什麼是活動經理？

活動經理確保活動和會議順利進行。他們組織一切並處理所有細節。

他們是活動的靈魂，從頭到尾都需要他們的參與。

活動前：規劃活動內容、聯絡其他公司等。
活動期間：確認流程、規劃場地安全路線等。
活動後：安排場地復原、滿意度調查等。

活動經理的各種職稱

為什麼不同公司對活動經理的職稱各不相同？

活動經理可能擁有不同的職稱，例如：

活動策劃人（Event Planner）
活動製作人（Event Producer）
活動經理（Event Manager）
活動協調員（Event Coordinator）
活動總監（Event Director）

然而，當你查看求職網站時，你會發現：

所需的技能、執照、學歷和專業通常是相同的。

即使是工作職責也常常相似。

「為什麼相同的工作有不同的名稱？」

目標是區分特定職稱的責任和任務。

職稱

主要職責

在活動/會議中的角色

活動協調員

活動物流：協助與活動相關的細節。例如：聯絡供應商和預訂活動場地。

助理

活動策劃人

規劃活動的細節。例如：與客戶討論活動細節。

策劃者

活動經理

管理活動組織團隊。例如：確保活動按照活動策劃人的計劃執行。

執行者與管理者

活動總監

負責就活動做出最終決定。監督規劃和實施過程。例如：監控活動進度並執行計劃。

監督者

主要負責活動的各個階段：

此外，這些工作有不同的難度級別：

活動經理做什麼？

1. 規劃活動的內容和細節

活動經理的主要工作是：

組織會議或活動
滿足客戶需求
達成活動目標

那麼，你要如何開始？

使用5W1H方法來幫助你！

設定基本資訊。逐步添加細節。

基本資訊：時間、地點、活動形式、流程安排等。
細節：合適的餐飲形式、場地交通便利性、活動形式的影響、溫度等。
評估活動指標並進行改進，包括：可行性、執行難度、目標一致性等。

例如：

要準備一個班級活動，你需要弄清楚基本事項：

何時何地舉行
將有多少人參加
主要活動是什麼

然後，決定細節：

有多少個表演節目
從學生中選擇還是聘請專業藝術家
是否舉辦抽獎
主持人應該是誰
是否帶零食或舉辦班級籌款
是否裝飾教室
等等

然後確保活動計劃與目標保持一致。

這些活動是否可行？
這個活動是否仍然能達到你設定的目標？

2. 與不同的活動協調員溝通並尋找活動場地

活動經理的工作之一是與不同的公司合作安排協議，以：

提供餐飲
提供住宿
拍攝照片
規劃活動空間
提供交通

例如：

在你提供飲料和零食之前，你需要比較和檢查不同的公司：

哪家超市有這個產品？
有送貨服務嗎？
哪家超市比較便宜？
長期合作有特別折扣嗎？

找到一個好的活動場地也很重要。

需要檢查的項目包括：

場地環境
場地大小
場地的友善程度（無障礙空間、廁所數量）
停車位
場地費用（包括押金、退款等）

例如：

首先檢查哪個教室空間最適合這個活動。

然後確保檢查：

教室的特殊規定
是否允許食物和飲料
洗手間有多近？
是否有足夠的洗手間？

3. 制定和管理預算

活動經理需要知道需要多少錢：

規劃你認為需要的資金。
追蹤實際花費的金額。

例如：

活動不同階段的成本可能包括：

活動前：行銷、設計等。
活動期間：場地（裝飾）、娛樂（藝術家、講者、DJ等）、餐飲等。
活動後：員工薪資、意見調查。
其他雜項支出。

如果你想舉辦一個派對：

弄清楚你有多少錢。
決定你要在哪裡以及如何花費你的錢。

對所有事情的重要性進行排序。

例如：

如果你買了昂貴的零食，你還有足夠的錢僱用樂隊嗎？

如果你想邀請一個有名的樂隊表演，你可能需要在食物上花更少的錢。

在花錢之前，問問自己：

「這個成本值得用來達成活動目標嗎？」

例如，如果派對的目標是：

展示學生的作品。
讓學生相互交流和學習。

但如果太多錢花在昂貴的龍蝦晚餐盒上，就沒有足夠的錢來創建展示作品的區域。

派對的目標將無法實現。

錢也不會被好好利用。

你的資金可能因客戶預算而有限。

你可能會問：

「有沒有辦法增加預算？」

通過贊助商，你可以：

增加預算
使活動更成功
提高聲譽

例如：

在活動中，舉行抽獎活動，獎品由一家洗髮水工廠贊助。

雙方都能受益，這是雙贏。

最後，製作一份關於花了多少錢以及如何花費的報告。

「為什麼每項支出都很重要？」

小心處理金錢，確保它：

盡可能有效地使用
帶來最大的利益

4. 組織工作團隊

活動經理需要組建一個團隊來實現活動。

你需要做的是：

僱用合適的人。
提供培訓。
仔細分配具體任務。

例如，在高中組織活動時：

不同的團隊如：

設備準備組
活動策劃組
公關組
烹飪組

組長帶領組員，讓每個人對自己的部分負責。

盡你所能使活動高效。

5. 推廣和行銷活動

行銷用於告訴人們即將到來的活動。這些人可能包括：

現有客戶
可能成為客戶的人
組織希望接觸的人

在廣告之前，準備好基本資訊很重要：

名稱、標語、標誌、活動原因以及他們為什麼想來。

標語或口號可以幫助人們快速了解：

活動的細節
活動的優勢
活動的價值

Elsevier期刊發表的一項研究表明：

廣告可以讓更多人知道這個活動。你可以：

製作網站
使用社交媒體
發送電子郵件
其他方法

「如果沒有人知道或參加，即使是最好的活動也無關緊要。」

最後，特別折扣可以幫助。

如果你的活動需要收費，嘗試特別推廣，例如：

早鳥折扣
團體報名折扣

這些可以吸引更多的參加者。

活動經理可能不知道的事

1. 雖然工作看起來很光鮮，但活動經理面臨很大的壓力

你是否羨慕那些可以旅行並參與知名活動的活動經理？

活動經理的工作壓力很大，因為：

工作環境緊張
他們通常工作時間很長
他們必須始終滿足客戶的期望

這可以解釋為什麼：

「Careercast將活動經理列為2017年世界上壓力最大的五大工作之一。」

客戶很可能要求很高，並對活動經理期望很高。

這增加了他們的壓力。

更不用說要確保：

活動期間一切順利進行
所有成本保持在預算範圍內

壓力大的工作環境確保：

「活動經理始終位列Onetonline到2026年所列的壓力最大的15大工作之一。」

2. 每個活動都是獨一無二的

雖然活動的某些元素可能相似，但每個活動都會有：

獨特的挑戰
特殊要求
不同的困難

活動經理從他們組織的每個活動中獲得知識。每一個都是一項成就。

還有，最有用的東西——

實踐經驗。

然而，這個過程可能令人筋疲力盡。

新的問題不斷出現。一旦一個問題被解決，另一個問題就會取而代之，形成一個持續的循環：

挫折、思考、面對、解決、重新開始。

對一些人來說，這份工作令人不堪重負，會導致壓力和恐懼，從而導致：

不可預測性
大量的未知因素

但其他人會享受不斷變化的性質。

「他們會找到一份絕不無聊的工作！」

3. 活動經理身兼多職！

有時，活動經理需要做多於一份工作。

為了滿足客戶需求，你必須猜測：

「下一秒會出現什麼樣的需求？」

他們在幕後工作時也可能會遇到一些意想不到或令人驚訝的事件。

這份工作的不可預測性可能有點令人擔憂，但也可能使其具有吸引力、令人興奮和迷人。

4. 名稱各異但工作相同

在活動相關行業中，有許多與「活動經理」相似的職稱，例如：

活動製作人
活動經理
活動協調員
活動總監
活動策劃人
等等

他們的大部分工作職責都是相同的。

但是，這些是每個角色特有的主要任務。

如何成為一名成功的活動經理

要成為一名好的活動經理，你需要具備某些技能：

能夠與客戶和供應商打交道
能夠領導並與團隊合作
能夠良好地管理金錢和時間

「活動經理是否需要精通所有這些？」

不需要。

活動經理更重要的工作是：

找到擁有這些技能的人。
創建一個團隊來提供幫助。
滿足客戶的需求。

除了工作所需的技能外，活動經理還必須好好照顧自己，這意味著：

找到自己的方式來緩解壓力，也許是購物、睡覺、唱歌等。

很好地管理壓力可以：

改善你的工作表現
幫助你以冷靜的態度處理突發情況
以專業的方式面對引起焦慮的客戶要求

最後，確保以下幾點至關重要：

「你所經歷的壓力不會對你的心理健康產生負面影響。」

成為活動經理的缺點

工作與生活平衡的挑戰

活動經理的工作時間經常延長到：

晚上
週末時間
私人時間

在某些節日期間，活動策劃的可能性會增加。

這使得這成為活動經理最忙碌的時期。

因為他們：

經常需要在週末和假日工作
不能在正常工作日結束時就停止工作

因為當他們接到客戶電話時，必須迅速從假期模式切換到工作模式。

因此：

「活動經理很難在工作和生活之間找到平衡。」

擔任活動經理的風險

健康問題

活動經理可能面臨健康問題，因為：

工作壓力很大
工作時間不規律
很難獲得足夠的休息
可能出現睡眠問題：睡眠不足、睡眠模式紊亂
很難長時間維持健康的生活方式

收入不穩定

「活動經理的收入容易受到經濟和商業週期的影響。」

有些活動經理可能不會被僱用。

作為自由工作者，你的收入可能受到以下因素影響：

活動之間的時間間隔
一年中繁忙和淡季的差異

活動經理常見問題

1. 活動經理的薪資是多少？

活動經理的薪資因以下因素而異：

年資
技能
國家/地區

在台灣，根據勞動部2021年統計：

「活動經理的平均月薪在35,000至55,000新台幣之間。」

2. 如何成為一名成功的活動經理？

求職網站上顯示的一般工作要求：

「沒有相關經驗如何開始？」

你可以從擔任入門級的「活動協調員」開始你的職業生涯。

這份工作將為你提供所需的經驗，以便晉升到更高的職位，如活動經理或活動總監。

3. 活動相關的證照有用嗎？

活動經理可以通過某些國際證照來提高薪資。

例如：

根據專業會議管理協會（PCMA）發布的2022年薪資調查：

「擁有註冊會議專業人士（CMP）認證可以使活動經理的薪資平均增加11,000美元。」

（圖片來自：PCMP）

4. 活動經理會是一個好的職業選擇嗎？

活動行業的各個方面預計都將經歷顯著增長。使得活動經理的前景非常樂觀。

根據Allied Market Research的分析：

活動行業在2019年的價值為1.1354萬億美元，預計到2028年將達到1.5529萬億美元。

總體而言，2021年至2028年的複合年增長率為11.2%。

「活動經理具有良好的前景和持續發展的潛力。」

5. 活動經理平均每週工作多少小時？

根據美國勞工部的統計：

「活動經理每週工作超過40小時。」

也就是說：

「如果他們每週工作五天，他們每天將工作超過8小時。」

此外，活動經理經常需要在週末和特殊節日加班。

活動經理做什麼？（如何成為活動策劃人）