Virtual Event Planner ｜ 虛擬活動策展人的成功心法

在全球疫情帶來的變革下，許多事物都從實體轉移到了虛擬的環境。

尤其在活動舉辦方面，人們已習慣了 Virtual Event 的便利和效率，並且看到了其擴大參與範圍、節省成本等多方面優勢。因此即使疫情過後，Virtual Event 依舊持續吸引活動策劃者投入。

這也代表活動產業需要更多 Virtual Event Planner 的參與，本文將詳細解析 Virtual Event Planner 的工作，並解說 Virtual Event Planner 的成功心法！

Virtual Event Planning 是什麼？

Virtual Event Planning 提供了一種靈活、可擴展、可客製化的活動規劃方式，使人們能夠在虛擬環境中參與各種活動。

無論是商業會議、展覽、學術研討會還是娛樂活動，所有類型的活動都可以在虛擬平台上呈現，並帶給參與者豐富的活動體驗。

除了疫情的影響外，還有許多原因共同推動了 Virtual Event 的興起，包括：

• 全球化：Virtual Event 突破了時空的隔閡，使世界各地的參與者不再受地區限制，在線上共享一場活動。

• 網路技術進步：相關支援技術的發展成熟，使得 Virtual Event 的活動體驗日益豐富，可以媲美、甚至超越實體活動的效果。

• 線上社交：線上社交的普及使現代人越來越習慣在網路上與人交流，而這種習慣也轉移到活動參與方式上。

• 永續性：比起實體活動，Virtual Event 減少了交通、飲食、場地等多方面的碳排放，對環境的影響也降低許多，有助於提升整體的 Sustainability。

Pros and Cons of Virtual Events

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Pros

• 財務與時間效益：實體活動通常需要場地與相關後勤支援，這些都會帶來額外的費用，而 Virtual Event 則可以大大減少這些成本支出。
  
  另外，Virtual Event 也解決了參與者在時間上的限制，可以是 Anytime、Anywhere，不再需要長途跋涉或因時差調整自己的日程。

• 擴大參與規模與多元性：Virtual Event 不受地點限制，可以吸引更廣泛的參與者投入，為參與者的背景與經驗提供更多可能，進一步提升多元化與全球化。

• 豐富互動性功能：Virtual Event Platform 提供了各種可以提高參與者互動性的工具，如： Video Chat、Chat Room、Q&A 等等，使參與者的參與度提高，也使得活動體驗更加深入和有意義。

Cons

• 較高的技術要求：Virtual Event 的舉辦依靠各種技術與平台，需要參與者具備一定的技術能力和設備。同時 Event Planner 也要熟悉這些技術，並有能力應對可能的技術問題。

• 專注力問題：Virtual Event 可能面臨參與者專注力較低的問題，因為虛擬環境相較於實體活動更容易受到外界因素的干擾。因此 Virtual Event Planner 需要設計更吸引人的活動內容，用以保持參與者的注意力。

• 網路連接問題：穩定的網路連線是虛擬活動成功的 Key Point，然而在某些地區和環境，取得穩定的網路連線時可能會遇到困難，直接影響參與者的活動體驗和互動效果。

Virtual Event Planner 的角色是什麼？

Virtual Event Planner 扮演了各種重要的角色，並負有多項核心職責：

• 與客戶溝通協調：Event Planner 需要與客戶緊密合作，理解客戶的需求和期望，確保 Virtual Event 能夠符合他們的目標和規範。

• 應用虛擬活動平台：Event Planner 需要熟悉和應用各種 Virtual Event Platform，並具備一定的技術知識與能力，解決可能發生的突發狀況。

• 策劃活動內容：Event Planner 需要負責整個活動的策劃過程，包括設定活動的目標、規劃活動的流程、選擇適合的互動方式等。

• 監測活動進行：活動進行期間，Event Planner 需要實時監控活動的進行情況，並適時調整活動的方向或流程、收集各項數據（例如：參與度、客戶意見等）、記錄突發狀況，作為改善未來活動的參考。

• 評估活動成效：活動結束後，Event Planner 需要評估活動的效果、收集資訊，並根據相關資訊調整未來活動的規劃。

Virtual Event Planner 必備的技能與知識

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Virtual Event Planner 需要具備以下特定的技能與知識，是舉辦 Virtual Event 的成功要素：

• 專案管理：確定活動的時間表、分配資源、協調不同的任務，以確保活動的順利進行。

• 創意策劃：Virtual Event Planner 需要具有創新思維和良好的策劃能力，並不斷尋找新的活動形式，提供參與者豐富和獨特的體驗。

＊延伸閱讀：EventX 教你虛擬活動怎麼玩

• 數據分析：為了評估活動的效果， Virtual Event Planner 需要具備數據分析的能力，包括從活動中收集數據，以及用數據來評估活動的成效，指導未來的活動規劃。

• 網路相關技術：由於 Virtual Event 主要在線上進行，所以需要熟悉各種網路技術和 Event Platform。包括如何使用和操作 Event Platform ，以及如何解決可能的技術問題。

• 多元行業知識：Virtual Event Planner 需要對不同行業的需求和趨勢有深入的了解，才能更好地理解客戶的需求，並為客戶提供最適合的活動策劃。

如何成為一名優秀的 Virtual Event Planner？

要成為一名優秀的 Event Planner 除了需具備上述的基礎技能與知識外，以下途徑也可提供進一步精進的方向，也是不可或缺的成功心法：

• 持續學習和培養相關技術：積極學習相關技能，如專案管理、數據分析和網路技術等，能增進自身專業能力。除了基礎技術，更要學習如何運用最新的 Virtual Event Platform。

• 參加相關培訓課程和 Workshop：相關培訓課程與 Workshop 可以讓您更了解最新的 Event Planning Strategy 和工具，並提供實踐機會，增進專業技能。

• 與其他專業人士交流：透過與其他 Virtual Event Planner 或行業專家的交流，可以學習他們的專業見解和成功案例，進而增強專業的策劃能力。

• 隨時關注科技和產業趨勢：Virtual Event 正在迅速發展，持續關注最新的科技趨勢和行業變化，能幫助在 Event Planning 的過程中保持創造性、前瞻性、與競爭力。

Virtual Event Planner 如何規劃流程？

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Virtual Event Planner 可以 Follow 以下流程，更高效規劃活動：

1. 定義 Virtual Event 的目標

在規劃任何 Virtual Event 的流程中，第一步必然是對活動目標有清晰、明確的定義。

這個目標要能作為整個活動策劃、組織和執行的指導方針，並影響所有後續決策，包括選擇平台、規劃活動流程和選擇工具等。

而目標的制定可以相當多樣化，例如：增加品牌知名度、推動產品銷銷售、進行學術交流或是提供教育訓練。

為了達成活動目標，Virtual Event Planner 需要根據活動的特性和目標制定相關的 KPI。舉例而言，如果活動目標是增加品牌知名度，則可能包括參與人數、觀看時間、以及分享次數等。

透過績效策略的制定與追蹤，能夠幫助 Virtual Event Planner 更有效地監測活動的進行並評估活動成效。

2. 選擇 Virtual Event Platform

Virtual Event Planner 需要將活動的特性、目標、以及客戶與參與者的需求納入考量。另外，也必須考慮以下四點重要因素：

• 功能齊全：Event Platform 必須具備能支援活動順利進行的所有必要功能，如即時互動、視訊會議或者資訊分享等等。

• 安全性高：Event Platform 需要能夠保護參與者的隱私，並防止未經授權的訪問。

• 互動性強：一個具有高度互動性的 Event Platform 能夠增強參與者的參與感、提升活動整體效果。

• 使用者友好：Event Platform 的使用者介面設計應該要 User-Friendly 並支援多平台，讓參與者能快速熟悉並使用。

3. 規劃最佳的活動流程與 Schedule 

規劃時需要考慮活動的性質與目標，例如：在學術研討會中，需要預留足夠的時間讓參與者進行深入的討論與問答環節；在線上藝術展覽中，需要規劃出充足的時間讓參與者可以瀏覽展覽。

另外，也需要考慮參與者的時區與時間限制。例如：如果參與者來自世界各地，需要選擇大多數人都可以接受的時間來舉行活動；如果參與者大多是上班族，則需要避開上班時間舉行活動。

合理的規劃時間和節奏可以確保參與者在活動中保持最佳狀態，並提升參與度及整體活動效果。

4. Virtual Event 技術和工具的選擇

根據活動的形式、目標、受眾群體來選擇相關的工具與平台，例如，如果活動性質需要大量的互動功能，可能需要選擇提供 Chat Room、投票和即時反饋等功能的視訊會議平台；如果活動需要展示大量的視覺資訊，可能需要選擇支援高清視訊和豐富多媒體內容的平台。

另外，需要測試和確保所選擇的技術和工具的可靠性、兼容性和易用性，不能假設所有的參與者都有高超的技術能力，因此選擇易於使用且用戶友好的平台和工具是非常重要的。

同時，也需要確保這些工具在大多數的裝置和作業系統上都能運行良好，以確保所有參與者都能無障礙地參與活動。

5. 有效的廣告和推廣 Virtual Event

Virtual Event Planner 在制定行銷策略時，必須深入瞭解 Target Audience 的偏好和行為，進一步決定如何有效的吸引他們，選擇最精準的廣告投放方式。

同時，創建一個專屬活動的網站或是網頁也非常重要，網站可以方便地整合關於活動的所有訊息，如時間、場所、Schedule 等等，且在網站中可以透過有吸引力的視覺設計元素搭配報名連結，激起參與者的興趣並達到口碑行銷的效果。

6. Virtual Event 的執行與監控

在 Virtual Event 的執行與監控環節，Virtual Event Planner 需要協調所有 Stakeholders，並對活動期間的數據與指標進行監測與記錄。

透過 Virtual Event Planner 專業的監控與協調，能夠確保 Virtual Event 的順利進行，並從中收集到寶貴的數據和經驗，不斷優化和提升未來活動的規劃與實施。

7. 評估活動成效和獲取 Feedback

 在 Virtual Event 結束後，為了驗證其成效並汲取寶貴的經驗教訓，對活動的全面評估與反饋獲取就顯得尤為重要。而評估方式可以由以下三方面切入：

• 績效指標：評估是否有達成 KPI，例如參與者的反饋、目標達成情況，以及活動的成本效益等，從這些數據中，可以瞭解活動的實際效果與初訂目標之間的差距，並找出原因進行調整。

• 活動數據：通過深度解讀參與者的行為數據，例如在活動中的互動情況、觀看時間、留言反饋等，能夠分析出參與者的需求和喜好，從而改進活動內容和形式。

• Feedback：實質的反饋可以提供我們直觀的用戶體驗資訊，幫助我們理解什麼地方做得好，哪些地方還有提升的空間。

透過這些評估活動成效的方法，Virtual Event Planner 將能夠收集到有價值的數據和建議，並根據這些訊息，進一步優化未來的活動規劃和實施。

Virtual Event Planner 要注意什麼？

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此部分由前文中整理出了 Virtual Event Planner 在計畫活動時，需要特別注意的五大要點： 

• 瞭解參與者：受眾分析與定位

透過市場調查與分析，把握目標受眾的需求、興趣和偏好，包括他們希望在活動中獲得哪些資訊、以及活動參與方式和互動模式的偏好等等，這些訊息將成為 Virtual Event Planner 制定吸引人的活動內容和設計互動方式的基礎。

• 最大化平台功能：根據需求選擇 Virtual Event Platform

不同的 Virtual Event Platform 將影響活動提供的互動體驗種類，以及活動的可行性和規模。在選擇平台時，必須考慮到活動的需求和目標，例如需要支援大量人同時在線的平台，或者具有豐富互動功能的平台等。

• 互動是關鍵：虛擬互動元素的設計與創新

互動性是提升參與者體驗的關鍵，所以需要設計吸引人的互動元素，例如虛擬展覽、即時問答、網路聊天室等等。

互動元素不僅能夠促進參與者之間的交流與互動，也能讓參與者更深入的了解活動的主題和內容。

• 保護參與者：資料安全與隱私問題的解決策略

Virtual Event Planner 必須確保 Platform 和相關工具的 Safety，以保護參與者的個人訊息和數據，並遵守相關隱私政策與法規，對數據蒐集、儲存和使用進行合規管理。

• 權衡投入與產出：預算和資源管理

Virtual Event Planner 需要考慮相關技術、設備、平台費用、行銷與宣傳、人事等方面的費用，並在有限的預算與資源內，盡可能的實現活動目標。

結語

每場 Virtual Event 都有其獨特性，對於 Virtual Event Planner 來說，不斷學習、創新，才能將每場活動辦得更加成功。歡迎關注由 EventX 所提供的活動舉辦歷程分享與教學，追求卓越的活動成效。