隨著新冠肺炎的過去，人們逐漸回到面對面的互動，那麼，線上活動未來在活動行業中還能發揮作用嗎？答案是肯定的。
線上活動可以幫助企業在舉辦展覽、會議、研討會、徵才博覽會這樣的大型活動時，吸引更廣泛的受眾並達到更好的成效。
本文將完整介紹舉辦線上活動時需要了解的所有資訊，並且告訴讀者如何舉辦一場成功的線上活動。
線上活動，又稱虛擬活動（Virtual Event），意思是完全在線上舉辦的活動。在約定好的時間內，與會者可以從世界任何可以上網的地方線上參與，不需要親臨活動現場。
線上活動跟傳統的線下活動一樣，通常都會有主持人或演講者，不同的是，它可以利用一些活動軟體來進行即時投票、實時聊天等功能。
虛實整合活動（Hybrid Event）則是結合線上與線下的一種活動型態，讓線上與線下觀眾都能同時參與活動，在近年這種活動型態也非常流行。
根據虛擬活動平台 EventX 發表的 2022活動產業趨勢報告，2021 年全球活動產業市場規模達到 1.5 兆美元，且在 2021 至 2028 年之間，預計將以年複合成長率 11.2% 的速度持續成長，線上活動在其中也將扮演愈來愈重要的角色。
EventX 的報告顯示，活動產業的 4 大趨勢如下。
虛實整合活動結合了傳統的線下實體活動跟最新流行的虛擬活動，讓與會者有更多選擇，這種新模式的熱度正持續攀升。
71% 的活動主辦單位在實體活動回歸後，仍然選擇以數位方式舉辦活動。
67% 的活動主辦單位表示，虛實整合活動是是未來的趨勢。
2020年以來，虛實整合活動（Hybrid Event）這個關鍵字的搜尋量增加了 72%。
圖片來源：EventX 2022活動產業趨勢報告
早在疫情之前，會展的籌辦者就已經開始從關注「內容」轉向塑造「體驗」，因為人們追求的不是單一功能的會展活動，而是能夠打動人心、引起興趣的全新活動體驗。
以 Event MB 這家公司為例，它在 2021 年的活動策劃上，便以娛樂、內容及優質體驗為首要目標。
「元宇宙」是現在很新潮的活動體驗，透過虛擬實境（VR）的設備，元宇宙活動能夠提供高解析度、3D 環境、360 度全景空間的沈浸式體驗。
實例：SXSW Online XR 虛擬世界
圖片來源：EventX 2022活動產業趨勢報告
在線上活動中，主辦者可以全方位追蹤消費者的行為，以及他們對特定活動內容的反應，像是追蹤點閱率、觀看時間、互動率等，每項指標都能幫助主辦方深入了解目標受眾。
EventX 的報告指出：
這些數據顯示，活動中收集的資料可進一步應用在銷售或行銷活動上，進而將品牌知名度和體驗轉化為營收。
隨著線上活動及虛實整合活動的快速成長，各大企業莫不在積極尋找優質的線上活動軟體。然而，由於相關科技仍在發展階段，要找到一個理想的軟體平台並不容易。
根據 EventX 的統計數據，以下十種功能是最受活動參加者喜愛的功能。
在新冠疫情發生後，遠距上班及居家辦公大幅增加，線上會議的需求也因此劇增。
線上會議跟實體的會議非常類似，只是與會者不需要到現場參加，只要透過線上會議軟體，一樣可以進行開會、演講、分組討論等工作，並且可以透過錄影或錄音功能把會議保存下來。
實體展覽的花費往往非常龐大，且與會者來自世界各地，花費的交通及時間成本也非常高昂。
近來，線上展覽愈來愈受歡迎，可以應用的面向包含就業博覽會、貿易展、行業展、年度大型會議、藝術展等，在線上展覽中，參加者可以自由的逛展位及跟參展商互動，就好像參加實體展覽一樣。
一個好的線上展覽平台一般會具備以下功能：
透過虛擬展覽，參展商可以將產品展示到全球的舞台，讓潛在的受眾最大化。
網路研討會是企業或學校經常拿來做開會或培訓的工具，通常有一位或多位演講者，可以讓來自世界各地的與會者加入。
網路研討會通常會使用具有視訊功能的會議工具，讓演講者及與會者可以互相對話。研討會過程中可以播放預先錄製的影片，也可呈現實時的會議現場。會議軟體一般都具備錄影及錄音功能，在會議結束後還可以依需求播放。
虛擬音樂會（Virtual Concert）是在元宇宙或是虛擬世界中進行表演，其中虛擬的人像被投影到虛擬舞台上，然後與預先錄製的音樂同步，就好像在看現場演唱會一樣，而觀眾只需要在家就能線上觀看。
粉絲們可以夠過這種方式去體驗他們最喜歡的歌手或音樂家，而不受空間上的限制。
線上徵才博覽會是指企業透過線上虛擬平台來舉辦徵才活動，讓求職者可以跟來自不同公司的雇主互動。
在線上徵才博覽會中，企業可以擁有自己 logo 的展位，應聘者則可以投遞履歷、查看各家公司的職缺跟工作要求、與攤位代表溝通等，唯一的不同在於求職者需要透過線上平台手動下載手冊跟傳單，並且耐心等待人力資源代表的回覆。
線上畢業典禮是將整個畢業典禮都在一個線上平台上舉行，在疫情期間這是很多學校不得不的選擇，但是疫情後，也有許多學校選擇用線上線下混合型的畢業典禮，好處是可以讓在世界各地的畢業生家人們都線上參與，同時還保持在校園中面對面的實體互動。
舉辦虛擬活動跟實體活動一樣，都需要完善的規劃。想要舉辦一場成功的線上活動，可以把計畫分為三個部分：活動前、活動中、活動後。
規劃線上活動的第一步就是要確認活動想要達成什麼目標，例如是要宣傳品牌？還是要增加新品的銷售量？透過這次的活動，想要達成什麼目的？後面所有的一切行為都會緊扣著這個活動目標。
在訂定目標後，接下來需要決定這次活動的目標受眾是誰，清楚地了解受眾的喜好以及他們對於這次活動的期待，會有助於活動的成功。
根據活動目標跟受眾，選擇合適的線上活動類型，例如是虛擬展覽、網路研討會還是線上線下混合型活動等。
對於線上活動來說，選擇適合的平台非常重要，好的平台需要能提供流暢的使用介面、良好的音質跟畫質以及能夠滿足主辦方需要的功能。
贊助商跟參展商對一個活動相當重要，因為他們會影響到活動的預算，而且會影響到活動宣傳的效果。
因此，可以盡可能多邀請一些知名的贊助商跟參展商，這會幫助你吸引更多人來參加。
活動的相關策略擬定後，最重要的就是要決定活動的預算，預算的分配做得愈細愈好，細到包含工作人員的餐費、買給演講者的小禮物等。
為了讓每一分錢花在刀口上，還可以制定活動的投資報酬率（ROI）目標，也就是花這些錢能夠為公司帶來多少的回報。
宣傳活動對於線上活動跟線下活動都是非常重要的，在活動行銷時，社群媒體可以派上很大的用場，例如可以用 Facebook、Instagram 或 Linkedin 來宣傳活動，並且在貼文後面加上主題標籤（hashtag），可以提高曝光率並擴大受眾群體。
此外，傳統的電子郵件行銷也是個很好用的工具，特別是擁有潛在客戶名單時，寄 email 通知他們活動會達到不錯的效果。
線上活動跟實體活動一樣，都需要準備備案。實體活動的備案往往是為了場地限制或天氣所準備，而線上的活動的備案則大多是為了技術上的問題所準備，例如，活動進行到一半時斷線怎麼辦？
準備好完善的 B 計畫，並且讓所有工作人員都清楚知道一旦出現問題時該怎麼辦，可以讓活動更順利的進行。
在活動開始前及進行中，需要將活動規則及重要的資訊讓觀眾知道，以確保活動能順利的進行。這些重要的資訊包含：
這些資訊可以透過電子郵件或是活動 App 及網頁發布。
演講者是活動的靈魂，一位具有專業知識並有良好組織能力的演講者能夠為活動創造許多價值，因此，務必要安排具有足夠吸引力的演講者。
活動如果是單方面的傳遞訊息將會非常無聊，因此要創造一些與觀眾互動的機會，增加活動的參與率。
能夠增加互動的活動包含：投票、問卷調查、問與答或是將活動遊戲化等，讓觀眾可以參與遊戲並且得到獎勵。
一般人可以保持專注的時間大約只有20分鐘，所以務必要在活動流程中適當的安排休息時間或是穿插活動，不然容易達不到效果。
線上活動還可以為參與者創造附加價值，也就是提供他們交流的機會，包含使用社交休息室、分組討論、交換虛擬名片、線上聊天等功能，讓演講者及所有的與會者都能互相交流。
活動結束後，記得一定要進行問卷調查，並且收集與會者的反饋，做為活動的檢討及改善下一次活動。
此外，觀眾事後在社群媒體上的留言往往更加真實，這部分的內容也可以納入參考。
一個好的線上活動平台可以提供活動數據的報表，幫助主辦方更了解觀眾的喜好。
這些數據包含：活動出席率、點擊率、停留時間、跳出率等等。
活動結束後，可以剪輯這次活動相關的照片跟影片，放在社群媒體上宣傳，讓沒有參加的人了解更多，並且有興趣參加下一次活動。
要挑選一個好的線上平台，需要考慮到以下10大要素。
如果你的活動涵蓋的觀眾來自世界各地，那麼你一定要考慮到語言的問題。有些活動平台只支援單一語言，有些平台則可以支援多國語言，選擇前需要先確認。
此外，如果你的觀眾包含來自中國的客戶，那麼你還需要考慮到中國防火牆限制的問題，該平台在中國是否能夠正常的使用，如果要透過 VPN 才能使用那麼又會擋掉一部分的客戶。
線上活動平台有幾個非常重要的功能，挑選前可以多加比較，包含：
為了提升活動的參與率，好的活動平台應該要具備活動互動的工具，包含：
好的活動平台應該要有友善的使用者介面，操作簡單，讓與會者、演講者還有贊助商等都能快速上手。
此外，平台也要有好的技術支援，提供流暢的畫面、良好的音質跟畫質，讓使用者有良好的體驗，否則一但出現任何技術問題，使用者很快就跳出了，活動效果將大打折扣。
活動數據跟報表能夠協助主辦方更了解活動的進展跟成效，並且即時做出調整，也能做為下一次舉辦活動的依據及拉贊助的工具，因此平台能夠提供完善的報表是相當關鍵的。
現代的人愈來愈重視資訊安全跟個人資料的保護，所以好的活動平台需要具有資安保護的能力，防止資料外洩，否則將會嚴重影響主辦方的聲譽。
比如說在線上徵才博覽會上，求職者要在線上投遞他們的履歷，上面會有他們的個人資料、學術證明、工作經歷等，如果這些資料外流將會對求職者造成很大的影響。
線上線下 OMO（Online Merge Offline）活動現在已經變成活動的主流之一，能夠完美融合線上及線下的活動將能提升活動出席率，為活動帶來最大的綜效。
有些活動平台能同時支援線上 / 線下活動，有些平台則僅支援線上活動，故想要舉辦 OMO 活動者需要事先了解平台能支援的類型。
使用活動平台時，一定會遇到大大小小的問題，因此平台是否能有專業且即時的客服非常重要。
有些平台只提供電話或郵件客服，有些平台則能提供專人客服，並且支援當地語言，這些都是選擇平台前需要先考慮進去的因素。
所謂的一站式服務，就是從活動的規劃、執行到事後的檢討，活動平台都能提供協助。對於比較缺乏舉辦線上活動或 OMO 活動的個人或企業，他們需要的不僅僅是一個活動平台，而是更專業的一條龍服務，此時就可以尋找有提供一站式服務的平台協助。
各平台的收費方式都不一樣，有些是採取月費制、有些是計時或計量收費、有些是剛開始免費使用後面才開始收費，有些則是客製化報價。
這裡要注意的是，免費的平台往往能使用的功能有限，而收費多寡並不是評估活動平台最重要的因素之一，比較重要的還是在合理的價格內能夠提供最符合需求的服務，平台最好要具備客製化的能力才能符合客戶的各種需求。
線上活動跟實體活動一樣，都需要透過事先的行銷宣傳，以吸引更多人來參加，以下提供幾個宣傳上的建議。
宣傳的第一步就是建立一個吸引人的活動網頁，上面應清楚載明活動主題、活動時間、演講者介紹、活動描述及參與方式等，透過這個網頁，潛在受眾需能夠清楚了解所需要的一切資訊。
此外，應該要有一個簡單的報名方式，讓有興趣的人看了網頁介紹後，就可以立即報名參加。如果是要付費的活動，最好串接好金流，讓使用者可以線上一次完成所有報名程序。
社群媒體是現在推廣線上活動非常重要的管道之一，常用的媒體包含 Facebook、Instagram、Youtube、Linkedin 和 Twitter 等，發布的方式除了文字外，也可以善用圖片及影片吸引年輕的客群，此外，也可以透過舉辦活動讓網友主動分享這個活動。
主辦方可以透過自己的帳號發布消息，也可以和其他的 KOL 合作付費推廣，吸引更多的潛在受眾，要注意的是，挑選的 KOL 粉絲需要與你的目標受眾相符，才能達到更好的效果。
電子郵件雖然是比較傳統的行銷方式，但是對於活動行銷還是相當有用的。
如果你已經有潛在受眾名單，例如之前報名過活動的名單，或是透過其它管道收集的潛在客戶名單，就可以用電子郵件的方式通知他們有這次的活動，並且提供給他們獨家的優惠或折扣，通常可以達到不錯的效果。
此外，電子郵件也是活動過程中溝通的一個很好的媒介。例如：
如果想達到更好的宣傳效果並且有活動宣傳預算，此時就可以使用付費媒體來宣傳。
使用付費媒體前最重要的是要了解你的潛在受眾是誰，他們更常使用哪種媒體？是線上媒體還是線下媒體更容易接觸到他們？
常用的線上及線下付費媒體包含：
除了主辦方自己宣傳外，讓演講者、贊助商或參展商幫忙宣傳也可以達到很好的效果。
你可以請他們在他們的社群媒體或網站幫忙宣傳，甚至如果他們有既有用戶，也可以請他們用電子郵件的方式宣傳。
現今已經有許多的單位及企業都使用線上平台來舉辦他們的大型活動，以下提供幾個具有創意的案例。
台北國際電腦展堪稱是台灣年度科技盛宴，吸引全球各大科技公司來參加。
在2022年，該展覽首次以「虛實混合」整合的方式呈現，除了線下展覽外，還與線上活動平台 EventX 合作，舉辦了線上展覽，不僅增加國內外能見度，也吸引了全球線上、線下近 400 名媒體參加。
主辦方指出，線上展吸引了來自 69 個國家的參與者線上觀展，其中前十大參觀者來源為日本、德國、美國、新加坡、中國，以及香港、泰國、越南、柬埔寨、韓國。
圖片來源：Amazon
美國科技巨頭亞馬遜在 2022 年將線下面對面的徵才活動轉移到線上舉辦。
2021年，它在徵才活動中開放了3萬個職缺，並收到了約20萬份履歷。2022年，有超過3萬3千個在家工作的職缺開放線上申請。它讓亞馬遜能夠獲得大量的履歷，並且讓求職者可以直接跟招募者交談。
圖片來源：VARIETY
美國知名歌手小賈斯汀（Justin Bieber）在2021年11月與虛擬娛樂公司 Wave合作，首次在他的虛擬宇宙中進行了現場演出。
多數的虛擬演唱會都是用預錄的方式，但是小賈斯汀的演場會更加強了虛擬實境的感受，觀眾可以直接在歌手的虛擬場域中，推送表情或是文字，增加了虛擬實境的互動性。
圖片來源：Berkeley
美國知名的柏克萊大學（UC Berkeley）在2020年時，在微軟開發的線上遊戲軟體 Minecraft 上舉辦畢業典禮。
超過百名學生的團隊把整個校園的場景搬到Minecraft上，幾乎是1:1完美複製，取名叫做University of Blockeley（方塊大學，英文跟Berkeley是諧音）。
這過程不但學生們玩瘋了，還讓微軟的官方推特提到此事，對學校而言完全是名利雙收！
相較於實體活動，舉辦線上活動具有以下好處。
在舉辦實體活動時，出席人數往往會受到場地大小或社交距離的限制，且來自四面八方的與會者因為交通或時間等因素，可能無法參與。
然而，虛擬活動可以完美解決這些問題，透過舉辦線上活動，可以讓參與的人數最大化。
舉辦實體活動時，最耗時的事情就是尋找場地、談判價格、場地佈置、安排人員接待等，且所有與會者都必須花費交通時間前來參加活動。
相較之下，虛擬活動就省時多了。只要選擇好活動平台，與會者透過線上就可以報名，然後在約定的時間上線，就可以參與活動，對活動主辦方跟與會者都是相對省時的。
舉辦實體活動時，場地費用、差旅成本、員工成本跟招待成本都是相當大的。
透過線上活動，這些費用幾乎都可以省下來。舉辦虛擬活動，主要的成本會來自於平台的費用以及確保每個人都有良好的麥克風及相關設備的費用。
舉辦實體活動提供給所有與會者一致的體驗，但是舉辦虛擬活動可以為與會者創造更加個性化的旅程。
例如，有些平台可以做到透過與會者的資料，向他們推薦合適的展位或網路研討會。此外，行銷人員也可以使用平台的功能創建一個自動化的電子郵件旅程，向與會者發送個性化的邀請、提醒和感謝信函。
在實體活動中，很難判斷一個人的偏好及他們喜歡什麼樣的研討會跟展位，甚至無法收集與會者的個人資料。
然而，在虛擬活動中，從與會者註冊的那一刻起，就可以開始收集有關於他們行為跟喜好的數據，然後可以根據這些數據進一步推薦適合他們的活動。
這些收集來的與會者名單，主辦方也可以導入他們的顧客關係管理系統進行再次行銷。
在活動進行中或結束後，主辦方也可以查看活動相關的數據報告，包含出席率、活動點擊率跟轉化率等，這些數據對於行銷人員掌握客戶喜好將相當有幫助。
實體活動結束後，與會者將無法輕鬆地回顧活動內容。
但在虛擬活動中，所有內容都是數位化的，可以輕鬆訪問及保存，未來想要隨時觀看或使用都是相當方便的，也可以剪輯此次的活動內容做為下次活動行銷使用。
OMO 混合型活動為客戶提供了線上及線下兩種選擇，可以保留面對面互動的好處，同時具有線上活動的優點，將活動的投資報酬率最大化，並且可以吸引更多的贊助機會。
線上活動還是有面臨一些挑戰是需要注意的。
線上活動面臨最大的挑戰之一就是疲勞及分心的問題。如果活動時間長，連續坐在電腦前好幾個小時是會讓人非常疲憊的。
同時，在家裡參加線上活動會有許多干擾因素，例如被家人打擾、被工作打斷等，容易產生分心的狀況，所以如何一直將與會者吸引住是非常線上活動能否成功非常重要的因素。
線上活動常遇到的一個問題就是出席率的問題，因為報名太過簡單，與會者可能會忘了出席或是被其他事打斷了，導致多數人報名後卻沒來參加。
但這可以透過收費的活動來克服，如果活動採取收費的模式，出席率就會大幅提升，此外，活動前寄提醒的 email 或簡訊也會有幫助。
如果出席率太低，也可以透過事後提供錄製的內容來彌補。
參與線上活動需要基本的設備，如電腦、麥克風、網路攝像頭等，但是主辦方很難一一確認與會者都擁有可用的設備。如果是年紀比較大的與會者，甚至有可能不會操作這些設備。
以下整理線上活動失敗的常見9大原因，避開這些原因，可以更確保線上活動的成功。
線上活動是一種比較新型的活動型態，在新冠肺炎後才流行起來，因此，多數行銷人員在舉辦線上活動時是缺乏經驗的。
有些人用非常傳統的方式來舉辦線上活動，例如只是把線上活動當成線下活動的直播版本，這是非常危險的。
缺乏經驗的話，可以尋求專業線上活動平台的協助，有些平台能提供一站式的服務與諮詢，對沒有經驗的人會非常有幫助。
如果線上活動只是讓與會者坐在電腦前聽幾個小時的演講，那麼與會者將會非常容易感到疲勞及分心。
一個好的線上活動需要特別注意跟與會者的互動，包含透過問答、投票或是分組討論的方式，可以增加觀眾之間的互動。
有些行銷人員在規劃線上活動的預算時，會使用實體活動預算的思維，再加上活動平台的費用。
然而，舉辦線上活動還需要考慮技術支援、品牌、行銷等成本，來幫與會者創造更好的體驗，預算不足的話將會導致活動的失敗。
跟實體活動相比，線上活動需要更多的行銷跟廣告來吸引與會者，如果缺乏觀眾，那麼活動辦的再好也沒有用。
線上活動是以與會者為中心，讓他們加入已經不容易，但是如何讓他們留下來才是終極目標。
複雜的使用者介面將會讓與會者無所適從，進而產生放棄的念頭，所以使用者介面一定要愈簡單愈好，最好是點擊一下就可以加入。
視頻及音頻質量差是導致線上活動失敗的另一個主因，不管是麥克風品質不佳或是隔音效果不好，都會容易導致使用者提前退出。
因此，舉辦活動前務必要先測試所有的設備品質，並準備好備案，確保活動能順利進行。
好的內容是一個活動最重要的核心之一，活動缺乏好的內容就好像肉體缺乏靈魂一樣。如果內容太過簡單或者無聊，會讓與會者立即離開，所以找到好的演講者並提供對觀眾有價值的內容是非常關鍵的。
人們會參加活動的原因之一就是社交機會，如果線上活動缺乏互動性與交流機會，將會大幅降低活動所能提供的價值。
透過「虛擬活動大廳」的功能，就能讓參與者感受類似實體商展裡面能夠交流的機會，增加與參與者的互動性。
活動結束後，不但可以從與會者那邊獲得活動的反饋，同時也可以收集潛在客戶名單，進行後續的跟進銷售。
線上活動如果缺乏後續跟進這個動作，將會使活動成效大打折扣。