本土新冠肺炎疫情與日俱增，對於整體活動產業來說無疑是個很大的打擊，活動主辦單位對於活動是否該繼續舉辦，更必須做出很艱難的決定。
「停辦活動」大概是我們最常聽到的處理方式，不過究竟是要將活動取消還是延期呢？
近幾年有越來越多活動主辦單位選擇將活動延期，而非直接取消。，如此一來，當活動無法如期舉行時，主辦方還能利用這段緩衝時間將活動籌備的更完善。
將活動延期也是減少損失最好的方法之一，因為可以有更多時間來檢視活動，力求達到最佳成效。
此外，你也可選擇改辦一場線上活動，並且充分利用這個機會讓你的公司跟上科技的潮流。
如果你已經下定決心要將活動延期，以下 8 個步驟可以幫助你順利完成任務。
一旦做出要延期的決定，首先要通知的就是與你合作的活動管理公司，他們應該事前就要替你準備好活動備案，早一點通知的話對於彼此都比較好安排。
雙方應該詳細討論改期時間、合約內容、付款條件等細節，以維護雙方權益。
你可以從這三種方式開始：
你的演講者或是合作夥伴可能都是特別排出時間來參加你的活動，及早通知他們活動改期有助於他們重新規劃自己的行程。
你可能需要：
如果活動有販售門票，你必需通知所有購票者活動改期。這件事非常重要，因為這不僅會影響到公司的聲譽，也攸關品牌對購票者的承諾。
發布活動延期公告時也不能馬虎，內容需包含：
在 EventX 活動平台進行退款作業就相當簡單。活動主辦單位可以在 EMS 平台上即時查看門票收入，簡單點選系統就可以完成所有退款流程，所有款項都會在幾分鐘內退回原本的支付工具。因此，它可以幫活動策劃者節省更多的時間。
親愛的（參與者姓名）：
我們很遺憾地通知您，由於最近新冠病毒的爆發以及因應當地政府的防疫政策，我們不得不通知您活動必須要延期。（活動名稱）將會延至（新的活動日期與時間）舉辦，地點位於（新的活動地點）。
雖然活動改期令人失望，但我們鼓勵您遵循世界衛生組織和當地公共衛生官員的指示，我們希望您平安無事，並且期待在之後的活動中見到您。
祝福
安好
完成以上內容的撰寫後，就可以開始透過當時銷售的管道發布出去，包含：
在通知演講者、參與者及相關人員後，你需要在活動的線上報名表更新相關的訊息，以避免混淆。如此一來，還沒報名的人也可報名參加更新日期後的活動。
在EventX的平台上，你可以將報名者分類，以便管理及追蹤，如此一來就不會將他們混淆。你也可以針對新報名者設置「候補功能」或是「審核機制」，等審核通過後就可以透過平台通知他們。
將活動延期可能會引起不滿，為了好好的應付這些生氣的粉絲們，你可以消除他們的疑慮，並且透過承諾來安撫他們。
以下列出幾個你可能會遇到的問題：
除了通知活動延期外，你還需要跟與會者保持聯繫，以防他們不參加了。但如果你只是一直跟他們打招呼，不免顯得有點尷尬。
下面我們提供一些讓他們更有參與感的策略給你：
活動延期讓你有更多的緩衝時間為活動做更好的準備。
你可以持續發想吸引與會者的方法，包含送贈品或是提供下一次活動的折扣。你也可以提供貴賓禮給那些受到改期影響的人。
最後，溫暖的問候那些一直陪著你的客人也是感謝他們很好的方式。
放心，EventX會一直陪在你身邊。如果你遇到任何問題，可以隨時聯繫我們。請記住
我們了解您想辦線下活動的渴望，但是在目前這種情況下，保持社交距離並且待在家裡避免病毒傳播是非常重要的。
其實，不止線下活動可以讓人們聚在一起，線上活動一樣可以辦到。我們一起努力讓這個世界變得更美好。
想了解如何舉辦線上活動，可以隨時聯繫我們。
請記住
我們了解您想辦線下活動的渴望，但是在目前這種情況下，保持社交距離並且待在家裡避免病毒傳播是非常重要的。
其實，不止線下活動可以讓人們聚在一起，線上活動一樣可以辦到。我們一起努力讓這個世界變得更美好。
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