活動企劃書範本：做出最實用的活動計畫

什麼是活動企劃書？

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活動企劃書指的是規劃活動的文件，它包含了活動目的、流程、宣傳、預算、效益等不同方面的細節。

在正式執行活動前，完整的活動計畫是必不可少的，因為舉辦一場活動需要做的事情瑣碎又複雜，包括活動發想、時間規劃、團隊合作、控制花費等等，而活動企劃書的功用就是統整這些事項，把各種任務完整、簡要的列出來。

雖然每場活動的規模大小、目的、形式都不一樣，可能是學校宿營、社團展演、公司會議、尾牙等等，但活動企劃書的主要內容和功能卻是一樣的。

了解撰寫方式和重點，就可以根據範本做出高品質的企劃書，讓各類活動都能舉辦成功。

活動企劃書的好處

• 統整活動細節：列出代辦事項和時間，減少混亂，讓活動更明朗。

• 增加效率、減輕壓力：在明確列出需要做的事情之後，活動的溝通和執行會更有效率，團隊間溝通更順暢，減少不確定性帶來的壓力。

• 增加彈性：遇到問題時可以快速的調整企劃書內容。

• 提高活動成功率：在實際舉辦活動前，把目標、流程、預算、可能的狀況都先分析過，制定出最適合的策略，增加活動成功的機率。

• 未來活動的參考範例：在活動結束後，企劃書也可以當成下次活動的參考，讓活動越辦越好。

製作活動企劃書常見的盲點

在製作活動企劃書時，多數人會覺得要把計劃內容寫得非常詳細，這樣才是好的企劃書。

但並非如此，活動企劃書的目的是幫我們規劃、整理思路，而不是把活動搬到紙本上寫一遍，更何況你的主管或客戶、贊助商，根本沒時間看這麼瑣碎的企劃書。

所以，對一份出色的企劃書來說，邏輯清晰、規劃可行、內容簡單才是要追求的重點。

撰寫活動企劃書之前

舉辦活動是一件複雜的工作，在撰寫活動企劃書之前，有一些事前的準備任務需要完成。

一、確定活動形式

隨著科技進步，現在舉辦活動有更多的可能性，除了傳統的實體活動以外，更多了線上活動、混合式活動等選擇，各有不同的優缺點。

• 線上活動：從 Google Trends 上可以明顯看出，在疫情影響下，線上活動是近幾年的趨勢。

線上活動不受空間限制，不管身處何地都可以參加活動，不用擔心場地、交通、人力、天氣問題，更可以大大降低活動成本。

• 實體活動：近幾年受到疫情的影響，實體活動數量減少，然而隨著疫情慢慢穩定，實體活動逐漸回歸。

實體活動雖然比線上活動更加複雜、需要準備的事項也更多，但它同時有許多優點，實體活動能夠讓參加者有更深刻的體驗，不僅促進參加者之間的連結、同時也讓企業與客戶的關係更緊密、提升品牌知名度。

• 混合式活動：混合式活動結合了線上和實體活動，提供參加者更多選擇。

參加者一方面可以選擇實體活動，獲得印象深刻的活動體驗，同時與活動現場的其他人進行更深入的交流；如果時間或交通無法配合實體活動，也可以選擇線上參與，不會因此錯過活動。

二、確定活動企劃書的提案對象

除了活動的形式不同，目的和對象也會不同。

在寫活動企劃之前，首先要確認這份企劃書的提案對象，也就是這份企劃書要給誰看？是提案給客戶、贊助商，還是給公司內部的工作團隊？活動企劃書的內容，可以根據不同的對象調整成合適的內容。

• 向客戶提案：如果你今天是一間活動企劃公司，要提案給客戶，那在預算和效益評估的部分可能要更謹慎，這是客戶最能直觀感受到成果的地方。
• 向贊助商提案：如果目標是爭取贊助商合作，那在完整的活動規劃外，企劃書也可以列出企業合作方式和費用，讓贊助商了解彼此合作的成效。
• 向公司內部提案：如果今天這份企劃的主要對象是公司內部成員的話，在工作分配和時程規劃上可以寫得更完整，並確保活動目標和公司整體目標相同，獲取內部成員的信任。

區分企劃書不同的形式和對象，才能夠寫出符合需求又完善的活動企劃書。

三、市場調查

辦活動之前，市場調查是不可或缺的。

什麼樣的活動是現在流行的？目標客群會對什麼感興趣？什麼類型的活動已經辦太多次了？你的競爭者是誰？

好的市場調查可以分析競爭者和市場風向，幫助品牌確認自身定位。

唯有了解大環境，活動才能符合市場需求，提高成功機率。

四、利用 5W2H 進行發想

做好了事前準備，腦袋卻還是一片空白的話，可以試著回答以下幾個問題，利用 5W2H 的方法來幫助活動發想。

活動企劃書的重要欄位

不管是什麼類型的活動，需要考慮的面向都很多。按照以下幾個重要欄位來撰寫，便可以完成一份完整清楚的活動企劃書。

活動目標

在寫活動企劃書時，第一個要確認的就是活動目標。

先思考幾個問題：

• 為什麼要辦活動？
• 什麼是你心目中成功的活動？
• 你希望透過活動獲得什麼？
• 活動結束後，參與者會獲得什麼？

這些問題可以幫助確定活動想達成的目標，也可能是增加品牌知名度、提高銷售額、加強品牌與顧客的連結等等。

活動目標是企劃書的指導原則，像是海上的燈塔，船隻必須朝燈塔前進才能安全上岸。辦活動也像開船，目標可以穩定基礎、確定方向，使活動順利到達終點。

另外，在撰寫企劃書時，要常常回過頭思考活動目標，抓住目標的大框架，才不會寫著寫著就離題了，或是太注重細節而忘記主要的原則。

活動參與者

舉辦活動一定要有人來參加，但誰最適合參加活動？如何吸引目標對象？目標受眾就是那些「企業希望能夠來參加活動的人」。

怎麼樣找到目標受眾呢？

1. 了解自身的品牌定位和活動目的，先知己後知彼。
2. 根據第一個步驟的結果來篩選目標對象，深入研究他們的性別、年齡、興趣、社會地位等等。了解參與者之後，活動才能精準的對應參與者的胃口，達成活動的目標。

企業不可能邀請所有人來參加活動，也不是所有人都對活動感興趣。確認目標受眾的重要性在於幫助制定行銷策略、節省預算、不浪費力氣在其他不相干的客戶上。

活動流程

這個欄位包含了活動舉行的時間，以及活動進行的流程表。

活動流程提供一個清楚的時間規劃，什麼時間要做什麼？它的優點在於，讓活動的工作人員和參加者都可以了解各時段的活動內容，做好準備，確保活動進行順利。

在安排活動流程時，除了時間和活動項目之外，也可以加入活動簡介、主持或嘉賓、備註事項等等，讓人可以馬上了解活動狀況。

活動場地和設備

除了時間，地點也是必須的考量事項。

• 實體活動：實體活動的地點最好提早確認，如果是大型活動，預計參加人數多的話，半年到一年前就要租借大型場地，中、小型活動也要提早1～2個月預約場地，才不會沒有合適的地點。

預約場地時，要記得綜合活動時間、人數、進行預算的考慮，找出合適又能節省預算的方案。

• 線上活動：建議以單一平台來舉行線上活動，如果利用兩個以上的平台，容易造成參加者的不便和混亂。

在選擇線上平台時，記得確認平台操作的便利性和流暢性，直播音訊和畫質如何？需要註冊登入嗎？是否能問答、分組交流？能夠容納多少參加者？畢竟對線上活動而言，選擇好的平台就是成功的一半。

工作分配

無論是活動前、中、後，都需要工作團隊一同配合、負責各自的任務，才能使活動成功。

再進行工作分配時，可以分成七種角色：

• 活動領導：擔任整個團隊的領導者，發想活動內容，負責最終決策。
• 活動行政：管理日常的行政工作，各部門之間的協調。
• 行銷宣傳：發想行銷方式、宣傳活動，為活動帶來更多關注。
• 財務管理：負責預算管理，財務、營收的相關問題。
• 視覺策劃：為活動設計主視覺，例如海報、手冊、贈品等等。
• 場地設備：負責活動需要的各種物品、場地、飲食等。
• 技術人員：如果是大型的活動，或是線上、混合式活動，需要有熟知科技操作的人員，處理活動的設備和突發狀況。

做好工作分配，管控各項任務的進度和狀況，可以確保活動順利進行。

活動宣傳

在流量為王的時代，行銷宣傳是活動成敗的關鍵。

行銷的目的是吸引目標對象，讓他們知道這個活動，同時增加他們參加活動的意願。在說服目標對象之前，可以先分析活動的 UVP（獨特價值主張Unique Value Proposition）。

UVP 獨特價值主張指的是活動能為參與者帶來的獨特價值。

舉辦活動必須先了解目標客群的需求和痛點，站在參與者的角度提出問題。

例如：

• 參與者感興趣的是什麼？
• 活動可以帶給參與者什麼？
• 這個活動有哪些無可取代的價值？
• 品牌對參與者來說有什麼優勢？

分析 UVP 對活動行銷是一大利器，它能夠確保活動符合參與者的需求，當活動對參與者來說價值越高、越具競爭性，活動行銷也會更加容易。

在了解活動對參與者的價值之後，就可以開始進行宣傳工作，隨著各式各樣的媒體發展，行銷手法越來越多元，品牌需要考慮的情況也更加複雜。

以下是一些可以參考的行銷方法：

• 在社群媒體上宣傳活動
• 架設專屬活動網站，在上面發布活動相關訊息
• 找尋名人網紅幫忙宣傳
• 在各類網站或 App 付費打廣告
• 推出活動的促銷方案，例如：早鳥票、團體票等等
• 舉辦抽獎、提供贈品
• 寄 Email 給既有或潛在客戶
• 發布新聞稿或聯絡媒體報導
• 與贊助商合作進行活動推廣

贊助廠商

舉辦大型活動時，品牌很難一手包辦所有事情，也可能面臨預算不足的問題，因此，贊助商是非常重要的。

贊助商的加入可以減輕主辦方的負擔，它通常也是活動預算的重要來源。

「贊助」就是一種交換價值的關係，贊助商提供活動資金、場地、抽獎品等，而主辦方提供曝光宣傳的機會、或是其他贊助商需要的東西，一起創造雙贏的局面。

主辦方可以利用以下八種方法來獲得贊助商：

• 提供活動的細節：告訴贊助商活動的目的、目標受眾等，當贊助商了解雙方的目標或受眾一致時，獲得贊助的機率會大大提高。
• 提供贊助商好處：既然贊助的目的是交換價值，那不妨站在贊助商的角度思考它需要什麼。例如：在活動的物品上加入贊助商的商標、在社群媒體上宣傳贊助品牌等。
• 提供更多選擇性：贊助有很多種方式，主辦商可以提供許多方案給贊助商，不一定都是金錢、也可以是一些抽獎品，贊助商可從中選擇低風險的方案。
• 與成熟的企業聯手：如果主辦方是新創的小公司，可能難以取得贊助商的信任，這時候可以選擇與其他更知名企業合作舉辦活動，可以提高贊助商的信任程度。
• 對贊助商進行研究：透過研究潛在贊助商的理念、客戶、產品、商業活動等，可以確認誰是適合的潛在贊助商，提供有吸引力的贊助方案。
• 利用數據說服贊助商：口出無憑，數據才是最好的證明。在爭取贊助的時候，可以提供對方活動效益的數據，利用數據來贏得贊助。
• 在對的時間聯絡贊助商：尋求贊助也要看時機，根據專家表示，5、6、9 月是市場銷售額提高的月份，更容易獲得贊助；而 11、12 月則是機會較小的月份。
• 找出正確的聯絡對象：各公司有自己負責活動贊助的部門，找出誰是負責人，聯絡對的人才不會讓計劃被打槍。

找到合適的贊助商後，記得保持溝通，維持良好的合作關係。如果這次活動合作愉快，下次舉辦活動時，它們也有很大的機率會再次贊助。

預算

辦活動當能不能只是空談，而在實際執行時，資金多少就很重要了，畢竟，有錢才好辦事。

撰寫企劃書時，建議儘早列出預算，因為預算分配會決定接下來的活動細節，包括場地、飲食、設備、行銷方式等等，也對後續活動效益的計算非常重要。

在規劃預算時，可以從大的支出開始，譬如場地、設備的租借，行銷預算、或是嘉賓、講者的費用，最後再詳細列出其他小的支出。別忘了在活動進行的同時，按照實際情況更新預算表。

另外，規劃預算時記得預留 15～20 % 作為備用資金，防止突發狀況發生。

預期效益

比起活動目標，活動效益是更加具體的數據和指標。

設定活動 KPI （關鍵績效指標）可以確保活動進行順利，遇到問題時也可以及時發現和調整，並讓團隊負起各自的責任，朝同一個目標前進。

在設定預期效益或 KPI 時，可以利用 SMART 方法來制定目標：

效益是衡量活動是否成功的關鍵。撰寫活動企劃書的第一步就是制定活動目標，而確認活動目標後，下一步就可以一並確認預期效益，這兩個部分是緊密相關的，代表了活動所要前往的方向。

活動備案

準備的再詳盡，總會有意外發生的時候，因此必須有活動備案，防止計劃趕不上變化。

據統計，有32%的人會因為一次糟糕的活動體驗而疏遠品牌，有此可知備案的重要性。

在安排備案時，可以將活動項目區分為固定因素和變動因素。

• 固定因素是無論如何不會更動的部分，包含：活動目標、目標客群等。
• 變動因素則是會隨條件變化的部分，包含：活動地點、流程等。

備案是針對變動因素進行規劃，戶外活動碰到下雨怎麼辦？某嘉賓沒有來誰可以替代？現場設備突發問題怎麼處理？為可能的問題提供 Plan B，才能確保活動萬無一失。

完善活動企劃書的技巧

資訊圖表化

如何讓你的活動企劃書脫穎而出？可以嘗試把複雜的資料簡化，做成資訊圖表（Infographic），讓企劃書更一目瞭然。

比起大段文字，圖表可以幫助閱讀者快速理解活動企劃的內容，對現代人的閱讀習慣而言非常重要。

資訊圖表有很多種類型，例如，在活動時間的欄位裡加入活動流程的甘特圖、在活動參與者的欄位裡利用圓餅圖來分析目標客群的組成，或是在利用折線圖的方式表現活動效益，這些都可以幫助活動企劃書更上一層樓。

善用活動軟體工具

辦活動要處理的事務包山包海，況且有時候事情一多，忙起來就容易忘東忘西，各種突發狀況更是讓舉辨活動變得麻煩又複雜。

這時候善用活動軟體工具就非常重要了！

利用線上活動管理系統 （Event Management Software) 來舉辦活動，可以整合參與者的資料、規劃活動的時間安排、整理活動的各項數據，如果是線上或混合式的活動，還可以利用平台進行直播、互動，不僅對參與者來說更加方便、對主辦方來說也節省時間和精力，讓辦活動變得更加簡單方便。