混合會議與活動的5個策略
過去兩年，線上活動的受歡迎程度已達到疫情前難以預見的水平。隨著我們逐步走出疫情危機，線上活動進一步轉變為混合活動，這不僅有助於企業建立品牌形象，還能讓品牌與目標受眾進行精準溝通，提升客戶忠誠度並建立投資回報率。
線上活動參展商 etc.venues 的一份報告，在調查了近 1,095 名參與過線上活動的專業人士後指出，約 73% 的活動策劃者選擇在 2020 年舉辦混合活動。
什麼是混合活動？
根據維基百科，任何同時擁有「實體」場地和「虛擬」平台的展覽、招聘會、會議、研討會、工作坊或聚會，都可稱為混合活動，或線上線下融合活動。
每種活動形式都有其優勢和獨特的挑戰。混合活動或會議是一種更靈活的工作模式，但需要考慮一些因素以確保這些活動富有成效、順利進行並鼓勵有效參與。以下是五個助你入門的提示！
準備議程
由於混合活動同時包含線上和實體場地，考慮線上和實體參與者同樣重要。在活動開始前，制定活動目標和議程非常重要。以下是幫助你撰寫良好混合活動議程的幾個步驟：
- 定義活動主題和目標
- 找到你的目標受眾
- 確定活動議程、講者名單、時長等
- 決定舉辦的活動類型，例如直播、預錄直播、隨選播放的預錄影片等
- 選擇支援線上活動的平台
- 為實體活動準備場地和設備
設計精美的視覺內容
活動著陸頁是專門為潛在參與者提供所有必要資訊，以便他們決定報名參加活動的網頁。這是給潛在參與者留下良好第一印象的最佳方式。人們往往根據活動著陸頁的視覺設計來判斷活動體驗及其是否合適。
因此，我們建議在活動主頁上傳設計精美的橫幅，以達到最佳的宣傳效果。根據過去經驗，擁有吸引眼球的圖片的活動主頁通常能吸引更多參與者。
確保設備正確無誤
混合活動啟動時，線上和現場活動將同時進行。你需要為線上活動選擇合適的軟體。如果你選擇進行直播，EventX 線上平台將為你的活動加分。EventX 內建高清直播功能，解析度達 1080p。一旦你設定好 EventX 帳戶，你的參與者即可前往 EventX 活動頁面直接連結至你的直播影片。
為防止意外網路問題，線上活動必須在直播期間提供客戶服務。至於現場活動，我們需要安排活動總監負責實體場地控制，以應對緊急情況。
照顧現場和線上參與者
成功的混合活動應為現場和線上觀眾規劃同等吸引力的體驗，尤其是線上觀眾因直播時間過長而更有可能離開活動。建議使用問答環節和創建投票來吸引觀眾參與和互動。
當你設計好活動以最大化參與度後，下一步就是將參與度轉化為行動。選擇 EventX 進行串流，你的參與者只需點擊幾下即可發送表情符號、發起問答和投票！因此，你的觀眾可以更投入於線上活動中。
預先排練
無縫混合活動的秘訣在於排練。設定活動議程、講者名單和時長後，有必要在活動前進行排練。混合活動包含實體場地和線上觀眾。對於遠端講者，需要必備技術，如直播攝影機和穩定的網路連線。
有效的排練確保你的講者在活動前感到自在並掌握必要的技術知識，而且你們雙方都有應對突發狀況的計劃。活動前排練讓製作團隊有機會審視每一個細節，確保體驗中的所有元素和動態部分都能完美執行。