하이브리드 행사란 무엇인가? 하이브리드 행사 사례 및 준비 가이드

온라인과 오프라인 행사의 장점을 동시에 누릴 수 있는 하이브리드 행사를 아시나요?

 '하이브리드 행사' 는 오프라인과 온라인 행사의 장점들을 결합하여 행사 참석자와 행사 참여 업체 모두에게 효율적인 이벤트 효과를 전달할 수 있는 행사 솔루션인데요. 코로나 이전과 코로나 이후의 모습이 많이 바뀌었다고 합니다.

오프라인과 온라인 행사의 장점을 모두 누릴 수 있는 ‘하이브리드 행사’는 어떻게 변하고 있는지 6천 번 이상의 다국적 행사 진행 경험이 있는 행사/이벤트의 강자 EventX에서 알려드리겠습니다!

1. 하이브리드 행사의 현재

코로나 펜대믹 이후 이벤트나 행사들은 오프라인 행사와 온라인 행사를 동시에 진행하는 것이 일반화되고 있습니다. 코로나 동안 외부 활동이 금지된 참여자들을 모집하기 위해 온라인 서비스가 발달하게 되었는데요. 이는 온라인 행사에도 영향을 끼쳐 온라인 행사에 다양한 기능들이 추가되었습니다. 

코로나 펜데믹으로 오프라인 활동이 제한되자 온라인 행사는 온라인 참가자들에게 다양한 경험을 제공하기 위해, 참가자 친화적 서비스가 개발되었습니다. 이는 코로나 펜대믹 이후 공간 & 거리의 물리적 제한이라는 오프라인 행사의 보완체가 되어 코로나 이후 행사/이벤트 트렌드는 오프라인과 온라인 행사의 이점을 동시에 누리는 하이브리드 행사의 진행으로 바뀌고 있습니다.

2. 하이브리드 행사 장점

온라인과 오프라인 행사 두가지 모두를 타겟할 수 있는 하이브리드 행사는 다양한 참가자의 수용, 비용 절감, 참가자와 참여업체의 상호작용 증대 등 여러 장점들이 있지만, 크게 2가지로 요약할 수 있습니다.

• 온라인 공간의 세계관 확장
• 국제적인 행사 가능

하이브리드 행사의 장점 2가지 어떻게 활용할 수 있을지 궁금하신가요? 국내외 대기업부터 공공기관까지 약 6천 번의 행사를 진행한 행사/이벤트의 강자 EventX와 함께 알아보겠습니다!

 01 온라인 공간의 세계관 확장

코로나 이후 온라인 행사의 세계관이 바뀌고 있습니다. 영상이나 콘텐츠로 공급자에서 수요자, 한 방향으로만 전달됐던 온라인 행사의 모습이 수요자도 즐길 수 있는 다채로운 모습으로 변하고 있습니다. 대표적인 예로 VR이나 MR, 메타버스 서비스를 들 수 있는데요.

오프라인 행사를 IT 기술과 접목하여 무제한의 온라인 공간으로 세계관을 확장함으로써 장소와 공간의 제약 없이 누구든지 이벤트에 참여할 수 있으며,  온라인 행사로 참가하는 참가자도 현장에서 진행하는 것과 같은 생생한 효과를 누리고 있습니다.

이는 물리적 공간이라는 오프라인의 한계를 극복하며, 참가자들에게 새로운 경험을 제공하고 있는데요. 코로나 팬데믹 으로 인해 어쩔 수 없이 온라인 행사를 진행했던 과거와 달리, 온라인과 오프라인 행사의 기능들을 적극 사용하여, 참가자와 참여 업체 모두 360도의 다각화 경험을 누리게 되었습니다.

02 국제적인 행사 가능

하이브리드 행사가 등장하면서, 행사에 참여할 수 있는 참여자의 범위 또한 다양해졌습니다. 국내 거주자만 참가 가능하다는 거리적 제약을 온라인과 오프라인 행사를 동시 개최함으로써 무마시키고, 더 멀리 더 빠르게 참가자들을 모집 & 수용함으로써 하이브리드 행사는 참여 업체에게 더 많은 이익을 돌려주고 있습니다.

더불어 해외 맞춤 서비스가 가능한 행사/이벤트 플랫폼을 선택한다면 문화와 거리적인 장애물을 뛰어넘어, 참가자들에게 직접적인 홍보 효과를 전할 수 있습니다. 해외 맞춤 서비스를 활용하여 참가자 국가에 맞춘 행사 서비스를 제공한다면, 참가자와 참여 업체 모두에게 더 많은 상호작용을 일으킴으로써 기존 행사보다 높은 ROI 달성 또한 기대할 수 있게 되었습니다.

이와 같이 하이브리드 행사를 활용하면 물리적 한계를 뛰어넘은 홍보 효과와 해외 외국인을 대상으로 한 국제적인 행사도 성공적으로 개최 가능하다는 2가지 효과를 누릴 수 있는데요. 하이브리드 행사를 어떻게 적용하고 또 어떤 결과를 만들 수 있는지 실제 행사 사례를 통해 구체적으로 확인해 보겠습니다!

3. 하이브리드 행사 사례

01. 스파크랩 데모데이

‘스파크랩 데모데이 (Sparklabs Demoday)’를 아시나요? 투자자들을 대상으로 스타트업들이 개발한 신제품, 서비스, 신사업 모델 등의 후속 투자 유치를 위해 벌이는 행사로 투자가 절실한 스타트업에게는 매우 중요한 엑셀러레이터 행사입니다.

출처 : 스파크랩 데모데이 홈페이지

스파크랩 데모데이는 지난 18th에 이어 19th에도 행사/이벤트 전문 원스탑 솔루선 업체 EventX를 선택했는데요. 온라인으로만 진행했던 18th와 달리 19th 스파크랩 데모데이에서는 EventX의 하이브리드 행사를 선택하여 데모데이를 개최했습니다.

참여 업체와 참가자 모두에게 친화적인 행사 진행을 원해왔던 엑셀러레이터 스파크랩 데모데이는 온라인과 오프라인을 모두 타겟할 수 있는 행사 솔루션인 하이브리드 행사 솔루션을 선택해 행사를 개최했는데요.

오프라인에서는 체크인 솔루션을 활용했는데요. 행사 관련자가 참가자들의 등록정보를 한 명 한 명 확인해야 하는 기존의 체크인 방식과는 다르게 QR코드로 등록정보를 빠르게 스캔하는 셀프 체크인 솔루션을 활용했습니다.

QR 코드 체크인 서비스는 인식과 동시에 참가자 정보를 빠르게 데이터화하는 서비스인데요.  참가자들이 스스로 체크인할 수 있게하여 입장시 겪는 불편을 해소함과 동시에 불필요한 종이 낭비를 줄여 ESG 트렌드에 발맞춘 행사라는 평가를 들을 수 있었습니다.

이와 동시에 온라인에서는 업체별 커스터마이징이 가능한 온라인 전시 부스와 고화질 영상 송출이 가능한 웨비나 서비스를 활용하여, 국내뿐 아니라 해외에 있는 참가자들까지 함께 참여할 수 있게 공략했는데요.

오프라인 행사에서 발생했던 업체들의 과도한 경쟁과 물리적인 공간의 부족이란 단점을 개별 가상 부스와 고화질 영상 스트리밍 서비스로 극복한 결과 참가자 맞춤형 정보 전달과 업체 친화적 홍보란 2가지의 효과를 이끌어 낼 수 있었고, 결국 2,000명대에 그쳤던 참가자 수는 3,000명대라는 기록을 달성하며 흥행 리에 행사를 마무리했습니다.

스파크랩 데모데이는 매년 개최하는 시즌제 엑셀러레이터 & 스타트업 행사인데, 19th의 하이브리드 행사가 호평을 거둔 덕에 2023년에도 EventX와 함께 행사를 진행할 예정입니다.

하이브리드 행사 솔루션으로 참가자 3,000명대라는 흥행을 일으키며

성황리에 마무리한 스파크랩 데모데이에 대한 자세한 사례가 궁금하다면?!

02. ViBac - 

국제 바이러스 박테리아 산업 박람회

하이브리드 행사는 분야를 가리지 않고 개최 가능합니다. 온라인과 오프라인 서비스를 동시에 활용하기에 공간의 물리적인 제한에서 자유롭습니다. 이러한 하이브리드 행사의 이점을 활용해 진행된 박람회로 코엑스에서 개최된 ‘국제 바이러스 박테리아 산업 박람회로 개최된 ViBac 박람회’가 있습니다.

국제 바이러스 박테리아 산업 박람회는 (International Virus & Bacteria Industry Expo 2022, ViBac 2022) 코로나19가 기승하던 시기에 ‘K-방역’이란 신조어를 탄생시키며, 전 세계를 놀랍게 한 대한민국에서 관련 산업 발전을 위한 주도권을 선점하며 연관 부문으로의 외연 확장을 추진하기 위해  2022년 7월 18일부터 7월 19일까지 코엑스에서 개최되었습니다. 

Vibac은 국제적인 산업 박람회였기에 중요한 인사들이 많이 참여하여 주최 측에서 부담감이 높았으나, 온라인과 오프라인을 모두 공략하는 하이브리드 행사 솔루션을 활용하여 참여자들의 만족도를 높일 수 있었습니다.

오프라인에서는 QR 셀프 체크인 솔루션을 활용해 참가자들의 불편을 해소했습니다. 복잡한 행사 현장에서 빠르게 입장할 수 있는 QR 체크인 솔루션을 활용하여, 참여자들이 입장을 위해 대기하는 불편을 없앴습니다.

그리고 배지 즉석 인쇄 솔루션을 활용하여, 참가자들의 이름이 새겨진 배지를 즉석에서 인쇄해 배분했는데요. 배지 양식을 커스터마이징 할 수 있으며, 모든 라벨 프린터와 호환이 가능하여 참여 업체 측의 만족도를 높였습니다.

한편, 온라인에서는 VR과 메타버스 서비스를 활용하여 박람회를 개최했는데요. 주최 측의 요구에 맞게 업체 별 특색을 살린 홍보용 영상과 이미지를 살려 가상 부스를 커스텀 마이징한 홍보 방법으로 온라인 참가자에게도 현장에서 참여하는 것 같은 생생한 현장감을 전달했습니다.

그 결과, 코로나 펜데믹이란 악 조건 속에서도 많은 참가자들을 모집하여 해외 참가자들에게 대한민국의 K-방역의 위상을 널리 알리며 박람회를 성공적으로 마무리했습니다.

하이브리드 행사를 활용하여 온라인과 오프라인 전시회의 고객 리드를 모두 사로잡은

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하이브리드 행사 솔루션을 통해 행사를 성공적으로 진행한 두 사례 확인하셨나요? 하이브리드 행사 솔루션은 물리적 제약이란 기존 오프라인 행사의 한계를 온라인 행사를 통해 해결함으로써 더 높은 행사 효과를 기대할 수 있습니다. 하지만, 하이브리드 행사를 효율적으로 진행하기 위해선 전 반드시 확인해야 할 체크리스트가 있는데요. EventX와 함께 알아보겠습니다.

하이브리드 행사 진행 체크리스트

 하이브리드 행사는 온라인과 오프라인을 동시에 개최하는 만큼 두 가지 방면 모두 살펴봐야 하기 때문에, 행사를 진행하기 전 체크리스트를 반드시 꼼꼼하게 확인해 보셔야 하는데요. 행사/이벤트의 강자 EventX에서 효과적인 하이브리드 행사 진행을 위한 체크리스트 4가지를 뽑아봤습니다.

• 오프라인/온라인 행사를 모두 지원하는 올인원 솔루션
• 하이브리드 행사 진행의 경험
• 다국어 지원 행사 솔루션 선택
• 온라인에서의 개인 정보 보호

효과적인 하이브리드 행사 진행을 위한 체크리스트 4가지 확인 하셨나요? 만약 체크리스트 중에 하나라도 부족한 행사/이벤트 솔루션을 선택 중이라면 다시 한번 생각해 보셔야 될 것입니다. 100% 만족이 아닌 98%의 찜찜한 결과를 받으실 것이니까요.  

체크리스트를 모두 만족하는 행사/이벤트 솔루션을 찾으신다고요?

그렇다면 행사/이벤트 전문 원스탑 솔루션 업체 EventX에 문의해 보세요!

단언컨데 기대 이상의 효과를 누리실 것입니다!

행사/이벤트 전문 원스탑 솔루션 업체 EventX란?

EventX는 전 세계 135개 이상의 국가에서 사용되고 있으며, 500만 명의 사용자와의 행사를 진행한 경험이 있는 글로벌 이벤트/행사 전문 플랫폼으로, 행사 참석자에 관한 리드 확보부터 데이터 축출까지 리드를 전문적으로 다룰 수 있는 이벤트/행사 전문 솔루션 업체입니다. 

왜 EventX를 사용해야 하나요?     

EventX는 행사 기획자가 직접 만든

행사/이벤트 원스탑 솔루션 업체입니다.

참가자 모집부터 행사 등록, 행사 진행, 행사 종료 후 고객 데이터 확보까지 행사를 한 번 진행하면 확인해야 할 건 많은데 한 번에 해주는 업체는 없었습니다. 일일이 찾아서 진행하려니 시간이 너무 많이 소요되고, 문제가 생길 때마다 일일이 전화해서 확인해야 하는 번거로움까지...

이벤트를 진행할 때면, 참가자 모집부터 행사 등록, 행사 진행, 행사 종료 후 고객 데이터 확보까지 확인해야 될 사항이 너무 많은데, 각각 다른 업체들을 사용하려면 너무 불편하시죠? 거기다 문제가 생긴다면, 일일이 연락해야 되기 때문에 일이 더 커집니다.

하지만,

EventX를 사용한다면 걱정 없습니다.

EventX는 리드 생성부터 체크인, 고객 데이터 수집, 웨비나, 온/오프라인 행사, 하이브리드 행사, 가상 전시까지 한 번에 처리 가능한 원스탑 행사/이벤트 솔루션 전문 업체이므로, 한 번에 편하게 이벤트/행사를 진행할 수 있습니다! 이벤트 준비는 전문가에게 맡기고 중요한 일에 집중하세요!

국제 행사를 위한 외국어 지원도 가능한가요?

물론입니다! EventX는 홍콩의 무역 정부 기관, 대만의 기술 관련 정부부터 해외 글로벌 대기업까지 다 국적 행사 진행 경험을 가지고 있는 글로벌 행사/이벤트 솔루션 전문 업체로 한국어와 영어뿐만 아니라 중국어(간체 및 번체), 일본어, 베트남어, 스페인어 등 5개국 언어 지원이 가능하여, 국제 하이브리드 행사도 문제없이 진행 가능합니다.

 온라인 행사에서 개인 정보 보호는 문제없나요?

개인정보 보안이 걱정이신가요? EventX는 문제없습니다. EventX는 개인정보 보호를 위해 2018년 5월 25일부터 유럽에서 시행된 일반 개인정보 보호 법령인 GDRP를 철저히 준수하고 있습니다. 

또한, 정보 보호 분야에서 가장 권위 있는 국제 인증 기관인 국제 표준화 기구 (ISO : International Organization for Standardization)에서 아시아 최초로 국제 정보 보호 인증 ISO 27001 Certification을 받은 행사 관리 플랫폼으로 믿고 맡길 수 있는 행사/이벤트 전문 솔루션 업체입니다. 

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