在辦活動時，我們往往會把「制定預算」看成是一件簡單的事，但實際在制定預算的過程中，會有許多讓人措手不及的細節。但如果不仔細的了解與計畫每一筆的預算，活動的花費遲早會超過你最初的規劃。
另外，在制定預算時，建議不要在單筆項目上砸太多錢，否則可能會沒有多餘的額度能花在的項目上（像是行銷項目等）。
以下提供簡單的 4 個步驟，讓你制定線上活動預算更輕鬆上手！
不同的活動目標會需要不同的方法與策略。例如：目標是為了創造大量潛在顧客的活動，所需要使用的方法，將會跟目標是從門票費用中獲利的活動完全不同。透過確定想要達到的目標，你將可以具體的掌握預算中的哪些項目更為重要，並且能夠持續追蹤該項目的花費以及避免超支。
如何衡量活動是否成功，是在確定活動目標後，下一個重要的步驟。
我們可以使用與目標相關的關鍵績效指標 (KPI) ，來衡量活動的成功度。
現在我們已經確定了活動目標、以及衡量活動成功度的 KPI 指標了。接下來我們要開始仔細的了解所有的花費。在整理這些大量的預算資料時，使用電子試算表呈現是一個很好的方法，電子試算表不僅可以簡潔的顯示所有項目，還可以對這些項目進行排序並加上說明。
現在我們有一份涵蓋所有支出的預算表了，不過還沒完呢！生活中有許多「看不到的錢」，這些「隱性支出」的預算看似無關緊要，但在突發狀況出現時，有一筆緊急預備金可說是活動主辦方的救命良帖！
尤其像參展商突然退出、娛樂節目臨時不能舉行等狀況出現時，這些臨時不可預見的問題將會造成額外的支出，這時候，預備基金就不會讓主辦方這麼頭痛了！
因此我們需要建立一筆預備基金，讓活動在遇到技術、收入或其他潛在問題時，能夠使用預備基金來持續的進行。
建議在制定預算時，為每個項目加上一定比例的緩衝費用，這些額外的預算可以用來支付無預期的供應短缺或隱藏成本等因素，這樣一來即使物價上漲，仍然可以順利的進行活動。
決定預算時讓每個人都參與是非常重要的。所有的團隊成員將會使用同一份預算，因此你必須確保所有的相關人員都能理解並同意這些預算。你必須非常明確的說明預算項目、分配金額和原因；以及預計將獲得哪些收益和其投資報酬率（ROI）。 在這一步中，良好的溝通技巧是很重要的關鍵，你必須確保每個人都能夠參與，並且為所有成員營造出共同的目標。
預算是線上活動企劃最重要的支柱，沒有它，任何計劃將都無法執行。盡快完成預算的制定，能讓在突發狀況發生時，有更多的時間來處理
萬一你的團隊成員不明白你怎麼制定預算時，中間來回的詢問過程會大量的增加人事和時間成本。透過盡可能的詳細描述預算項目，可以節省大量的時間與人事成本。
你可能會因為預算吃緊，因此在制定預算時十分節省、不願意花錢。然而，在用戶體驗或娛樂等重要項目上有較高的預算時，往往能夠有效率的提升參與者對活動主辦方的看法。
制定預算從來都不是一件有趣的事，但當你完成它時，你將可以享受成功的活動所帶來的甜美果實，即使出現了問題，你也可以放心的讓預備基金解決一切問題。另外，使用適合的平台來舉辦線上活動也是成功的關鍵之一。現在就在 EventX 聯繫我們，了解更多能讓你的線上活動體驗升級的方法吧！