東華三院心理健康研討會
一個跨界別協作會議，匯聚近500名專家、學者和從業者，共同推動社區、職場和照顧者層面的心理健康的服務發展。
原有運作模式
客戶缺乏一個中央系統來管理活動的整個生命周期——從參加者資料收集和門票銷售，到參加者管理和簽到。完全依賴手動流程使他們極易出現頻繁的錯誤和運作瓶頸。
對於一個有近500名參加者（包括跨界別專家和政府官員）的會議，手動操作帶來了重大的資料錯誤風險、場地入口的長長人龍，以及在活動前後缺乏出席率可見性的問題。
三大營運難題
缺乏中央報名系統
參加者資料分散在多個試算表和電郵中，主辦團隊難以維護準確的報名記錄。手動輸入資料經常引入錯誤，需要耗費大量人力修正。
手動簽到和長長人龍
沒有QR碼或自動化驗證，工作人員必須對照名單手動核對參加者姓名——這個緩慢的過程在近500人的會議中造成了嚴重的入口排隊。
缺乏名牌打印能力
沒有現場名牌打印，主辦方必須預先打印所有名牌，對於即場報名、更改姓名和 walk-in 參加者——這些在會議環境中常見的情況——造成了後勤上的挑戰。
EventX功能實際應用
一次性設定即可將分散的流程轉化為順暢的自動化工作流程，處理整個參加者體驗。
自動化報名與確認
參加者通過簡潔的線上表格報名。提交後，系統自動發送附有獨一無二QR碼的確認電郵——消除了手動輸入資料和後續跟進。
極速簽到應用程式
活動當天，EventX的簽到應用程式驅動快速現場QR掃描。工作人員通過掃描手機上的QR碼在數秒內完成參加者處理——完全消除了手動核對、人為錯誤和入口處的長長人龍。
即時名牌打印
簽到後，參加者資料隨即以無線方式發送到熱感名牌打印機，即時製作個人化名牌。即場報名和臨時更改均可輕鬆處理，無需預先打印。
EventX消除了我們的營運煩惱，將分散的流程轉化為順暢的自動化工作流程。一次性設定即可處理整個參加者體驗——收集報名、觸發確認、並即時發送獨一無二的QR碼。
— 東華三院主辦團隊
活動現場
常見問題
EventX如何處理近500名參加者的報名？
EventX提供了響應式報名表格，收集參加者資料並處理任何所需的門票費用。附有獨一無二QR碼的自動確認電郵即時發送，無需手動跟進。
簽到流程是否足夠快以應付大型會議？
是的。EventX的簽到應用程式讓工作人員能在不到一秒內掃描參加者手機上的QR碼。配合並行運作的無線名牌打印機，參加者從排隊到取得名牌只需數秒。
EventX能否在活動當天處理即場報名？
完全可以。工作人員可以通過簽到應用程式直接登記即場參加者，即時生成QR碼並打印名牌——無需預先報名。