活動舉辦經理、活動籌辦者 (Event Planner) 都做哪些事？

活動經理是什麼

活動經理是規劃、協調、管理各種活動或會議，並負責每個細節的人。

他們是活動的靈魂人物，整場活動從頭到尾都需要活動經理的參與。

• 活動前：計畫活動內容、聯絡廠商等
• 活動中：確認流程、規劃會場的安全動線等
• 活動後：的場地復原安排、滿意度調查等

活動經理的不同職稱

活動經理在各個公司可能會有不同的職位名稱，像是：

活動策劃者、活動製作人、活動經理、活動協調者、活動總監 等。

但其實點進求職網站的職務需求一看，可以發現這些職位需要的專業技能、證照，甚至學歷與科系要求都是差不多的，實際的工作內容也可能重疊，那為什麼要區分這些不同的職稱呢？

最大的差異，就在各個職稱的「主要工作內容」 跟 「活動／會議中的角色」不同。

另外，這些職位也有入門級、進階級的差異。

像「活動協調者」，通常會是活動相關產業的入門工作，主要負責幕後工作及瑣碎的事情，從整理賓客名單、安排場地的清潔人員、到聯繫供應商都會由他們支援。

而「活動總監」，通常會是這個產業的最高職位，也是替整個會議及活動做出重要決定的人，像是當有意外事件發生時，活動決定直接取消、還是之後延期再辦等。

活動經理都做哪些事

1. 計畫活動內容與細節

活動經理最主要的工作內容，就是要規劃一場活動或會議。

不但要設計活動的內容跟細節，還要確定它們有符合客戶的要求，並且達成活動目標。

最初發想活動時，可以用5W1H的方式規劃活動基本設定，再逐漸決定細節的項目，包含：

• 基本資訊：時間、地點、活動形式、流程安排等
• 瑣碎細節：合適的餐食形式、場地的交通方便度、氣溫因素影響等
• 評估活動的各項指標並改善：包含可行性、執行困難度、目標一致性等。

以舉辦同樂會為例，要決定基本的時間、地點、人數、主要活動內容等。

再來決定活動細節：決定有幾個表演、表演者要同學之間選拔還是請厲害的藝人、要不要有抽獎活動、主持人要找誰、點心要自己帶還是班上集資一起購買、教室要不要特別裝飾等等。

接著要考慮這些活動有沒有辦法做到？跟一開始辦活動想達成的目標一樣嗎？

2. 聯繫、溝通各家廠商，並敲定活動場地

活動經理要聯繫，並與合作廠商溝通、洽談合約，包含餐食供應商、主持或攝影團隊、會場布置公司、交通車等。

以舉辦同樂會為例，如果要提供飲料跟點心，要收集不同店家的資料並比較：確認哪一間超市有賣、有沒有提供外送服務、相同條件下哪間超市的價格比較實惠、如果是長期合作有沒有特別優待？

另外，尋找合適的場地也是活動經理的重要工作之一，需要確認的項目包含：

• 設計的活動內容與場地環境的合適程度
• 活動人數與場地大小的合宜程度
• 場地空間的友善度（無障礙空間、廁所數量）
• 停車場空間
• 場地費用（包含押金、退款等）

以舉辦同樂會為例，如果想玩團康遊戲，要找找看哪一個教室的空間大小最適合玩大風吹？

如果有砸鮮奶油蛋糕到身上的活動，要確認教室的規定與特色：這間教室能不能飲食？教室附近的廁所距離近嗎？數量夠不夠多？

3. 制定與管理預算

規劃活動預算，藉由預估活動中可能出現的花費，管理活動整體的金錢支出，可能包含：

• 活動前：行銷、設計等
• 活動中：場地（佈置）、娛樂（藝人、演講者、DJ等）、餐食等
• 活動後：工作員工薪水
• 其他雜支

接著分配預算比例。以舉辦同樂會為例，要先算好手上可以運用的資金有多少？預算的分配想要注重在哪個部分？

例如如果想要買高級點心，就不能請大咖樂團表演；如果想請當紅樂隊主場、餐食預算就要相對降低等等。

除此之外，也要評估支出項目是否符合活動目標。

如果同樂會目的是展示同學作品、增加彼此的交流機會，結果把大部分的預算花費在購買高級龍蝦餐盒，使展示作品區的設備不足、沒有架子可以擺放作品，那就模糊了同樂會的舉辦焦點，表示這個預算的分配沒有符合活動目標。

另外，活動經理還可以藉由挖掘贊助商，來增加活動收入、預算，甚至增加活動的可信度。

有時活動的經費可能礙於客戶預算不高，這時活動經理可以利用挖掘贊助商，與廠商合作，增加活動的經費。

例如在同樂會活動中舉辦抽獎活動，獎品和某洗髮精廠商合作，獎品由廠商提供，同樂會則適度幫助宣傳品牌，達成雙贏的局面。

最後，活動經理要制定收支明細，掌控每項支出的原因、必要性及整體比例，嚴格管理預算，讓活動的每筆經費都能花在刀口上、達成最大效益。

4. 組織工作團隊

舉辦一場活動，特別是大型的展覽或討論會，不能只靠活動經理一個人，有時也需要大型團隊一起合作。

活動經理需要找尋合適的人才，整合工作團隊，並詳細分配工作內容（包含音控、攝影、展場導覽人員等）。

特別時刻，也會評估活動需求，招募專精領域的人員、或對工作人員進行培訓，以組織出合適此次活動的團隊。

就像是高中跑營隊的時候，會分器材組、活動組、公關組、生活烹飪組等不同小組，組內由組長帶領組員，讓每個人負責自己擅長的工作，分工合作的方式才能事半功倍。

5. 活動行銷與推廣

透過行銷，可以讓即將要舉辦的活動消息，傳遞給現有客戶、新潛在客戶、或希望開發的新目標客戶們。

推廣活動的方式有很多種，但首先要設定好活動的基本資料，像是：

• 活動名稱
• 標語／口號
• 活動 LOGO
• 活動特點與特色（為什麼要來參加？）
• 活動主旨

活動標語或口號，可以用簡單的幾個字、短短的時間，就讓看到的人了解活動資訊、優點與核心價值。在 Elsevier 期刊上的研究也顯示，如果標語下得好，甚至能讓人對這個活動標語的喜愛度上升，加深活動的記憶點。

當然，再好的活動如果沒有人知道、來參加，那也是白費工夫。

活動經理可以透過經營自己的活動網站、社群媒體、電子郵件等方式，讓活動曝光給更多人知道。

或者如果是需要收費的活動，也可以推出特殊優惠，像是早鳥折價方案、團體報名享優惠等方式，吸引目標客戶來參加。

活動經理不為人知的事

1. 表面風光，其實工作環境壓力超大

你也羨慕活動經理，有許多出差、見識大場面的機會嗎？

但其實活動經理的工作環境壓力大又經常超時，甚至在2017年被Careercast列在世界前5大高壓工作內。

活動經理的壓力有很多來自於，客戶的要求與期許。

對活動經理來說，這場活動只是他全年負責的好多場的其中之一，但對客戶來說，這可能是他們一生一次的特殊場合，自然會對很多細節十分要求，也可能會緊迫盯人。

為了確保每個環節都完美、順利執行，又同時要符合時程安排、嚴格的預算管理，活動經理的壓力自然排山倒海而來。

這樣高壓的工作環境，讓活動經理這份工作，到2023年仍被onetonline列在前15大高壓工作。

2. 每場活動都是獨一無二的心血

對於活動經理來說，每一場活動都是獨一無二的心血，雖然活動的某些部分可能類似，但每場活動都會有自己特別的挑戰、要求與困難點需要克服。

樂觀一點來看，活動經理在每場活動都能學習到新的東西，每完成一場活動也能達到很大的成就感。而活動經理也是藉此來累積他們最大的工具：實戰經驗。

但相對來看，這會讓人很累。

除了要不斷面對新的問題，好不容易克服之後又會冒出下一關，不斷不斷的挫折、思考、面對、克服。

對某些人來說，不安與不確定的因素太多，會讓人充滿挫折與焦慮感。但另一些樂在其中的人覺得，這份工作一點都不無聊！

這樣永不重複的工作內容是他們所追求的、能讓他們激起工作的熱忱。

3. 身兼數職，什麼都要會一點

身為活動經理，可能會辦過各式各樣的活動，也可能見識到一些不為人知的驚人內幕，有時甚至也要身兼數職。

畢竟在活動當下什麼狀況都可能會發生，而活動經理的工作就是要排除一切萬難，確保活動能順利進行。

客戶的要求永遠都是活動經理的最主要考量，你可能猜不到下一秒會出現什麼樣的需求：

到大街上找到很會折氣球的街頭藝人？跟知名歌手一起唱歌的機會？或因為人手不足被迫協助大型玩偶的扮裝？

這份工作的不確定性可能會帶來一些不安，但這正也是這份工作特別有趣、充滿刺激感以及吸引人的原因。

4. 好多種不同的職稱，其實都是換湯不換藥

活動相關產業裡，跟「活動經理」類似的職稱有非常多，像是前面有提到的：

活動策劃者、活動製作人、活動經理、活動協調者、活動總監、活動企劃等等。

但其實這些職位，除了主要負責的活動階段不太一樣外，工作內容都是差不多的。

規模較大的公司，可能會將活動企劃部的工作細分，就會出現活動監督旗下管理多位活動經理，負責多個活動案件的狀態。

但當公司規模比較小時，最高職位可能就只有一位活動經理，那他就要負責所有的相關工作，包含管理旗下員工、監督活動狀況、支援等。

如何勝任活動經理

想要勝任一位好的活動經理，首先需要具備一定的能力，來達成活動經理的主要工作內容。

像是要能跟客戶、供應商順利洽談的溝通與談判技巧；需要組織工作團隊時，需要領導力、團隊合作能力、工作分工能力；活動監督與管理上需要的預算管理、時間管理能力等。

活動經理需要精通以上所有能力跟技巧嗎？

其實不需要。

活動經理更重要的任務，是能找到精通這些能力的人，並與他們分工合作、打造屬於自己的工作團隊，來達成客戶的需求。

除了工作能力以外，活動經理還需要「好好對待自己」。

身為壓力世界前幾大的工作，活動經理最重要的是：了解自己、並有自己的一套壓力抒發方式。

不論是購物、睡眠、唱歌都行，紓解不斷堆疊的壓力，不僅能讓工作上的表現更好，也能以冷靜和專業的態度面對突發的狀況、令人焦慮的客戶要求等等問題，最重要的是不會讓長期累積的壓力造成心理層面的健康風險。

活動經理缺點

工作、生活難以平衡

活動經理的工作時間，經常會延長到晚上、周末的私人時間。

尤其在特殊假期期間，舉辦活動的機率大增，會是活動經理最忙碌的時候。

活動經理這份工作，在日常生活中很難做到「打卡下班、私人生活與工作完全切割」，周末、假期時間都可能被工作佔據，客戶的一通電話就必須從休假模式轉為工作狀態，與其說活動經理是一份工作，它更像是選擇了一種生活方式。

如果有家庭需要照顧，身為活動經理會很難參與太多的家庭生活，他們比較難在工作期間臨時請假、特休去照顧生病的家人或參與重要的時刻，也因此比較難在生活與工作之間取得平衡。

活動經理風險

活動經理面臨的工作壓力特別高，加上工時不正常等工作環境的特色，容易造成活動經理無法有很好的休息品質，像是睡眠不足、作息不正常等都是家常便飯。

讓身體長期維持在高度運轉的狀態，隨著時間累積下來，可能會有健康上的風險。

另外，活動經理的收入量容易受到經濟、景氣的影響。

當景氣不好時，舉辦活動的意願會降低、活動的數量下降，導致活動經理的工作量減少。或是客戶會減少花費在活動的預算，進而影響到活動經理的收入。

而某些不是受雇於特定公司、自由接案的活動經理，在每個活動案子之間的空窗期，或是活動淡旺季的差異，也都可能會迎來收入不穩定的風險。

活動經理的常見問與答

1. 活動經理的薪資是多少？

根據年資、主管機關、國家與地區的不同，活動經理的薪資有一定的差異。

而在台灣的會議及活動規劃人員，根據 2021年勞動部統計資料顯示，平均月薪大約落在台幣 35,000～55,000 元之間。

2. 如何成為一位活動經理？

大部分求職網站上顯示的，應徵活動經理的普遍職務要求如下：

• 工作經歷：1～2年實務經驗
• 學歷：通常需要學士（含）以上學位
• 科系要求：商業、活動管理、傳播、行銷、管理或其他相關科系
• 工作技能：活動策劃、預算管理、組織能力、溝通談判技巧、團隊領導力

當然，如果沒有任何相關經驗，想要進入活動相關產業工作，可以先從入門級工作「活動協調者」開始累積經驗，再慢慢爬向更高的職位，像是活動經理、活動總監等。

3. 活動相關的證照到底有沒有用？

再難的證照考試終究也只是紙上談兵，累積的實力與實戰表現，才是客戶真正看重的。

雖然如此，有些國際級的證照也能替活動經理們加薪。

像是根據國際組織會議管理專業協會 (PCMA)，它們發表的2022年薪酬調查中有提到，CMP證照可以替活動經理增加平均 11,000 美元的薪資。

4. 活動經理的前景好嗎？

活動經理等相關職業，包含整個活動產業，在未來幾年都會持續發展，並大量增加行業規模，因此活動經理的前景算是不錯的。

根據Allied Market Research的分析來看，活動相關產業在2019 年的市值為 11,354 億美元，預計在 2028 年將達到 15,529 億美元。

整體來看，2021年到 2028年的複合年增長率有 11.2%，是能持續發展、前景看好的工作。

5. 活動經理平均一周工作多久？

根據美國勞工局的統計，活動經理每周的工作時間超過40個小時。也就是說，如果活動經理一周上班五天，那每天會超過8小時在工作上。

而活動經理除了經常會需要加班，也頻繁在周末、特殊假期等時間工作。