舉辦一場 Event 有許多細節需要注意，不管是規劃階段，還是活動進行當中，都需要經過全盤考慮和追蹤，才能確保活動順利進行。
使用 Event Management Tools，除了可以幫助 Event Planner 更輕鬆地規劃、行銷、執行、追蹤活動外，還能有效節省時間和金錢，確保活動能在有限的時間與預算內完成。
本篇將介紹 10 個 Best Event Management Tools，讓你能夠清楚的了解各個 Event Management Tools 的特色，並告訴你如何選擇最適合的 Tools，讓 Event Planning 事半功倍。
Best Event Management Tools 有什麼功能
各個 Event Management Tools 擁有的功能各不相同， 不過在 Event Planning 的過程中，常用到以下 7 種功能，因此建議在挑選最適合自己的 Event Management Tools 時，可以從這些功能切入：
- 專案管理功能：包括時間表、任務分配和進度追蹤等，能幫助 Event Planner 有條理的進行活動規劃，並確保活動從策劃到執行都是按照計劃進行。
- 報名系統：提供 User-friendly 的頁面供活動參與者報名，並支援多種支付方式，讓參與者能輕鬆支付票價。有些 Event Management Tools 還能自動發送報名確認信及電子票據，簡化入場流程。
- 參與者管理：能將參與者的資料集中管理，如聯絡資訊、飲食喜好等。具有簽到系統的 Event Management Tools，可以更方便 Event Planner 管理、追蹤與會者出席狀況。
- 行銷與推廣功能：活動開始前，可以直接透過 Email 寄送廣告、活動訊息潛在的報名者。而 Event Management Tools 若能跨平台整合社交媒體，就能更方便 Event Planner 進行行銷和推廣。
- 預算管理工具：財務管理工具讓 Event Planner 能夠追蹤每一筆收支，確保活動規劃、執行過程不會超過預算。
- 報告與分析功能：於活動結束後，生成活動的各種統計數據，如參與者數量、活動參與度等，幫助 Event Planner 了解活動的成功之處和需要改進的地方。
- 使用者體驗與介面設計：針對 Event Planner、參與者或供應商等不同的用戶群體，提供所需要的功能。並且介面設計直觀，無論各種群體都能夠輕鬆上手。遇到問題時，可透過客服系統，協助使用者排除可能的問題。
Best Event Management Tools Top 10
了解了 Best Event Management Tools 的重要功能之外，以下根據各 Event Management Tools 的成功案例及評價，統整出 Best Event Management Tools Top 10。
EventX
EventX 是專為亞洲市場打造的 Event Management 平台，幾乎所有舉辦線上活動時所需的功能於平台中都有提供，包括參與者管理和票務系統等。
用戶評價
使用過 EventX 的用戶，極大多數都認為 EventX 的 Event Management Tool 能有效簡化活動管理流程。根據商業服務與軟體評價平台 G2 的用戶評價，EventX 獲得 4.9 / 5 的高分評價，其中有 92% 給予 5 星好評，
- 客製化與自動 Email 功能：包括客製化 Email 模板、自動發送 Email 等。
- 輕鬆管理活動內容：為參與者提供活動概覽、自動生成活動報名頁面、客製化註冊表單、展示演講者資訊等。
- 強大的數據分析功能：協助蒐集 Event Planner 所有需要的數據，包括與會者互動行為數據、參與率分析、活動參與者分析報告等。
- 支援多種類型活動：可支援包括 In-person、Hybrid、Online Event、網路研討會、線上展覽在內的多種類型活動。
Evention
Evention 的 Event Management Tool 結合雲端技術，可以協助 Event Planner 進行一站式活動管理，從活動前準備，到活動後綜合評估都能在 Evention 平台上操作，有效的將整個活動籌辦流程化繁為簡，大幅節省活動規劃上所花費的時間與金錢。
目前 Evention 也擁有眾多成功案例，包括汽車、銀行、零售產業等都曾透過 Evention 的 Event Management Tool 取得成功，透過 Evention 的 Event Management Tool 一站式進行活動規劃，有效提升效率。
- End-to-end 活動管理功能：提供強大的 All-in-one 平台，將活動註冊、活動日倒數等附加功能整合進同一個平台中，也能直接於平台建立活動網站、設計 App 等。
- 客製化品牌形象：Event Planner 可在平台中建置客製化表單及活動網站，並將活動主視覺曝光於各活動當中。
- 使用者友善介面：能將現實的活動場地、佈置等線上化，讓參與者能夠像是在現實生活中一般參與線上活動，並與其他參與者互動。
- 線上直播功能：結合雲端技術的 Evention Event Management Tool，讓活動可於線上直播，無論所處地點，參與者都能在線上即時參與活動。
- 活動數據收集：活動結束後，可在平台中查看活動數據，包括活動網站點擊率、參與率、報名率等。
Cvent
Cvent 創立於 1999 年，是全球領先的 Event Management 服務提供商，所提供的 Event Management Tool，有著極高的評價。
用戶評價
Cvent 在 906 個用戶評價中獲得了 4.3 / 5 的評分，其中有 57% 使用者給予 5 星好評。
- 活動報名：Event Planner 可於線上建立報名表單，並且隨時監測活動報名狀況。
- 活動行銷：除了能夠客製化活動網站外，Cvent 還整合 Email 與社交媒體，讓 Event Planner 可隨時發送 Email 或透過社交媒體發布活動相關訊息。
- 流程管理：整合預算管理、聯絡資訊管理、及會員資訊等，方便 Event Planner 控管各個流程，更有效率組織活動。
- 活動分析報告：提供即時活動數據，並支援多種數據輸出格式，使 Event Planner 更容易分析活動成效。
Eventbrite
Eventbrite 是一個活動管理平台，Event Planner 可以於 Eventbrite 中獲得規劃、推廣活動所需的重要工具及資源。
用戶評價
根據商業服務與軟體評價平台 G2 的用戶評價，Eventbrite 獲得 4.4 / 5 的評價，其中有 64% 給予 5 星好評。
Eventbrite 特色與功能
- 活動團隊管理：Event Planner 可以透過 Email 邀請工作人員加入活動團隊，並為不同的成員建立任務清單、聯絡管道、以及進行權限分配。
- 行銷工具：可以在 Eventbrite 平台進行 Email 推廣，或建立折扣碼等。
- 營運管理工具：在平台中可查看活動報告、進行訂單管理、並編輯各項活動。
Bizzabo
Bizzabo 是一家創立於 2011 年的 Event Management 軟體公司，為全球的活動組織者提供包括 In-person, Hybrid, Online Event 管理服務。平台中擁有多樣的活動管理功能，讓 Event Planner 能夠輕鬆進行活動規劃。
用戶評價
在 G2 獲得 4.4 / 5 的分數，有 64% 的使用者給予 5 星評價 。
- 活動註冊與行銷：在平台中就能創建客製化的活動網站，並發送客製化的訊息給參與者。
- 活動管理：Event Planner 可以在 All-in-one 平台建立、管理、執行和評估活動的每個細節。
- 活動參與：使用獨家技術，讓線上活動參與者彷彿身歷其境。
- 活動成效分析：在活動儀表板中，可獲得活動數據及相關指標，有利 Event Planner 進行活動回報率分析與成效評估。
Idloom
Idloom 是一家 Event Management 軟體公司，所提供的 Event Management Tools 結合了效率、性能、和易用性，幫助簡化活動管理流程，讓 Event Planner 能更有效率的管理活動。
用戶評價
在 G2 上獲得 4.9 / 5 的高分評價。
- 建立活動網頁： Event Planner 能在平台中建立客製化的活動網頁。
- 活動報名：為各類型活動提供適合的報名流程。
- 多元付款方案：針對不同付款方式、付款地區的使用者，提供多元的付款方式。
- 簽到系統：為 In-person、Hybrid、Online Event 等各類型活動，提供適合的簽到系統，簡化報到流程。
Whova
Whova 創立於 2013 年，主要是為全方位活動管理提供解決方案，將繁雜的活動流程簡化，以協助 Event Planner 更有效率的組織活動。使用 Whova 的 Event Management Tool 成功舉辦活度的企業組織包括：美國銀行、HBO、IKEA 等。
用戶評價
在 G2 上獲得 4.8 / 5 的高分評價，有 94% 的用戶給予 5 星評價。
- All-in-one 管理工具：可以協助 Event Planner 發布與管理最新的活動訊息，或客製化活動流程、發起即時投票、發送訊息、活動紀錄等。
- 活動行銷工具：擁有強大的潛在客戶生成工具，在 App 中也可以展示贊助商的資訊
- 任務管理功能：結合包括活動議程、名片生成、報到系統、訊息公告等功能。
- 報導流程簡化：可透過名片掃描或 QRcode 掃描完成報到。
Accelevents
Accelevents 是一家創立於 2015 年的 Event Management 軟體公司，在全球舉行過 5500 場以上的活動，目前已累計為超過 200 萬名活動參與者及 10 萬名活動講者提供服務。
用戶評價
在 G2 上有 4.7 / 5 的用戶評價，其中有 90% 的用戶給予 5 星評價。
Accelevents 特色與功能
- 活動 App 建立： Event Planner 可建立客製化的活動 App，讓參與者能從中獲取活動相關消息。
- 虛擬互動中心：參與者能夠輕鬆的在線上參與活動，包括線上展覽會、主舞台、訊息中心等功能。
- 簽到系統：提供 QRcode 簽到、自助簽到等功能，加速活動簽到流程。
- 跨平台整合：跨平台整合 CRM 及行銷工具，包含 HubSpot、Marketo、Salesforce 等工具都可與 Accelevents 的 Event Management Tool 連動。
Stova
Stova 主要提供 Event Management 的服務，曾協助舉辦 150 萬場以上的活動，目前已有超過 9500 萬名使用 Stova 進行活動管理。
用戶評價
在 G2 上獲得 4.2 / 5.0 的用戶評價，其中有 59% 的用戶給予 5 星評價。
- 活動註冊：從活動建立，到建立參與者報名系統，都可以一站式完成，並提供參與者多元付款方案，簡化報名流程。
- 行銷與通訊：協助 Event Planner 建立客製化活動網站，並且能夠自動發送活動 Email及進行通訊錄管理。
- 參與者管理： Event Planner 可建立活動流程，並發送給參與者，也能進行使用者回饋意見調查。
- 多元平台：可以和其他系統 API 進行串接，即時獲得活動數據分析，並且同時管理多個活動。
EventMobi
EventMobi 致力於提供創新的 Event Management 解決方案，幫助 Event Planner 更有效率的創建互動，許多知名企業包括微軟、Coca-Cola、IBM 等都曾透過 EventMobi 成功舉辦活動 。
用戶評價
在 G2 上獲得 4.6 / 5 的用戶評價，其中有 80% 的用戶給予 5 星評價。
- 活動 App 建立：協助 Event Planner 建立客製化的活動 App，還可以在 App 中整合活動日程和參與者名單，並發起投票，即時獲得參與者的回饋。
- 線上註冊系統：提供操作簡單且功能強大的註冊工具，並支援多種支付方式。
- 數據分析：提供詳細的活動報告，幫助Event Planner 了解活動的效果和參與者的行為。
- 現場互動功能：平台中具有即時投票、問答、互動牆等功能，能有效提升活動參與度。
Best Event Management Tools 常見 Q&A
什麼是 Event Management Tools？
Event Management Tools 是專門用來策劃、組織、和管理各類活動的線上管理工具，可以幫助 Event Planner 更有效率地組織活動相關細節，讓繁雜瑣碎的規劃事項，變得簡單有條理，有效提高活動規劃的效率。
Event Management Tools 有哪些主要功能？
一般來說，功能較為完善的 Event Management Tool 具備以下幾個功能：
- 專案管理：可於平台中建置活動策劃表、時間表及各項任務分配表等。
- 報名與票務：參與者可於線上完成註冊，並支付票價，Event Planner 則能於平台中進行票務管理。
- 參與者管理：可整合參與者資訊，並隨時與參與者聯絡。
- 行銷和推廣：可自動發送 Email 進行宣傳，或與其他社交媒體進行串接，擴大行銷力量。
- 線上互動：在線上活動中能發起投票、開直播，或建立網路聊天室等。
- 數據分析：活動結束後能產製活動成效報告，以利後續進行參與者行為分析。
Event Management Tools 如何收費？
不同公司推出的 Event Management Tools 的收費方式各有不同，但常見的收費方式有：
- 以月計費
- 以年計費
- 以活動計費
- 根據參與者數量計費
另外，有些 Event Management Tools 也有提供免費試用方案。
我需要 Event Management Tools 嗎？
是否需要需要 Event Management Tools，要看活動舉辦的頻率，及自身的需求。如果經常需要組織活動，需要同時兼顧規劃效率及參與者體驗，並希望在活動結束後，能獲得有關活動的詳細數據的話，Event Management Tools 就是最佳的工具。但如果組織活動需求很少，或組織活動類型相對簡單，也可以自行處理活動相關細節。
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如何選擇最適合的 Event Management Tools？
選擇 Event Management Tools 時，需要考量自身預算、技術能力、活動規模和類型，以及所需的特定功能。先了解自身條件及需求後，再比較不同工具的價格、學習難度、完整性、客戶服務等，篩選出最適合的 Event Management Tools。如果實在無法做出選擇，也可以先試用免費版 Event Management Tools 後再決定。
Event Management Tools 可以支援哪些類型活動？
基本上，各種類型的活動， Event Management Tools 都可以支援，包含小型 Workshop、研討會、大型展覽、公司年會等；而不同的活動形式，如 In-person、Hybrid、Online Event 也都可以適用大多數的 Event Management Tools。
哪裡可以查看不同 Event Management Tools 的用戶評價？
想查看 Event Management Tools 的用戶評價，可以到 Capterra、G2 等商業軟體服務評價網站查詢。另外，想了解實際使用經驗，也可以向同行業者諮詢。
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使用 Event Management Tools 需要具備哪些相關知識？
使用 Event Management Tools 時，除了需要具備基礎的電腦操作知識外，也需要對活動策劃與組織有基本的概念。透過 EventX 的 Blog 可以對活動規劃有更多認識，以下幾篇能幫助你對 Event Planning 有更多的了解：
Project Management Tools 和 Event Management Tools 有何不同？
Project Management Tools 較著重於專案的任務分配、時間表和資源分配，較適合 Project Manager 使用。而 Event Management Tools 則是專為活動策劃所設計，如提供活動報名、場地選擇、參與者管理等與 Event Planning 相關的功能，能更有利於活動規劃效率的提升。
結語
本篇統整了 10 個 Best Event Management Tools 供您做選擇，需要注意的是，在選擇 Event Management Tools 時，不僅需要考慮特色、功能，更要明確了解自身條件及需求，才能夠找出最適合自己的 Best Event Management Tools，讓活動能夠成功、順利地舉辦。