전문적인 PCO 업체 고르는 방법 l EventX 이벤트엑스

행사를 주최하고자 하는 조직이라면 PCO 업체를 통해 행사 대행 업무를 위임하는 경우가 많은데요. 많은 사람이 전문적인 PCO 업체 고르는 방법에 대한 제대로 된 정보 없이 업체를 선택하곤 합니다. 하지만 성공적인 행사 주최를 원한다면 반드시 명확한 기준을 토대로 전문적인 업체를 선별할 수 있어야 하죠.

행사 주최자들이 PCO 업체 선정 시 고려해야 할 체크리스트와 행사 관리 솔루션이 궁금하다면 지금부터 따라와 주세요!

PCO 뜻

PCO(Professional Convention Organizer)는 국제회의 전문용역 업체를 뜻합니다. 행사 주최 측으로부터 각종 회의 및 전시회 등을 위임받아 운영·관리를 위한 기획 및 진행, 홍보업무를 수행하고 관리하는 업체 또는 개인을 지칭하죠.

PCO 업체를 선택을 위한 팁

PCO 업체는 국제 행사의 기획에서부터 진행까지 전 과정을 아우르는 도움을 제공하는데요. 일반적으로 컨벤션 등 행사 유치 활동에서부터 시작하여 유치 확정 이후 실제 행사 준비, 개최 시 현장 진행 관리, 행사 완료 후 사후 평가까지 단계별로 체계적으로 진행하게 됩니다.

따라서 전 과정에 걸쳐 매끄럽고 완벽하게 행사를 진행하고자 하는 행사 주최자라면, 각 단계의 전문가들을 통해 더 효율적인 행사 진행이 가능한 PCO 업체를 선정하는 것이 중요하죠. 그렇다면 수많은 선택지 중에 어떤 PCO 업체를 어떤 기준으로 선정할 수 있을까요? 실패 없는 PCO 업체 선정을 위한 다음 체크리스트를 꼭 확인해 보세요!

전문적인 PCO 업체

선택을 위한 체크리스트

다시 한번 강조하자면 PCO는 국제회의 전문용역 업체로, 행사의 시작부터 종료, 그리고 사후 평가까지 전 과정을 대행하는 막중한 역할을 담당합니다. 따라서 국내뿐 아니라 해외 이벤트 진행 경험은 선택이 아닌 필수사항입니다.

이러한 노하우와 최적의 솔루션을 바탕으로 행사의 전 과정을 단계별로 지원할 수 있는지를 중점적으로 고려해야 합니다!

01. 국제 경험이 있는 PCO 업체인가

행사 개최 시 필요한 모든 외부 기관 및 업체들과 공동 협력 관계를 유지하여 원활한 행사가 진행될 수 있도록 하는 것이 PCO의 역할 중 하나입니다. 이를 위해서는 관광공사 등의 공공기관이나 관광/항공/숙박 등 관련 산업체뿐 아니라, 해외기관 등 모든 관련 단체와의 업무 조율이 필요하죠.

이벤트를 성공적으로 관리할 수 있는 자격과 전문 지식을 갖춘 PCO 업체를 찾는다면 국제 경험이 있는지 반드시 확인하세요!

02. 외국어 지원이 가능한 PCO 업체인가

국제회의인 만큼 외국어는 행사의 모든 단계에서 지원되어야 합니다. 참가자들이 언어 장벽 없이 매끄러운 행사를 경험할 수 있도록 하려면 PCO 업체 선정 시, 외국어 지원 가능 여부를 필수로 체크하세요!

03. 온라인 및 오프라인 행사를

모두 지원하는 하이브리드 전문 업체인가

행사를 오프라인에서만 진행하던 시대는 지났습니다. 온라인 옵션을 제공하는 것은 더 많은 참가자의 편의를 배려하기 위해 필수로 떠오르고 있는데요. 온라인과 오프라인 둘 중 어느 한쪽만 진행이 가능한 업체는 희망 PCO 리스트에서 삭제해도 좋습니다. 

행사 주최자가 최우선으로 고려해야 할 PCO 업체는 온라인 및 오프라인 행사를 모두 지원하는 하이브리드 전문 업체입니다!

04. 행사에 최적화된

온라인 행사 관리 솔루션을 가지고 있는가 

행사 주최자들이 PCO 업체에 행사의 기획 및 운영관리를 위임하는 주된 이유는 전문성을 바탕으로 효율적으로, 그리고 효과적으로 행사를 주최하기 위함입니다. 

PCO 업체는 기획부터 행사 진행과 마무리에 이르는 전 과정을 전산화하여 관리하는 총괄 운영 시스템을 통하여 업무 효율성을 극대화하는데요. 일반적으로 ‘온라인 행사 관리 솔루션’을 활용하는 경우가 많습니다.

따라서 PCO 업체 선택 시, 어떤 행사 관리 솔루션을 사용하는 업체인가를 반드시 확인해야 합니다. 이 부분을 꼼꼼하게 확인하지 못할 경우, 다음과 같은 여러 문제가 발생할 수 있습니다. 

• 행사 참가자 및 해외 바이어 발굴 노하우 부족으로 타깃 청중의 참석률 저조
• 행사 참가자 데이터 누락 
• 데이터 연동이 불가한 여러 솔루션을 저글링 하며 사용할 경우 행사 현황 트래킹 어려움
• 네트워크 및 화질 등 기술적인 문제로 인한 행사 품질 저하
• (국내 전용 솔루션의 경우) 중국 등 해외 참가자는 VPN 이슈로 이용 어려움
• 사후 분석 및 평가 지원 불가

위의 체크리스트를 일일이 확인하기 번거롭다면? 행사/이벤트 전문 원스톱 솔루션 업체 EventX를 활용하세요!

행사 주최자들이

EventX를 선택하는 이유

01 행사 기획자가 설립한

10년 이상의 행사 경험을 지닌 행사 솔루션 전문 기업

“신생 업체 말고,

업력이 오래되고 행사 노하우를 보유한 전문 업체를 찾고 있어요”

국제행사와 같은 큰 행사를 주최하려면 오랜 경험을 통해 축적된 전문성이 필요하다는 것은 행사 주최자라면 이미 알고 계시리라 생각되는데요. 그렇다면 행사를 정말 잘 아는 ‘행사 통(通)’과의 파트너십을 통해 성공적인 행사를 주최할 수 있습니다.

EventX는 행사 기획자가 설립한 행사 솔루션 전문 기업으로, 10년 이상의 행사 경험을 보유하고 있습니다! 특히 한국뿐만 아니라, 홍콩, 대만, 중국, 일본 등지에서 다양한 기관과의 국제 행사 경험도 다수 보유했죠. 국내외를 넘나들며 모든 행사를 완벽하게 지원해 드린다는 사실이 타사와 차별화되는 강점입니다!

➤ EventX의 국내외 행사 경험 사례

• 해외 정부 기관 (홍콩, 대만, 일본의 무역 정부 기관과 함께 행사 진행)
• 국제 교육 비영리 단체
• 민간기업 (홍콩 야후 행사, 한국 SparksLabs Demoday) 

02 다국어 지원이 가능한 글로벌 행사 관리 솔루션

“한국어는 되는데, 외국어는 지원이 안 된다구요? 

우리 행사 참가자 중에 외국인이 상당수인데… 그럼 어떡하죠?”

규모가 큰 국제 행사일수록 다국어 지원은 필수입니다. 타깃 청중의 상당수가 해외 참가자일 경우 언어 문제로 행사 경험에 불편함이 생기면 안 되겠죠? PCO 업체 선정 시, 다국어 지원이 가능한지 또는 다국어 지원이 가능한 행사 관리 솔루션을 사용하는 업체인지 확인해야 하는 이유입니다.

EventX는 글로벌 기업입니다. 한국어, 영어, 중국어, 일본어, 베트남, 스페인어 등 다국어 지원 솔루션을 제공하며, 고객 지원도 해당 언어로 가능하죠. 실제로 글로벌 행사를 주최하는 국내외 다양한 고객들이 EventX를 선택하는 이유이기도 합니다!

03 올인원 행사 솔루션으로 모든 종류의 행사 지원

“어떤 건 되는데, 어떤 것은 지원이 안 된다구요?

저희는 하이브리드 행사로 주최할 예정인데요…”

EventX는 올인원 행사 솔루션으로 모든 종류의 행사를 지원합니다. 오프라인 행사, 온라인 행사, 그리고 하이브리드 행사까지 매끄럽고 완벽하게 지원하죠.

• 오프라인 행사를 주최한다면, 행사 참가 신청 페이지 제작부터 참가자 관리, QR 코드 체크인까지 하나의 플랫폼에서 관리해 보세요.

• 온라인 행사 또는 하이브리드 행사를 주최한다면? 컨퍼런스, 무역 박람회, 전시회 등 행사 주최자가 원하는 방식으로 행사를 주최할 수 있습니다. 

• [추천] ESG 경영을 실천하는 친환경 행사를 고려한다면 EventX를 통해 온라인 또는 하이브리드 행사를 주최해 보세요.

• [꿀팁] EventX를 활용하여 온라인 또는 하이브리드 행사를 주최할 경우, 3D 메타버스 로비, 가상 부스, VR 행사 등 온라인 솔루션을 이용할 수 있답니다! 특히, 박람회 등의 국제행사는 전시회 및 부스 운영과 병행하여 주최한다는 것을 고려할 때, 올인원 행사 솔루션을 사용하는 주최자는 훨씬 더 효율적이며 완성도 높은 행사 주최가 가능하죠.

04 원스톱 행사 관리 소프트웨어

“행사의 처음부터 끝까지, 그 이후까지도 다 지원해 준다구요?

심지어 해외 참가자 모집도요?”

EventX는 성공적인 행사 주최가 필요한 행사 주최자들이 사용합니다. 기본적인 행사 관리만 지원하는 솔루션이 아니기 때문인데요.

더 효과적으로 타깃 청중을 끌어모으고, 행사의 전 과정을 효과적으로 트래킹 및 관리하고, 행사장에서의 상호작용 및 리드 캡처, 사후 분석까지 원스톱으로 지원하죠. 

행사의 모든 단계에서 완벽에 가까운 진행을 원한다면, EventX 원스톱 행사 관리 소프트웨어의 기능을 어떻게 활용할 수 있는지 확인하세요!

• 행사 참가자 및 해외 바이어 모집 솔루션: 행사 타깃으로 하는 산업 분야나 청중이 있다면, 더 효과적으로 참가자를 모집할 수 있는 최적의 솔루션이 필요합니다. 묻지마 초대는 전환 가능성이 낮은 참여자들만 끌어모을 수 있어요. 타사에는 없는 EventX만의 꿀팁, 행사 참가자 및 해외 바이어 모집 솔루션을 적극 활용하세요!

• 온라인 대시보드: 행사의 전반적인 과정을 한눈에 볼 수 있는 온라인 대시보드를 통해 참가자 현황을 추적 및 밀착 관리해 보세요. 참석률 사수!

• 리드 캡처 솔루션: 박람회와 같은 행사를 주최한다면 부스 참가자들을 꽉! 잡는 것이 좋은 비즈니스 기회로 이어질 수 있어 중요한데요. EventX의 리드 캡처 솔루션을 사용하여 부스 방문자 네임 카드의 QR 코드만 스캔하면 바로 해당 방문자 정보가 CRM에 저장되어 추후 이메일을 보내는 등의 후속 조치를 바로 할 수 있답니다!

• 사후 분석: 원스톱 행사 관리 소프트웨어라는 것은 다양한 기능을 통해 한 번에 여러 작업을 처리할 수 있다는 뜻입니다. 행사 종료 후에 사후분석까지도 말이죠. 자세한 행사 데이터 분석을 통해 참가자 인사이트를 확보하고, 전환율을 개선하고, 다음 행사를 성공적으로 기획할 수 있도록 EventX를 100% 활용해 보세요.

PCO 업체와 행사 주최자 모두에게 유용한 솔루션을 제공하는 EventX를 만나보세요.

본문에 소개해 드린 ‘PCO 업체를 선택할 때 고려해야 할 팁’이 성공적인 행사를 주최하는 데 도움이 되셨길 바랍니다!

PCO 업체를 찾고 있다면 본 포스팅의 체크리스트를 확인하여 모든 항목을 만족하는 업체인지 확인해 보세요. 행사 관리 솔루션은 어떤 제품을 사용하는 업체인지 알아두는 것이 좋습니다. 하지만 가장 좋은 방법은? EventX는 국내외 다양한 PCO 업체와 파트너십을 맺고 있어 EventX 솔루션을 활용하여 PCO 업체와 함께 국제 행사 협업이 가능합니다!

행사 주최자라면 PCO 업체뿐 아니라, 행사 주최자에게도 유용한 솔루션을 제공하는 EventX에 대해 더 자세히 알아보세요. EventX의 솔루션을 활용하려는 경우, EventX 측으로 문의하여 컨설턴트와 전문적인 상담을 진행해 보세요!

지금 바로 아래의 버튼을 눌러 문의해보세요!