2022年のオンラインバーチャルイベントへの究極ガイド
舉辦虛擬活動的最佳實踐
近期受新型冠狀病毒疫情影響，各類活動的舉辦受到限制。幸運的是，在新技術的幫助下，許多活動、研討會和展覽會已轉為線上形式。然而，成功舉辦線上活動絕非易事。如果你想舉辦虛擬活動，該從哪裡開始？該使用哪個平台？哪種活動類型最適合？別擔心，本文將徹底解說線上活動的舉辦方法和成功要訣！
什麼是虛擬活動？
根據維基百科，虛擬活動是一種線上活動，人們在網上的虛擬環境中進行互動，而非在實體地點進行會議。近年來，這類線上活動已逐漸成為主流趨勢。Google的關鍵字追蹤工具也顯示，混合式活動和虛擬活動的搜尋量逐年增加。
要成功舉辦虛擬活動，你需要為參與者留下深刻印象並探索潛在客戶，讓參與者感覺自己真正身處活動現場。有效的活動推廣、吸引人的重播功能和流暢的活動體驗，都是線上活動成功的優良指標。除了這些功能外，虛擬活動吸引觀眾也是關鍵要點。如果能提供出色的活動體驗，將為你的公司帶來可觀的回報。
為什麼選擇虛擬活動？
你應該舉辦實體活動還是虛擬活動？首先，你需要明白兩者都有相同的目標——推廣你的公司、吸引更多潛在客戶、建立品牌形象並獲得更高收入。
兩種類型的活動各有優缺點。就虛擬活動而言，參與者可以打破地理和時間的限制。在決定將活動虛擬化之前，評估你公司的表現、客戶群體和其他指標，看看能否真正實現目標。
虛擬活動和線下活動的策劃並沒有太大差別。兩者都需要思考「什麼樣的活動能吸引更多人」。以下我們將從成本、互動工具和數據的角度分析虛擬活動的效益。
成本
虛擬活動的成本預算主要用於設置、活動管理平台、錄音設備和簡報投影片等準備工作。你還需要考慮活動的若干元素，例如是否需要預錄影片、視覺設計和隔音室。同時，在設計互動環節時，最好考慮參與人數的限制。
報告顯示，許多線下活動轉為線上後，節省了交通和場地等費用，帶來了更多利潤。然而，你仍需仔細計算成本。
參與者之間的互動
新型冠狀病毒不僅改變了獲取客戶的方式，也改變了企業與其觀眾之間的互動方式。隨著人們逐漸適應「非接觸式」的新常態，虛擬活動成為企業提升品牌知名度、開拓新客戶和擴大商機的關鍵。
Mark Wade博士在播客中提到，線上和線下活動都需要進一步推動「參與度」。為此，你首先需要確定活動類型。你會使用直播還是播客，還是使用YouTube播放預錄影片？同樣地，你需要針對適合活動的觀眾或客戶群體。讓我們想像最重要的問題：誰會對你的產品感興趣？（不要試圖向想買帽子的人推銷鞋子。）你的活動目標是什麼？是為了獲取新客戶，還是為了與客戶維持良好關係？
數據
數據分析是線上活動最重要的策略之一。通過數據分析，企業不僅可以精準找到目標觀眾，還可以追蹤後續的營銷數據，從而在日益激烈的競爭環境中取勝。
因此，你在活動中收集的數據越多越好。完整的活動數據分析可以讓你準確掌握業務需求和產品定位。基於這些資訊，你可以優化活動、規劃相應的數碼策略，並幫助建立更有效的內容管理、品牌知名度和客戶忠誠度。
三種虛擬活動類型
確定要舉辦線上活動後，讓我們來看看每種活動類型！需要注意的一點是，虛擬或線上活動並非線下活動的完全替代品，而是增強、整合和擴展活動體驗效果的關鍵。
1. 網絡會議
大型虛擬會議或線上講座圍繞包含主題演講、場次和小組討論的議程建立。活動中有多個場次，參與者可以隨時觀看演講，找到感興趣的主題。內置的互動工具讓講者和出席者都能參與，並可進行即時討論。
2. 網絡研討會
網絡研討會讓觀眾隨時隨地自由參加。如果預算有限，可以試用免費的網絡研討會工具。它們提供虛擬會議室的基本功能，並允許更多參與者加入。
升級到付費功能後，你可以註冊更多用戶、建立自訂的網頁和靈活的活動管理系統，並導入PayPal、Visa、MasterCard、微信支付和支付寶等第三方支付系統。這些付費功能還包括問答、錄影、預錄簡報等功能，可以增加與出席者的互動。網絡研討會比你想像的更有趣！
3. 混合式活動
近年來的活動營銷趨勢——混合式活動，部分是面對面的，部分是虛擬的。大多數混合式活動被大型企業和跨國公司採用，因為它們難以將分散各地的員工聚集在同一地點。除此之外，混合式活動也適用於並非所有嘉賓都能親身參與的會議。將虛擬元素注入實體活動，可以幫助你在不受地理限制的情況下實現更多目標。
活動管理平台的基本功能是什麼？
虛擬活動圍繞多元化的技術、內容、活動內互動和數據而建立。參與者需要電腦或流動設備才能參加網絡研討會。因此，虛擬平台及其穩定性至關重要。以下介紹一些基本的虛擬活動平台功能。
活動登陸頁面
活動登陸頁面，又稱活動報名表格，是數據收集的第一個工具，也是給潛在參與者的第一印象。設計良好的登陸頁面不僅能給出席者留下好印象，還能吸引潛在客戶報名。它也可以用來收集參與者的個人資料和付款資訊。
優秀的登陸頁面應讓參與者輕鬆報名。為充分利用數據收集功能，填寫過程不應過於繁瑣。然而，部分免費網絡研討會工具沒有自訂登陸頁面的功能。建議根據情況升級方案。
互動參與
透過適當的線上互動工具，參與者不僅可以互相交換名片、獲取聯絡方式，還可以進行一對一對話和即時問答。這樣，參與者無需坐在螢幕前數小時，也能體驗沉浸式的活動。這也有助於公司建立更多話題並提升品牌形象。
即時通訊
在線上活動期間，參與者無法像線下活動那樣舉手。因此，在線上講座或會議中加入即時問答環節或投票，可以提升參與者之間的互動。通過內置的聊天室，參與者可以在線互動並建立自己的興趣小組。你還可以使用LINE、Instagram和Facebook，讓參與者在活動期間標記和上載照片。
社交休息室
即使沒有親身見面，你也可以交換名片並在線上擴展人脈。使用內置應用程式，通過手機向其他參與者發送訊息。互相加為好友後，可以進行一對一對話和聚會。你還可以利用參與者的報名資訊，將參與者分配到不同群組，並建立專門的聊天室或論壇。為進一步吸引參與者，視像通話、聊天室和社交休息室功能也是互相交流的絕佳方式。
活動反饋
整理和分析活動後的反饋是非常重要的一步。對活動主辦方來說，這些數據不僅是評估整體活動表現的關鍵，還可以探索潛在客戶。這也是與線下活動最大的不同之處。從線上活動的準備到結束，主辦方應持續收集各種反饋，以找到目標客戶並提高轉化率。你還可以使用這些數據來優化下一次線上活動的質素。
EventX：一體化活動管理軟件
EventX是亞洲領先的線上活動管理平台之一，旨在提供一站式活動管理解決方案。通過互動式虛擬展覽廳、線上報到表格、網絡研討會等創新功能，協助企業舉辦多元化、不受限制的線上活動。同時提供全面的報告和數據分析，以追蹤和了解參與者。
使用EventX進行串流直播時，參與者無需安裝額外的軟件來主持活動。即使主辦方使用Zoom，也可以輕鬆地將Zoom活動連結導入EventX平台。借助EventX，發送表情符號、進行遠程會議、進行問答和投票從未如此簡單。從數人到數千人，設置社交休息室，開始與參與者互動吧。
就像現實生活一樣，你可以自由進出房間、與其他參與者進行一對一對話、交換名片，並在虛擬空間中保持聯繫。這與Zoom完全不同，Zoom並不具備門票系統、自動化的一對一配對以及多個同時進行的直播串流。
目前服務超過135個國家，舉辦超過20,000場活動，參與者超過500萬人次。EventX已成為企業擴大潛在客戶的最佳端到端活動管理平台。
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