選擇食物和飲料可以影響賓客參加活動的心情,並進一步正向影響整體活動 Experience,因此可以在餐點的飲食上多花點心力規劃、準備!

 

步驟六:策劃娛樂活動

 


圖/ Image by Freepik

 

在策劃娛樂活動時,需要深入了解參與者的喜好,以確保營造出令人愉悅的活動氛圍和難忘的 Memory。根據不同的活動目的,可以考慮以下不同類型的活動內容:

 

  • 頒獎環節: 設計抽獎、頒獎、感言、致謝等活動,用以肯定參與員工的貢獻,並鼓勵他們的參與。這些活動可以為參與者帶來成就感和認同感。

 

  • 互動環節: 安排唱歌、跳舞、Game 等娛樂活動,可以促進員工間的互動,增加活動的參與感,並打造熱鬧歡快的氛圍。

 

  • 留下回憶: 考慮以拍照、錄影、分享、留言等活動,幫助參與者留下美好時刻。這些活動可以創造出深刻的情感聯繫,並讓每位參與者留下難忘的回憶。

 

根據活動目的和參與者的特點,選擇合適的娛樂活動,既可以提供愉悅的娛樂,又可以讓參與者在歡笑中共享美好時光,使 Annual Dinner 變得更加精彩和難忘。

 

步驟七:後勤和其他安排

 

在活動正式啟動前,後勤工作的妥善安排至關重要,以確保活動的順利進行並應對可能的挑戰。以下是會需要注意的幾個關鍵:

 

  • 接待和簽到:指派專人負責接待參與者,提供必要的 Information 並確保簽到過程順暢。隨時回答參與者的問題,讓每位參與者感受到熱情的接待。

 

  • 測試設備: 提前測試並確保所有 Technical 設備,如音響、Lighting、Projector 等,能夠正常運作。這有助於避免故障對活動造成影響。

 

  • 場地和座位安排: 確保場地佈置符合活動需要,安排足夠的 Seat,同時考慮特殊需求,如殘疾人士的通道和座位。

 

  • Communication: 確保各任務負責人之間的 Communicate Channel 暢通,以應對可能的突發狀況,在需要時快速做出反應。

 

  • 應變計畫: 預先考慮可能的風險和挑戰,制定相應的應對措施,以確保在出現問題時能夠快速處理。

 

通過這些後勤安排,您可以確保活動的流程順暢,參與者能夠享受愉快的活動體驗,同時有效應對可能的問題,確保整個 Annual Dinner 順利進行。

 

規劃 Annual Dinner 要注意什麼?

 


圖/ Image by Freepik

 

提前計畫與準備

在策劃 Annual Dinner 時,有幾個重要的注意事項需要特別關注,以確保活動的成功和參與者的滿意度:

 

  • 提前策劃與準備:提前計劃並進行充分的準備是至關重要的。確定活動日期、目標、預算,並儘早開始準備工作,以確保所有細節得以妥善安排。

 

  • 場地預定: 若選擇在熱門日期舉辦,如年末尾牙,務必提前預訂場地,確保有足夠的空間可供使用。選擇適合的場地,考慮交通、設施、容量等因素。

 

  • 餐食供應商: 選擇可靠的餐飲 Supplier 和其他相關 Service Provider,確保食物品質、設備運作等問題都得到妥善解決。

 

  • Agenda: 精心設計活動流程,確保各環節順暢流動,參與者能夠有愉快的活動體驗。

 

  • 參與者需求: 考慮參與者的需求與偏好,選擇合適的餐飲、娛樂和活動內容,確保參與者滿意度。

 

  • Communication: 保持與所有相關人員和供應商的及時溝通,確保每個人都了解他們的責任和角色,並能夠協調合作。

 

  • 考慮可能的風險:考慮活動當天可能會產生的問題和挑戰,並制定應對策略,以確保能夠應對突發狀況。

 

提前策劃和留意細節是成功策劃 Annual Dinner 的關鍵。同時也要保持靈活性,確保各個環節交織下能提供參與者有一個難忘的活動 Experience。

 

徵求意見與建議

 

由於 Annual Dinner 可能涉及的人員眾多,從活動策劃團隊的內部成員、活動參與員工,到外部 Guest,每個人都可能有獨特的期待和偏好。透過有效的溝通與回饋機制,可以收集並整合多元的意見,做出更符合大家需求的規劃

 

在規劃階段,可以安排場合讓內部夥伴共同討論活動目標、流程、娛樂節目等,確保每個人都有發言權並能參與決策過程。

 

同時透過問卷調查等方式,了解參與員工的 Opinion,徵求參與員工對於活動內容、飲食、娛樂等方面的意見,確保活動符合大多數人的期望。

 

若有外部 Guest 參加,可透過溝通瞭解他們的期待和需求,以確保活動能夠對他們產生什麼樣的正面影響,如希望在活動中了解什麼樣的公司資訊等,並預先做好相對應準備。

 

在過程中,也要保持持續的 Communication,向各方人員詢問是否有遇到什麼問題,才能夠及早解決,避免在後期進行大幅調整。同時保持一定調整空間,根據收到的狀況與意見反饋,進行適當的調整與改進。

 

準備 Plan B

 

Annual Dinner 這樣重要且大型的活動,有可能有許多不確定變數出現,像是人員缺席、設備故障、天氣變化等不確定性因素。因此如果有空間,最好在 Event 個環節都預留一點時間與資源,準備 Plan B,以應對隨時可能發生的變化。

 

例如活動如果有主要演講者,便要準備 Plan B 應對演講者如果無法如約出席的狀況,準備相應的替代方案、講者的備選名單。技術部分,也要和場地方確認關鍵設備如音響、投影機、燈光等都有備案,同時確保有技術人員在場,能夠快速解決可能出現的技術問題。

 

如果是戶外 Annual Dinner Event,更要留意場地是否有雨天備案,準備遮雨棚或室內場地,避免因天候等因素臨時無法使用場地。

 

Annual Dinner Q&A

 

以下是一些在 Plan Annual Dinner 時會遇到的常見問題

 

  • 需要提前多久開始籌備 Annual Dinner?

最好提前幾個月就開始籌備,特別是如果你希望找到一個理想的場地、妥善安排節目,都需要提早 Reserve 相對應的資源並發想內容。

 

  • 如何確定適合的年終晚餐日期和時間?

最好通過員工調查來確定最佳日期和時間,或是依據常理避開平日上班時間與週末,以確保大多數人都能參加。

 

  • 如何確保飲食選項適應各種飲食限制和偏好?

在發送邀請函時,請提前詢問員工的飲食禁忌和 Preference,並告知餐廳或餐飲供應商,以確保提供合適的食物選擇。

 

  • 如何確保年終晚餐的 Theme 和氛圍成功呈現?

主題應該符合公司 Culture 和員工喜好,在這個基準上再思考如何透過裝飾、音樂、節目等元素,營造出適合主題的氛圍。

 

  • 如何籌備節目和娛樂活動?

根據受眾的喜好,考慮音樂表演、講演、互動遊戲等節目,可以邀請外部表演者,或開放員工報名表演,確保節目安排有趣且能夠引起參與者的興趣。

 

  • 如何處理員工可能提出的問題或需求?

設立一個專門的溝通渠道,確保員工可以隨時提出問題或提出需求,並及時作出回應。

 

  • 如何確定是否有達到預期效果?

清楚設立活動目標,並在活動結束後,進行反思和回顧,並收集員工的反饋,以確定成功之處以及有待改進之處,以便將來的規劃中獲得更好的效果。

 

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