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用 QR Code 簽到：方便、快速、零接觸，辦活動從高效率的簽到方式開始

Written by Rosy Chen | Mar 17, 2023 11:04:47 AM

簽到是活動必備的流程，一場活動辦得好不好，簽到流程是否流暢是關鍵之一。

 

利用 QR Code 簽到，方便快速的簽到方式，讓你輕鬆解決報到人潮過多的問題，在活動一開始就讓與會者有良好的印象。

 

疫情下，QR Code 簽到也能減少接觸，不只提高活動的安全性，也可增加與會者參與活動的動機。


如何使用 QR Code 簽到？

QR Code 簽到主要有兩種方式：

 

  • 掃描活動方的 QR Code

活動開始前與會者掃描主辦方提供的 QR Code，連結至表單填寫基本資料後完成報到。 

這種簽到方式，與會者需要在現場填寫資料後才能入場。因此花費時間較多，可能不是那麼有效率。

 

  • 與會者專屬的 QR Code

主辦方事前就將與會者專屬的 QR Code 以電子郵件寄發給每個人，到現場時與會者直接出示 QR Code 給主辦方掃描，系統就會直接顯示簽到者資料。 

 

使用 QR Code 簽到的好處？

越來越多活動採用 QR Code 簽到，而不是傳統的紙本簽到。

 

使用 QR Code 簽到有這些優點：

  • 零接觸，降低感染風險

QR Code 簽到能讓與會者以零接觸的方式完成簽到。與會者可以更放心地參加活動，有助於提升活動參與率。

 

  • 加快簽到速度

與會者掃描 QR Code 即可通過，主辦方透過系統可以馬上獲得與會者資訊。不需要再另外花時間確認資訊，也就不會在入口處大排長龍。

  • 提升與會者好感度

流暢的簽到流程能讓與會者留下非常好的印象。尤其是科技或商業、學術交流相關活動，使用 QR Code 簽到能夠顯示主辦團隊的數位能力。

 

  • 彙整與會者相關資訊

讓與會者事先填寫報名資料，在報名完成後寄送 QR Code 到與會者的電子郵件， 簽到時主辦方就能馬上獲得參與人員的相關資訊。

 

  • 現場製作名牌

有些 QR Code 簽到 APP 還能連動印表機，在與會者完成簽到後，能直接製作名牌。

 

  • 寄發簽到確認通知

與會者掃描 QR Code 完成簽到之後，系統可以同時寄送email 或簡訊，和與會者確認報到資訊，或是寄發活動注意事項。

 

 

 

支援 QR Code 簽到的線上軟體與 APP

 

EventX

EventX APP（ iOS ／Android ） 

提供 4 種活動報到方式： QR Code 簽到、人臉辨識、姓名查詢和現場報到。主辦方只需要使用手機，就能快速建立自動報到系統。

 

圖片來源：自行截圖

 

VIP 貴賓簽到後，系統也會發送通知給接待人員，讓主辦方更容易辨識出 VIP 貴賓並提供尊爵的服務。

 

此外，EventX 也提供活動名牌即時印製的功能，在與會者完成報到後，系統就會連動印表機，將與會者名牌印出。

 

 

  • 是否需要註冊使用：是
  • 是否提供免費版本：是
  • 支援語言：英語、繁體中文、簡體中文、日文、韓文
  • 使用方式：
  1. 和 EventX 聯繫後登入帳號，可看到將要舉辦的活動，開始設定活動細節。EventX APP 會為使用者製作專屬的 QR Code。
  2. 主辦方可在 EventX APP 中設計客製化名牌。
  3. 報到時主辦方利用  EventX APP 掃描與會者的 QR Code 即可完成簽到。
  4. 透過 WI-FI 路由器可以和 Brother 印表機連動，立即印製與會者的名牌。

 

 

 

Eventbrite 

Eventbrite Organizer APP （ iOS ／Android ）

Eventbrite 提供給主辦方使用的 APP。主辦方可以直接使用手機販售活動票券，並且隨時管理票券銷售的情況。

 

在與會者簽到時，活動主辦方只需要使用 Eventbrite Organizer APP 掃描與會者票券中的 QR Code 就能完成簽到。

 

圖片來源：自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用：是
  • 是否提供免費版本：是
  • 支援語言：英語、法語、德語
  • 使用方式：
  1. 主辦方於 Eventbrite 註冊帳號後建立活動。
  2. 與會者報名後，會在電子郵件信箱中收到專屬 QR Code。
  3. 主辦方透過 Eventbrite Organizer APP 掃描與會者 QR Code 完成簽到。

OnArrival

OnArrival （ iOS ／Android  ）

OnArrival 是由 Cvent 所開發的 APP，除了提供 QR Code 簽到的功能外，在 OnArrival 中，主辦方可以隨時查看參加者的報到狀態，也可以取得活動數據，包括參與人數、參加者到達時間等等，讓主辦方更能掌握活動成效。

 

圖片來源：App Store

 

  • 是否需要註冊使用：是
  • 是否提供免費版本：否
  • 支援語言：英語
  • 使用方式：
  1. 主辦方在 Cvent 中製作與會者專屬的 QR Code，事先寄送到與會者的電子郵件中。
  2. 主辦方使用 OnArrival APP 掃描 QR Code 完成簽到。
  3. 與會者簽到時，主辦方可直接查看與會者的相關訊息。

Splash

Splash Host APP（ iOS ／Android  ）

操作頁面簡單，適合個人或小型活動使用。在 Splash 網站中設定活動後，可以選擇發送 QR Code 至報名成功者的電子郵件中。

 

圖片來源：自行截圖

 

主辦方透過 Splash Host APP ，可以直接掃描與會者 QR Code 完成簽到，並查看報到狀況。

 

圖片來源：自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用：是
  • 是否提供免費版本：是
  • 支援語言：英語
  • 使用方式：
  1. 主辦方透過 Splash 網站設定活動細節，QR Code 會在報名後隨確認信寄出。
  2. 活動當天簽到時，主辦方使用 Splash Host APP 掃描 QR Code 完成簽到。


Zkipster

Zkipster APP（ iOS／Android  ）

Zkipster 提供多種模板，包括創建活動頁面、製作與會者名牌，以及寄送的電子郵件內容，都可以簡單快速的運用 Zkipster 提供的模板來製作。

 

主辦方可以選擇將與會者專屬的 QR Code 在報名成功時附在確認信中寄發，或是將 QR Code 放在與會者的名牌上，在活動當天就能以 Zkipster APP 進行掃描。

 

圖片來源：自行截圖

 

Zkipster APP 也可以連動至印表機，在簽到同時將與會者名牌印出。

 

圖片來源：自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用：是
  • 是否提供免費版本：是
  • 支援語言：英語
  • 使用方式：
  1. 主辦方運用 Zkipster 模板，將 QR Code 置放於電子郵件中，事先寄送給與會者，或是放入與會者的名牌中。
  2. 活動當日由主辦方使用 Zkipster APP 掃描 QR Code。

Guest Manager

Guest Manager Check In APP（ iOS ）

主辦方能夠以多種方式將與會者名單匯入 Guest Manager 中，包括 Excel 表單匯入、電子票券售出後匯入等等。

 

Guest Manager 提供的模板中，主辦方可以自行設計，將與會者專屬 QR Code 附在電子郵件中，於活動開始前寄發。 

 

主辦方透過 Guest Manager Check In APP， 可以掃描 QR Code，並且取得活動報到相關數據。

 

圖片來源：自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用：是
  • 是否提供免費版本：僅初次使用免費（參加者最多50名）
  • 支援語言：英語
  • 使用方式：
  1. 主辦方將與會者名單匯入 Guest Manager 中，系統自動產出 QR Code 寄發到與會者電子郵件。
  2. 主辦方以 Guest Manager Check In APP 掃描 QR Code。

Google Sheet

Google Sheet 能將資訊快速整合，不需要安裝任何 APP，只需要使用手機掃描 QR Code 就能完成簽到。

 

除此之外，Google Sheet 結合擴充程式也能做出 QR Code 簽到系統，主辦方不需註冊或下載 APP，就能在活動中採用 QR Code 簽到的方式！

 

圖片來源：自行截圖

 

  • 是否需要註冊使用：否
  • 是否提供免費版本：是
  • 支援語言：多種語言
  • 使用方式 1：
  1. 主辦方在現場提供一個 QR Code 給與會者現場掃描。
  2. 與會者登入 Google 帳號，填寫表單中的個人資料進行簽到。
  3. Google sheet 自動將與會者填寫的簽到表單整理成 Excel 檔，方便主辦方進行資料蒐集與數據統計。
  • 使用方式 2：
  1. 以 Google Sheet 做出 QR Code 簽到系統。
  2. 利用 Yet Another Mail Merge 擴充程式，事先發送電子郵件給與會者，並且查看信件寄送後的狀態。
  3. 與會者出示電子郵件中的 QR Code ，主辦方利用掃描 QR Code 的軟體掃描即可完成報到。與會者資訊自動填入 Google Sheet 當中。

 

圖片來源：自行截圖

 

除了辦活動 還有哪些場合適合使用 QR Code 簽到？

QR Code 簽到可以應用在許多場合中，像是：

  • 公司上下班打卡

公司可在入口處擺放平板供員工掃描，或是給員工專屬的 QR Code，用掃描 QR Code 的方式打卡。

員工專屬的 QR Code 也可以取代員工識別證，免去製作識別證的工本費，減少公司的開銷。

 

  • 課堂點名

QR Code 簽到的方式點名，能讓老師快速掌握出缺席人數，大班課程不需要再一一點名。

 

  • 預約報到 

不管是餐廳、美容美髮業，或是旅館都能使用 QR Code 簽到，讓事先預約的客人在抵達時掃描 QR Code 完成報到。

預約客人不需要再排隊，或是額外花時間和櫃檯人員核對資訊，可以有更良好的消費體驗。

  • 健身房會員入場

目前健身房會員多半使用會員卡入場，使用會員專屬 QR Code 簽到，入場只需要掃描手機就能通過，高效率入場方式讓健身房感覺更高級！

 

  • 實體抽獎活動

公司尾牙或是展場要舉辦抽獎活動時，可以讓現場人員使用 QR Code 簽到 APP 進行登錄。

主辦方除了可以馬上蒐集到參與者的資訊，還可以讓系統同時寄發登記確認信，接著直接抽出幸運得主！

 
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