행사 기획안, 이대로만 하면 완벽! l EventX 이벤트엑스

행사를 처음 기획하게 된 초보 행사 기획자, ‘행사 기획은 항상 하는 일이지만 할 때마다 어렵다’고 느끼는 프로 행사 기획자, 그리고 행사 업무를 대행하는 PCO, PEO, PR 에이전시까지. 행사 기획안 작성은 성공적인 행사 주최를 위한 중요 과제입니다! 

기획을 어디서부터 시작해야 할지 또는 어떻게 기준을 잡아야 할지 막막할 수도 있고, 지난 행사와 비교해 더 효율적이고 효과적인 행사 기획을 원할 수도 있습니다. 그래서 준비했습니다!

행사 기획자 및 주최자라면 EventX가 준비한 ‘행사 기획안 작성 시 확인해야 할 필수 체크리스트’를 확인해 보세요. 

행사 기획안이란?

행사 기획안은 컨퍼런스, 컨벤션, 무역 박람회, 전시회 등의 행사 주최를 위해 기획 내용을 작성한 문서를 뜻합니다. 

모든 행사가 그렇지만, 특히 일정 규모 이상의 큰 행사일수록 행사 기획안의 중요성은 더 커지는데요. 행사의 목적에 맞는 프로그램을 구성하고, 행사장 대관 및 마케팅 활동 등 각 단계를 성공적으로 계획하여 행사 운영이 원활하게 이루어지도록 준비해야 하기 때문입니다. 또한, 예산에 맞는 행사를 주최하기 위해서도 행사 기획안이 필요하죠.

그렇다면 행사 기획서에는 어떤 내용이 포함되어야 하며, 행사 주최자 및 기획자가 반드시 확인해야 할 사항은 무엇일까요?

새내기 기획자, 더 효율적이고 완성도 높은 행사 기획을 고민하는 프로 행사 기획자, 그리고 행사 주최자분들까지 모두 주목해 주세요! EventX의 꿀팁, ‘행사 기획안 필수 체크리스트’를 함께 살펴보겠습니다.

행사 기획안 필수 체크리스트

01. 행사 목표 및 기획 배경 

행사는 기업뿐만 아니라 각종 기관 및 단체에서 다양하게 활용되고 있습니다. 가장 먼저 어떤 목적을 달성하기 위해 행사를 주최하는지, 행사 목표를 정의하는 것에서부터 시작합니다.

예를 들어, 국내 B2B 제조업체의 경우 본 행사(전시회) 참가와 병행한 ‘온라인 전시회’를 통해 돌파구를 마련하고 마케팅에 날개를 달고 있다는 내용을 지난 포스팅에서 다루었는데요. 이러한 기업들의 경우, 행사 목표는 ‘(신규) 해외 바이어 발굴 및 거래 수주’일 것입니다. 따라서 목표가 정의되면 이에 맞는 행사 기획에 집중하는 데 도움이 되죠.

02. 기획 의도

이제 어떤 행사를 기획하고자 하는지 기획 의도를 구체화하는 작업이 필요합니다! 굵직굵직한 행사의 성격과 의도를 추려보세요. 기획 의도가 명확해지면 그에 맞는 프로그램을 구성하기 수월합니다.

예를 들어, B2B 기업들은 기존 고객과의 관계 강화에 네트워킹 이벤트를 활용하기도 합니다. 이 경우라면 제품 시연 및 홍보, 컨설팅 세션이 중요한 위의 1번 예시와 달리, 참가자(바이어)들과의 커뮤니케이션 세션이 더 중요할 수 있습니다! 

또한, 국내 참가자들만을 위한 행사인지 혹은 다양한 국가의 참가자들을 타깃으로 한 글로벌 행사인지 등을 명확히 해야 하죠. 이에 따라 행사를 계획 및 실행하는 데 필요한 최적의 행사 관리 소프트웨어를 선택해야 하기 때문입니다!

행사 관리 소프트웨어 선택을 위한 팁 Check Check!

• 기획 의도에 맞는 프로그램 ➤ 온라인 전시회, 가상부스, 토크쇼, Q&A 등 지원 여부 검토
• 국내 행사 vs. 국제 행사 ➤ 참가자를 위한 하이브리드 행사 및 VPN 필요 여부 검토
• 주요 행사 참가자 국적 ➤ 다국어 지원 필요 여부 검토

지리적 국가의 경계는 점점 모호해지고 있습니다. 글로벌 네트워크 및 언어 지원이 중요한 행사를 기획하는 행사 주최자 및 기획자라면 반드시 EventX와 같은 글로벌 행사 관리 솔루션을 선택하세요!

03. 콘셉트

“유익하고, 흥미를 끌었던 훌륭한 행사였다” vs. “특별히 인상에 남지 않는 평범한 행사였다” 

기획자의 역량은 행사 아이디어와 콘셉트에서 나옵니다! 이에 따라 참가자들의 반응은 위와 같이 갈릴 수 있죠. 재미있고, 유익하며, 참가자들에게 긍정적인 영향을 끼칠 수 있는 성공적인 행사 주최를 원한다면 타깃 청중의 관심을 끌만한 행사 콘셉트를 잡아보세요.

일례로, 현대백화점은 작년 6월, 친환경 콘셉트의 행사를 선보였는데요. 이 판매 행사의 기획 의도는 지속가능성을 갖춘 상품만을 엄선해 선보이는 것이었답니다.

이에 맞게 ‘제로웨이스트 (Zero Waste)’ 콘셉트의 다양한 브랜드와 ‘비건 뷰티’, 폐 소재들을 활용해 가치 있는 상품으로 만드는 ‘업사이클링’ 브랜드 등 총 14개의 지속 가능 브랜드가 참여해 의류, 잡화, 화장품 등 400여 개의 상품을 판매했다고 하는데요. 행사명은 ‘지구를 위한 소비생활 3.0’으로, 행사 기획 의도에 맞게 콘셉트를 잘 반영하여 기획한 좋은 사례입니다.

현재 전 세계의 환경에 대한 관심이 높아졌고, ESG 경영은 기업의 가장 큰 경영 트렌드 중 하나입니다. MICE 산업도 마찬가지로, 많은 기업 및 행사 주최자가 친환경 행사를 주최하고 있죠. 친환경 콘셉트의 행사 아이디어가 궁금하다면 EventX의 블로그를 참고해 보세요!

04. 행사 유형 

행사 유형은 크게 세 가지로 나눌 수 있습니다. 온라인, 오프라인, 그리고 하이브리드 행사. 기획안 작성 단계에서 행사 유형을 선택하는 것이 일반적이며, 각 유형의 장단점이 존재하므로 행사의 특성과 목표에 맞게 유형을 선택하는 것이 중요합니다.

어떤 유형의 행사를 선택하더라도, 또는 중간에 변경될 여지가 있어도 문제없도록 유연성을 확보하려면?

모든 유형의 행사를 지원 가능한 올인원 행사 솔루션 EventX는 언제나 최고의 선택지입니다!

05. 세부 프로그램 구성

행사 콘셉트와 유형까지 정했다면, 기획하고자 하는 행사의 윤곽이 좀 더 뚜렷해졌을 텐데요. 이제 세부 프로그램을 구성할 차례입니다!

특히, 하루 안에 끝나는 짧은 행사가 아니라 며칠에 걸쳐 개최되는 기간이 긴 행사라면 일자별로 나누어 다른 테마를 구성하는 것도 좋은 아이디어입니다.

➤ EventX 블로그에서 행사 프로그램 아이디어 참고하기

06. 세부 예산안 작성 

행사는 예산에 맞게 기획하는 것이 중요한데요. 예산은 ‘기획한 행사를 얼마나 의도대로 실현 가능한가?’와 직결되어 있습니다. 예산은 행사 유형에 따라 달라지므로, 이를 고려하여 세부 예산안을 작성합니다. 

07. 협력업체 미팅 

행사 기획안에 따라 협력해야 할 업체의 수는 천차만별입니다! 여러 건의 협력업체 미팅을 잡아두고 정신없이 저글링 해가며 준비하는 것은 어렵고, 실수가 발생하기 쉬우며, 동시에 비효율적입니다. 

그렇기에 행사 진행에 필요한 여러 업체와 협업을 하는 것보다는 행사를 올인원으로 기획, 관리 및 주최할 수 있는 업체와 협업하는 것이 비용, 시간, 자원 절약 면에서 효율적이죠. 

행사 기획자 및 주최자들은 기획부터 마케팅, 사후 분석까지 행사의 모든 과정을 가장 효율적으로 지원하는 올인원 행사 관리 솔루션을 사용합니다. 그들의 치트키는? 바로 EventX!

➤ EventX로 어떻게 성공적인 행사를 기획하고, 주최할까요? 행사 주최자들의 실제 후기를 EventX의 G2 페이지에서 확인해 보세요.

08. 장소 대관 

행사 예산의 큰 부분을 차지하는 것은 바로 ‘장소 대관’입니다. 많은 참가자를 수용하는 큰 행사일수록, 행사 기간이 길수록 행사장 대관에 많은 비용이 들죠. 

한 가지 팁을 드리자면, 온라인 및 하이브리드 행사로 주최하면 행사장 대관 비용을 줄이는 동시에, 더 많은 참가자를 수용 가능하답니다!

09. 섭외 및 초대

성공적인 행사 주최를 위해서는 두 가지 파트에 신경 써야 합니다. 하나는 ‘발표자’ 섭외, 그리고 행사의 타깃 청중 및 참가자라고 할 수 있는 ‘바이어’ 모집입니다!

먼저 발표자는 행사에 대한 참가자들의 관심을 이끌어낼 수 있어야 하므로 중요합니다. 행사의 주제를 가장 잘 대변하는 영향력 있는 인물임과 동시에, 해당 주제에 대해 해박한 지식 및 풍부한 경험을 갖춘 전문가를 발표자로 섭외하는 데 주력하세요.

또한, 행사의 목표는 타깃 청중에 집중되어 있습니다. 특히 기업 행사의 경우, 국내외 바이어 모집 및 초대가 관건이죠. 그런데 어디서, 어떻게, 전환 가능성이 높은 “양질”의 바이어를 모집하고 초대할 수 있을까요? (꿀팁이 궁금하다면 아래 11번에서 확인해 주세요!)

10. 홍보 방법

행사를 홍보하는 방법은 다양합니다. 크게 오프라인과 온라인으로 나눌 수 있죠. 

오프라인 홍보 방법으로는 국제 전시회에 참가하는 방법이 있습니다. 국제 전시회는 기업이 바이어와 고객들에게 회사 및 상품을 직접 홍보하고, 상담 시간도 가질 수 있는 행사입니다.

하지만 1회 참가만으로는 홍보 효과가 크지 않기 때문에 여러 번 참가해야 하는데, 행사 주최자 입장에서는 비용이 많이 든다는 것이 단점입니다. (이에 대한 대안으로 ‘온라인 전시관’을 활용하는 방법이 뜨고 있습니다!)

온라인 홍보 방법은 SNS나 디지털 광고를 활용하는 방법이 일반적입니다. 하지만 일반 대중이 아닌 행사 타깃 청중을 공략하는 가장 효과적인 방법은 바로 ‘행사 관리 솔루션’을 사용하는 것이랍니다! 

이때, 아무 솔루션이나 사용하면 안 되니 주의하세요! 행사 관리 소프트웨어마다 지원하는 기능은 천차만별이며, 일부 기능만 제공하는 솔루션은 활용도가 낮기 때문입니다.

EventX는 일반 기업과 PCO, PEO, PR 에이전시를 포함한

다양한 기관의 행사 기획자 및 주최자들이 사용하는

통합 솔루션입니다.

하나의 플랫폼 내에서 행사 기획부터 종료까지 모든 프로세스를 지원하죠. 물론, 홍보까지요!

11. 참가자 모집 및 관리 방법 

아무나 말고, 

전환 가능성 높은 “양질”의 바이어!

근데 어디서 구하죠?

마지막으로 행사 기획의 핵심, 참가자 모집 및 관리가 남았습니다! “양질”의 바이어 모집 발굴은 현직 행사 기획자 및 주최자들도 가장 어려워하는 난제입니다.

‘전환 가능성이 높은 바이어를 어디서 찾을 수 있느냐?’ 하는 문제에 직면하는 거죠. 이러한 고충을 해결하기 위해, EventX는 10년 이상의 글로벌 행사 진행 경험을 바탕으로 해외 바이어 모집 솔루션을 개발했답니다!

01 EventX 참가자(해외 바이어) 모집 솔루션

행사 목표를 달성하고, 리드를 확보하는 가장 좋은 방법은 적절한 도구를 사용하는 것입니다. EventX의 참가자 모집 솔루션을 사용하면 리드 당 비용을 최소화하고, 잠재고객을 7배 이상 늘릴 수 있습니다.

02 EventX 참가자 관리 솔루션

프로 행사 주최자라면, 행사 참가 등록자 확보가 끝이 아니라는 걸 잘 아실 텐데요. 등록자 수와 실제 참석자 수의 차이를 좁힐 수 있도록 ‘노쇼’를 최소화하는 것이 중요합니다. 그렇다면 이때 필요한 건 뭐다? 바로 EventX!

참가자 모집, 등록뿐만 아니라 행사 당일 및 그 이후까지 참가 신청을 완료한 등록자들을 관리할 수 있는 솔루션을 활용해 보세요. EventX를 사용하면 대시보드에서 참가 신청자 현황을 한눈에 확인할 수 있답니다!

커스터마이징 및 자동 발송 기능을 활용해 참가자들에게 리마인더 이메일을 발송하고, 발표자 및 특별 게스트 프로필 노출 등 마케팅 활동을 통해 참석률을 사수하세요!

행사 기획안 작성하기

행사 기획안을 작성할 때 반드시 확인해야 할 체크리스트를 모두 숙지하셨나요? 이제 본격적으로 기획서를 작성할 차례입니다! 

성공적인 행사 기획서 작성을 위해 EventX가 도와드릴게요. 행사 기획안 양식이 필요한 기획자 및 주최자분들을 위해 준비했답니다. 지금 바로 아래의 문의하기를 눌러, 지금까지 살펴본 행사 기획안 필수 체크리스트와 함께, 행사 기획서 템플릿을 다운로드하여 작성을 시작해 보세요! 

기획에 도움이 필요하다면 언제든지 EventX로 문의하세요.

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