為什麼需要 Event Planning Template?

Event Planning Template 是 Event Planner 的重要工具，可以幫助他們迅速了解活動，並且未雨綢繆，更有效率的規劃各式活動：

• 優化活動內容：根據活動目的規劃出更適合的活動內容。

• 預先排定時程：根據活動舉辦的時間排程工作內容。

• 提升空間規劃：根據活動舉辦地點，預作空間規劃，進行更有效的空間利用。

• 明確任務管理：確保活動的每個環節都能被充分考慮與管理。

• 及早發現問題：更容易應對 Event Planning 時可能會出現的問題與挑戰。

製作 Event Planning Template 要考慮到什麼？

Event Planning Template 中需要包含 5 個基本要素：

1. 活動的目標：舉辦活動的目的，可能是展示新品、促進交流等。

2. 目標受眾：活動是為誰舉辦？希望吸引哪些人前來參加？

3. 活動時間表：活動舉辦的詳細日期、時間與地點。

4. 預算與支出項目：活動總預算有多少？羅列支出項目並進行預算分配。

5. 活動人員分工：列出清楚的人力分工，明確標示每項任務的負責人員。

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如何製作 Event Planning Template？

在製作 Event Planning Template 時，可以利用傳統的 Excel 進行製作，或是採用具有共同編輯功能的 Google Sheets。

想更快速的製作，也可以直接使用本文提供的 Event Panning Template，不需要再額外花時間排版，將更多時間用在 Event Planning 上。

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需要注意的是，無論使用何種工具，都要記得將上一段的 5 個要素包含在內，才會是一份完整的 Event Planning Template。而依照下列步驟進行，就可以完整的將這些要素都考慮進去。

圖／Image by Freepik

一、檢視活動概況

在 Event Planning Template 中需要彙整活動的主要資訊，包括活動的名稱、日期、時間、地點、主辦方等。

最重要的就是定義活動目標，包含訂定活動的 KPI，像是參與人數需達到 100 人次。若規劃舉辦商業活動，也可以訂出活動的商業模式，包括該如何獲利、如何取得贊助等。

簡單來說，整理出活動概況資訊，可以幫助 Event Planner 進行初步的 Overview，以便於後續活動的規劃。

二、瞭解活動受眾與活動定位

Event Planner 需要事先了解活動的 Target Audience 與活動的定位，來幫助他們掌握受眾的需求和期望。

利用這些相關訊息，活動可以圍繞著受眾的需求，規劃活動整體風格、活動規模大小以及活動內容，有助於提升活動滿意度，也更能朝活動的目標前進。

圖／Image by Freepik

三、規劃預算

在活動預算規劃的區塊，需要羅列活動的預計支出項目，包括場地租金、裝飾、餐飲、活動宣傳、人員支出、講者演講費等。

而在列出支出項目後，可以衡量各項支出是否必要，再將預算妥善地分配至各項目當中，日後也能便於預算上的管控。

如果是屬於商業活動，則另需考慮活動相關收入來源，像是贊助收入及廣告收入等，用以衡量活動的收入與支出比例是否適當。

四、規劃時程

活動的 Timetable 部分需要包含活動的主要階段、各項任務的完成時間以及重要的 Deadline。Event Planning Template 中的時間表越是詳細，越能幫助 Event Planner 追蹤活動的進度，確保所有任務都能在預定的時間內完成，提升團隊工作效率。

五、工作人員分工

各細項活動內容，都需要確定誰是主要的負責人，並確保其餘工作人員了解自己的角色、權限與責任。明確的分工可以確保活動順利進行並避免出現重複工作或工作遺漏的情況，有利於整體活動的進行。

六、確認供應商、贊助商、講者安排

於 Event Planning 的過程當中，通常都需要與 Supplier、Sponsor 或講者進行合作。因此，在這一步驟最重要的是，全盤了解所有利益相關者的需求。

利益相關者不只是活動參與者，還包括這些 Supplier、Sponsor 或講者。透過 Event Planning 溝通並確立他們的需求與所負的責任，盡可能地與活動相關者都達成共識，才能夠完善的進行活動的規劃。

七、活動場地預訂

在活動場地的選擇上，需要確保活動場地的大小、地點、設施能夠符合活動的需求，並且能夠在預定的時間使用該場地。

更重要的是，場地租金、裝飾成本等支出都需要符合預算限制。經過通盤考慮後再決定適合的活動場地，並及早進行預訂。

Event Planning Template 模板

依照不同的活動種類，可以製作出多種 Event Planning Template 模板，以下是現成的模板可供取用參考：

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活動規劃總表

圖／JKL SEO 團隊

活動預算表

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活動時間表

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