디지털 전환 사례 l EventX 이벤트엑스

"디지털 전환은 예정되어 있었지만, 코로나 팬데믹이 유례없는 속도로 가속화하도록 계기를 마련했다."

디지털 전환은 전 세계 국가, 산업을 막론하고 사회 전반에 걸쳐 급물살을 타고 있습니다. 마이스(MICE) 산업, 그리고 행사를 활용하는 기업들도 예외는 아닌데요. 행사 마케팅 디지털 전환, 어떻게, 어디서부터 시작해야 할까요?

디지털 전환이 무엇인지, 그리고 행사 마케팅에 어떻게 도입할 수 있는지 EventX 활용 사례를 중심으로 알아보도록 하겠습니다!

디지털 전환이란?

디지털 전환 정의

Digital Transformation 이란 용어를 들어보셨나요? DT 또는 DX라는 줄임말로도 자주 사용되는 디지털 트랜스포메이션은 우리말로는 ‘디지털 전환’이라고 합니다.

디지털 기술을 활용하여 비즈니스 전반에 걸쳐 운영 방식을 혁신하고, 새로운 가치 및 고객 경험을 창출하는 것을 뜻하죠. 핵심은 변화하는 시장과 소비자 니즈를 충족하여 시장에서 경쟁력 우위를 확보하기 위해 디지털 전환을 활용하는 것입니다.

디지털 전환 기술

디지털 전환에 사용되는 기술에는 인공지능(AI), 클라우드 컴퓨팅, 빅데이터, 사물인터넷(IoT) 등이 있으며, 주로 모바일 장치와 연계하여 활용되기도 합니다!

참고로, 디지털 전환은 단순히 업무 방식의 효율성만을 확보하기 위한 ‘디지털화’와는 다른데요. 디지털 전환 기술을 도입한 기업은 조직의 시스템뿐만 아니라, 경영전략 및 비즈니스 프로세스 등 전반적인 영역에 영향을 끼치고, 변화하는 시장과 고객 니즈를 충족하는 것이 주요 목표입니다.

디지털 전환과 행사 마케팅

행사 마케팅의 어려움

행사 주최자, 기획자, 또는 대행업체 등 관련자들은 행사 마케팅에서 몇 가지 어려움을 겪게 되는데요. 일반적으로 언급되는 과제는 주로 다음의 4가지로 요약할 수 있습니다.

• 일반적으로 행사 마케팅의 첫 번째 과제는 제한적인 예산 내에서 성공적인 행사를 진행하는 것입니다.

• 이를 위해 어떻게 참석자를 유치할 수 있을 것인가 고민해야 하죠. 즉, 행사의 목표 달성에 도움이 되는 ‘전환 가능성 높은 참석자’를 발굴하는 것이 관건입니다.

• 또한, 참석자를 확보했다고 하더라도 실제 행사가 의도대로 진행되려면 참석자들의 적극적인 참여가 보장되어야 하는데요. 커뮤니케이션의 제약은 소극적인 참여의 원인으로 지목되기도 합니다.

• 마지막으로 행사가 종료되었다면 ROI 측정하는 일이 남았습니다. 이는 곧 데이터 수집 및 분석 없이는 불가능한 일이라는 뜻이죠.

행사 마케팅에서의 디지털 전환 사례

디지털 전환으로 행사 마케팅 혁신하기

한 조사에 따르면, 행사 관리 소프트웨어는 참석자 수 20%, 생산성 27%, 이윤을 20~30% 증가시킨다고 합니다. 전통적인 행사 방식으로는 불가능했던 많은 것들이 가능해지기 때문인데요. 

행사에 ‘데이터’와 ‘기술’이 더해지면 효과적으로 타깃 청중을 공략하고, 데이터를 수집 및 활용하고, 행사 경험을 최적화하고, 사후 분석까지 가능합니다. 더 적은 예산으로 행사를 업그레이드할 수 있다는 것은 말할 것도 없죠.

물론, 이때 행사의 목표와 참석자의 니즈에 맞는 올바른 행사 관리 솔루션을 선택하고, 적절하게 활용하는 것이 관건입니다!

EventX로

디지털 전환 시작하는 방법

결론부터 말하자면, 디지털 전환을 통해 위의 행사 마케팅 과제에 대한 돌파구를 마련할 수 있습니다! 디지털 전환 물결에 올라탄 기업들은 기술의 도움을 받아 참석자 및 타깃 청중의 니즈를 충족하고, 원하는 행사 목표를 달성합니다. 그들이 찾은 돌파구는 바로 EventX!

최신 기술을 통해 행사의 디지털 전환을 돕는 EventX를 활용하여 행사 마케팅 과제를 어떻게 극복할 수 있는지 자세히 알아볼까요?

과제 1. 제한적인 예산 내에서 성공적인 행사 진행하기

디지털 전환 솔루션 ➤ 온라인/하이브리드 행사 적절히 활용하기

+ 온라인 하세요!

행사 주최자들이 가지고 있는 편견 중 하나는 ‘꼭 오프라인 행사 또는 온라인 행사, 둘 중 하나의 방식으로만 진행해야 한다’는 것인데요. 사실 그렇지 않습니다. 하이브리드 행사라는 비장의 무기가 있죠.

행사 예산 내에서 큰 부분을 차지하는 항목은 바로 ‘장소 대관’입니다. 행사 진행 기간이 길수록, 참석자 수가 많을수록, 넓은 행사장을 오랜 기간 대관해야 한다는 뜻이죠.

하지만 참석자들에게 온라인 행사 옵션을 제공하면 더 적은 행사장을 대관하고도 더 많은 참석자를 수용할 수 있습니다! (심지어 해외 참가자까지 참여가 가능하므로 행사의 도달 범위를 확장하는데 최고의 옵션이죠)

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과제 2. 전환 가능성 높은 참석자 발굴하기 

디지털 전환 솔루션 ➤ 데이터 기반의

‘참석자 모집 솔루션’ 활용하기

‘어디서 참석자를 유치할 것인가?’는 아직도 행사 주최자, 기획자 및 모든 관계자의 난제입니다. 이때, 참석자 연락처만 확보하여 무작위 초대장을 발송한다? NG!

무엇보다 중요한 것은 전환 가능성이 높은 참석자를 발굴하여 행사에 참석하도록 만드는 것입니다. 행사의 목표를 달성해야 하기 때문이죠.

이때 디지털 전환 물결에 올라탄 기업들은 올바른 기술의 도움을 받아 원하는 목표를 달성합니다. 알고 계셨나요?

EventX의 ‘해외 바이어 모집 솔루션’을 통해 타깃 청중의 산업 분야 및 직책 등 정보를 입력하고 클릭 한 번만 하면 잠재 고객을 7배 이상 늘릴 수 있습니다!

➤ EventX의 ‘해외 바이어 모집 솔루션’은?

• 글로벌 행사 진행 경험을 바탕으로 개발한 EventX만의 솔루션!
• 10년 이상의 누적 데이터를 기반으로 전 세계 산업별/직책별 행사 관계자 데이터 제공
• 리드 당 비용은 최소화하는 동시에, 전환 가능성이 높은 잠재 고객을 유치할 수 있는 전략적 솔루션
  

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과제 3. 참석자들의 적극적인 참여 보장하기 

디지털 전환 솔루션 ➤ 커뮤니케이션을 촉진하는 디지털 기술,

‘행사 앱’ 활용하기

디지털 전환 기술에서 모바일 장치가 활발히 활용되고 있다고 앞서 언급했는데요. 스마트폰의 보급으로 오늘날 거의 모든 사람이 개인 디바이스를 보유하고 있습니다. 모바일 장치만 있으면 원활한 행사 진행에도 큰 도움이 됩니다. 행사에서 매끄러운 커뮤니케이션과 적극적인 참여를 촉진하기 때문이죠.

전통적인 행사를 떠올렸을 때, 보통 많은 사람이 이렇게 생각합니다. 

행사 호스트가 질문을 던지면 청중들은 손을 들어 발표 의사를 표시한다. 

그러면 행사장 어디에선가 진행 요원(운영팀)이 멀리에서부터 달려와 마이크를 건네주고, 

객석의 청중들은 이 지루한 순간이 지나가길 기다린다. 

또 다른 청중이 거수하면 진행 요원이 다시 마이크를 건네주기 위해 달려간다.

기술을 전혀 활용하지 못하는 전통적인 커뮤니케이션 방식은 번거롭고, 시간 낭비입니다.

결국 행사 진행자는 이렇게 말하겠죠. “아, 벌써 시간이 이렇게 되었네요. 더 많은 대화를 나눠보고 싶었으나, 시간 관계상 여기까지만 질문받도록 하겠습니다.” 또는 거수가 부담스러운 참석자들은 손을 드는 것에 거부감을 느껴 참여에 소극적일 수 있습니다.

하지만 디지털 전환을 위해 EventX와 같은 행사 솔루션을 적극 도입한 기업이라면 더 효율적으로, 그리고 효과적으로 매끄러운 행사 진행이 가능합니다!

• 첫째, EventX 행사 앱의 ‘QnA 세션’을 통해 앱에서 바로 질문할 수 있습니다.
• 둘째, 온라인 행사 또는 모바일 행사 앱에서 참가자 간 채팅도 가능합니다!
• 셋째, ‘비즈니스 매칭’으로 오프라인 행사에서 더 활발한 비즈니스 논의가 가능합니다.

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과제 4. 행사 경험 최적화하기 

디지털 전환 솔루션 ➤ 행사 앱 ‘QR 체크인’으로

최고의 행사 경험 제공하기

큰 규모의 행사를 진행하거나, 행사 마케팅을 자주 활용하는 기업은 이미 QR 체크인을 도입한 경우를 쉽게 찾아볼 수 있는데요. EventX의 행사 앱을 통해 QR 체크인을 제공하면 참석자들은 체크인을 위해 긴 대기 줄에 서서 기다릴 필요 없이 앱 스캔만으로 즉석에서 참석자 배지를 프린트할 수 있습니다! 키오스크(Kiosk) 모드도 지원하죠.

이처럼 디지털 전환을 통해 행사 참석자에게 쾌적하고 긍정적인 행사 경험을 제공할 수 있습니다. 동시에 행사 주최자는 행사 운영에 필요한 인력, 자원(종이), 비용 측면에서 절약하고, ESG 경영을 행사에도 반영할 수 있는 좋은 아이디어입니다!

아래 버튼을 눌러 QR 체크인을 자세히 알아보세요!

과제 5. 온라인에서만 가능한 경험의 확장! 

디지털 전환 솔루션 ➤ 가상현실(VR) & 증강현실(AR)로

참석자 놀라게 하기

온라인은 현실에서의 물리적인 제약을 해소하고, 새로운 경험을 창조하기도 합니다. 대표적으로 활용되는 기술로는 가상현실(VR)과 증강현실(AR)이 있는데요. 온라인 또는 하이브리드 행사를 주최하는 경우, 오프라인 행사에서는 불가능한 경험을 제공할 수 있습니다.

• 국제 행사를 온라인으로 개최하는 경우, 해외 참여자들에게 우리나라 또는 기업의 문화를 다 보여줄 수 없어 아쉽기만 한데요. EventX에서는 멋진 3D 가상 로비를 제작 및 커스터마이징하여 생생한 행사 경험을 느끼도록 할 수 있습니다.

• 또한, 무역박람회나 전시회에 참여하는 기업 중 중장비나 화학물질 등 전시장으로의 제품 운반이 어려운 업종도 있는데요. 이 경우, 온라인 전시관을 마련하여 3D 영상 및 이미지 등으로 제품을 더 효과적으로 보여줄 수 있습니다! 바이어 및 방문자들과의 소통도 1:1 채팅 문의를 통해 즉석에서 이루어지고, 영상 통화를 이용해 제품 시연 및 원활한 커뮤니케이션을 지원하죠.

단, 이러한 경험의 확장을 통해 행사 마케팅을 업그레이드하려면 이를 구현할 수 있는 공간인 온라인 행사 플랫폼이 필요합니다! 

아래의 블로그를 통해 온라인 전시관이 여러 산업에서 어떻게 활용되는지 알아보세요!

과제 6. 라이브 스트리밍 제약 해소하기

디지털 전환 솔루션 ➤ 모든 온라인 참여자에게

매끄러운 경험 제공하기

라이브 스트리밍의 특징인 동시에 제약으로 꼽히는 것은 바로 ‘실시간’입니다. 미리 녹화하여 준비하는 것이 아니기 때문에 행사 진행 시 언어와 소통의 장벽이 가장 큰 문제점으로 꼽히죠.

하지만 EventX와 같이 다국어를 지원하는 행사 솔루션을 사용하면 이러한 문제를 해결할 수 있습니다. 실제로 국내 최대의 데모 데이를 개최하는 엑셀러레이터 ‘스파크랩’은 다국어를 지원하는 EventX를 활용하여 행사를 주최해 오고 있답니다!

또한, 글로벌 행사라면 모든 참석자를 수용할 수 있어야 하는데요. EventX는 VPN 필요 없이 중국을 포함한 전 세계 국가의 청중이 참여할 수 있도록 지원하는 글로벌 행사 솔루션입니다!

마지막으로, 라이브 스트리밍 플랫폼 간 연결도 가능하죠.

아래 버튼을 눌러 EventX가 중국에서 활용되는 가능성을 확인해보세요!

과제 7. 행사 종료 후, ROI 측정 및 분석하기 

디지털 전환 솔루션 ➤ 데이터 수집, 분석, 활용하기

행사가 종료되어도 여기서 끝이 아닙니다! 행사를 통해 어떤 성과를 거두었는지 분석하고, 참석자들의 데이터를 활용하여 전환으로 이어지도록 하는 마지막 관문이 남았기 때문인데요.

이를 위해서는 모든 참가자 데이터가 시스템에 연동되어야 하므로 행사 관리 플랫폼을 사용하지 않는다면 제대로 된 사후 분석을 하기 어렵습니다.

하지만!

➤ EventX를 행사 마케팅에 활용하는 기업이라면?

• 모든 참가 등록자 및 실제 참석자 데이터를 하나의 플랫폼에서 관리할 수 있고, 
• 이메일 및 온라인 전시관 등을 통해 행사 전부터 종료 이후까지 마케팅이 가능하며, 
• 행사장에서의 체크인 여부 및 방문 부스 기록 추적이 가능합니다. 
• 또한, 리드 캡처 앱을 통해 QR 코드 또는 명함을 스캔만 하면 참석자 데이터가 자동으로 시스템에 연동되죠.
• 마지막으로, 개인 정보 및 보안에 대한 우려 없이, 모든 고객 데이터는 SSL 기술로 암호화되고, 전송됩니다! (EventX는 ISO 27001 인증을 획득한 최초의 아시아 기반 행사 관리 소프트웨어 플랫폼으로, 2018년 5월 25일부로 유럽 연합 개인정보 보호 법령인 GDPR 개인정보 보호법을 준수해 오고 있습니다)

이렇게 모든 데이터가 안전하게 수집 및 연동되어 기업이 활용할 수 있도록 준비가 완료되었습니다! 이제 데이터화된 참가자 정보를 토대로 이메일을 발송하거나, 기타 적절한 후속 조치를 빠르게 취할 수 있습니다.

또한, 얼마나 많은 참가자가 기업의 부스에 방문했는지 측정하고, 그 방문자 중 얼마나 많은 리드가 실제 고객이 되었는지 또한 데이터 기반 분석이 가능하죠. 행사를 정기적으로 주최하는 기업이라면 데이터 기반의 의사결정을 통해 더 나은 행사를 기획하는 것까지 똑 부러지게 지원합니다!

행사 마케팅,

EventX로 디지털 전환을 시작해 보세요.

지금까지 행사를 디지털 전환하는 방법에 대해 사례 중심으로 살펴보았습니다. 디지털 전환을 통해 행사 마케팅 과제를 멋지게 해결하는 방법에 대한 궁금증이 풀리셨을 텐데요.

디지털 전환은 산업 분야를 막론하고 전 세계에서 급물살을 타고 있습니다! 마이스(MICE) 산업 또는 행사 마케팅을 활용하는 기업들도 예외는 아니죠.

EventX로 행사를 디지털 전환하는 방법에 대해 더 자세한 정보를 얻고 싶다면 지금 EventX 컨설턴트와 상담하세요!

지금 바로 아래의 버튼을 눌러 문의해보세요!