無論我們是否已受夠視訊會議的疲勞轟炸，虛擬活動已是勢在必行的趨勢。事實上，根據估計，全球實體活動產業最早也要到 2023 年才會回歸常態。
也就是說，把線上活動辦得有聲有色，已是企業內訓、遠端會議或是線上活動策劃者必須學習的課題。
畢竟，要與其他廠商建立人脈和關係，透過實體活動面對面溝通依舊是最有效的方法，EventX 身為亞洲領先的虛擬活動平台，我們認為，其實有很多方法能幫助大家善用虛擬活動的形式，來達到一樣甚至更好的效果。
成功的線上活動，不只需要能吸引參加者，還需要讓他們投入其中，並有所收穫。
以下我們精挑細選了十個超讚的虛擬展會策略，幫助大家打造更亮眼、互動性更強的虛擬活動體驗。不只如此，我們還整理了每項策略適合的企業和產業類型，給大家作參考。
1.讓銷售團隊參與活動策劃
適合的產業：電商 / 消費者導向（consumer-driven）的 B2B 企業
首先，可以從虛擬活動的內容企劃著手，研議如何顯著提升活動的效益。最簡單的方法，其實是在策劃過程中，盡可能獲取銷售團隊的建議。如果沒有銷售團隊的積極參與，你的活動可能會錯失許多重要的資源與見解。
為什麽呢？仔細想想：銷售團隊和業務員是公司裡最常與客戶或供應商打交道的人，銷售人員通常需要負責接洽客戶，以了解自家產品或服務有哪些可以改進的地方。他們的工作也包括找出需要處理的客戶痛點。因此，求助於業務團隊，能幫你找出最切合目標觀眾需求的會議主題和活動。
銷售團隊的協助，有望大大改善活動報名、會議流暢度和整體成效。此外，銷售人員也是協助梳理會後反饋的最佳人選。相信我們，銷售部門可以為你的活動提供許多價值。
2.用「做節目」的規格，規劃你的內容
適合的產業：媒體和教育相關企業、高度依賴內容行銷的服務公司
聽同事的線上簡報覺得枯燥乏味，看知識型 YouTuber 或是 Netflix 紀錄片卻可以目不轉睛好幾小時？
這是因為 YouTuber 懂得如何透過剪輯、畫面切換、穿插短片、融合多媒體素材等方法，讓內容變得豐富活潑。反觀研討會上的演講，或是企業的網路會議，常常使用較為呆版單調的簡報。一進線上會議室，發現主講人準備了五十張的 PowerPoint 簡報，誰不會倒盡胃口呢？
「新聞紀實」（Magazine Show）的內容呈現方式，很值得策展單位借鑒。「新聞紀實」是一種「電視節目的播報形式，節目會廣泛報導各類議題（通常為時事新聞），資訊呈現上通常會包含訪談和專家評論」。當今的娛樂節目、新聞和紀錄片多半都採用這種形式，它能有效提供觀眾資訊，同時讓觀眾不想轉台。
如果想提升目標族群的參與意願，不妨嘗試將活動的內容或演講設計得更像「做節目」的規格。在演講和座談會（Panel Discussion）之間安插多媒體展演、以故事為核心的演說，甚至是實況訪問，或是聽眾也可參與的問答環節。
沒時間準備影音素材？善用一些小工具也可以讓線上報告脫胎換骨，甚至超越實體會議的質感。像是利用會議效果軟體 Mmhmm，可讓主講人和簡報（或圖片）同框，營造類似「脫口秀」或電視節目的風格，還有各種視覺特效工具，讓講者能與報告內容或觀眾互動。
另一個厲害的軟體是 Prezi Video，除了同樣有「講者同框」功能外，報告人可以使用 Prezi 簡報軟體，製作流暢、有美感的投影片，也能讓觀眾為之一亮！
更讚的是，Mmhmm 和 Prezi Video 與各大會議軟體如 Google Meet 和 Zoom 都相容，運作方式都類似視訊的鏡頭軟體（Camera App），所以只要簡單開啟 App 鏡頭，就可以開始亮眼的簡報囉。
同事間的會議或許不需要如此大費周章，但高規格製作客戶或對外報告，絕對能抓住客戶的眼球！
上升至全天會議規劃的層面，「高品質製作」則指應盡可能豐富活動的形式，像是在演講和座談會之間，安插多媒體展演、以故事為核心的演說，甚至是實況訪問。
總之，打造零冷場的內容和議程，活動想不受歡迎也難！
3.善用分組討論室，促進深度交流
適合的產業：客戶/參會人數較多的大型 B2B 企業
調查顯示，67% 的虛擬活動參加者表示，如果能和講者或其他人互動的話，他們會更想留下來、繼續收聽和積極參與。
讓觀眾與講者互動的形式很多，包括使用會議軟體通常會內建的「回應」（Reactions）功能或聊天室，進行即時提問，或發送表情符號表達認同或讚賞。
但如果想更上一層樓，促進更深的交流和參與，可以考慮使用「分組討論室」（Breakout Rooms），將參與會議的觀眾分成小組，分配到單獨會議室進行其他活動。
「分組討論室」的好處多多，其中一個優點就是能提高觀眾的發言意願。如同這篇文章所述，在人數較少的會議裡，大家通常會更放鬆，更願意發表看法。尤其是比較內向、在很多人面前會不敢發言的人，在分組討論的情境下也比較能暢所欲言。
具體而言，能用「分組討論室」進行哪些活動呢？網路文章《分組討論的終極指南（外加 34+ 個實用的點子）》分享了不少點子，以下整理出三個實用的選項：
- 腦力激盪（Brainstorm）：針對活動或會議主題，制定問題，讓參加者在各自的分組討論室中思考解方。企業內訓或會議很適合這類活動。
- 人脈交流（Networking）：隨機分配觀眾，讓大家可以更自然地交流、拓展人脈，彌補線上活動缺少的隨機閒聊機會。
- 閃電式短演講（Lightning Talks）：讓分組討論室的觀眾一起準備約 3-5 分鐘的超短演講，再一併在主會議室發表。2020 年的台灣 MOPCON 年的閉幕式就是以閃電式短演講作結，執行方法與成果可參考這篇分享文《Lightning Talk — 數位轉型》
說了這麼多，操作上要怎麼在線上活動／會議中使用「分組討論室」呢？這部分我們常用的 Zoom 和 Google Meet 都有提供詳細的操作指南喔！
會議主持人可以決定討論室數量、自動或手動分組、設定分組討論時間限制，還可以設定讓與會者可自由來回不同討論室之間。
至於怎麼安排有效的分組討論，以下整理並總結雲端通訊軟體公司 RingCentral 撰文建議的七項最佳實踐：
- 提供清楚指示：在把主會議室拆分成多個討論室前，務必清楚解釋各組要進行的活動、時間長短、最終目標等。
- 時間不宜太長：記得分組討論是主要會議的延伸，除非有更完整的活動安排，否則短短的 5-10 分鐘可能更理想。
- 提供協作的工具：準備共享文件，或鼓勵使用會議軟體的白板功能，讓小組討論可以更流暢。
- 解釋分組討論室是什麼：有些人可能是第一次參與線上的分組討論，開始前應該向他們介紹進行方式、如何求助以及軟體介面有哪些功能。
- 指派角色：可以指定聯席主持人（Co-host）或其他人，擔任討論室的主持人，負責引導小組活動。
- 為討論室命名：可根據與會人背景（如部門、產業等）或討論主題，為討論室命名以方便管理。
- 巡查並適時協助：主持人有權限進出各討論室，應適時從旁提供協助，也可記錄一些討論亮點，在分組討論結束後一概做分享。
「分組討論室」雖然強大，但畢竟還是「主會議室」的延伸。
從策劃的角度，如果希望能同時進行多種活動，使用合適的「虛擬會議平台」可能更為理想。介面功能強大的會議平台，可讓參加者進行中的活動內容一目了然，根據自身興趣，自由來回於各個線上會議室。
4.仿效 TED 演講的風格
適合的產業：提供創新產品或服務的 B2B 新創
「TED 演講」總讓人意猶未盡。演講長度通常以 10-18 分鐘為限，卻能有效打動現場和線上的觀眾。除了有一堆人願意大排長龍，就為了參加實體舉辦的 TED 大會，會後放上網路的 TED 演說影片，也常獲得幾百萬的觀看次數。究竟 TED 演說的魅力何在？看看 TED 策展人克里斯．安德森（Chris Anderson）怎麼說：
「這個長度 [18 分鐘] 不會太長，也不會太短。講者有足夠時間深入介紹一個主題，但演講又不會長到令人想分心。我們後來發現，這個長度也很適合線上演講，效果非常好。其實我們在上班空檔買個咖啡、休息一下的時間長度，也差不多是 18 分鐘。這個時間夠你看完一場演講，覺得不錯就分享給兩三個同事。光是如此，演講就有機會爆紅」。
了解 TED 演講受歡迎的秘訣，不妨考慮在你的線上活動中，加入類似 TED 演講的環節，也可以邀請意見領袖，請他們根據熱衷的主題，來準備演說內容。務必要確保演講內容有深度、能激勵人心、而且簡單易懂。
另外，也可以將演講錄影並上傳至公司的社群媒體平台，作為會後續的行銷素材。說不定你的虛擬活動也會像 TED 演說一樣竄紅喔。
5.實況的線上新品發表會
適合的產業：會定期發表新一代產品或軟體更新的科技或 SaaS 公司
大家應該都知道，有時候電視購物和直播拍賣就是會讓人忍不住一直看下去吧。所以，要發表新產品或服務時，不妨嘗試以類似的形式，舉辦即時的線上產品發佈會，絕對能引發話題性。畢竟，B2B 行銷的工作之一，就是要讓顧客迫不及待地想認識你們家的產品。
內容上，線上發表會應凸顯最實用、最創新的產品功能，來營造話題感。應避免使用過多的術語，專注於新的產品或服務如何有效解決客戶的痛點，為他們的生活提供便利。可以是公開的直播發佈會，也可考慮只邀請特定觀眾，以獨家發佈會的姿態，讓你的活動更具吸引力。
6.線上 AR/VR 虛擬實境盛宴
適合的產業：想引領市場趨勢的高端 B2B 品牌
「虛擬實境」（Virtual Reality）和「擴增實境」（Augmented Reality）是線上活動的未來趨勢，既能重現實體活動的親切感，又能讓參加者省去舟車勞頓前往會場的麻煩。更讚的是，現在你不必再花大錢買 VR 設備，頂尖的線上活動平台就能為你提供優質的 VR 會議服務，透過容易取得的智慧型裝置，就能享受虛擬實境會議的樂趣。
跟平凡的視訊會議說掰掰，擁抱酷炫、互動性高、採用尖端科技的線上活動。想像能在元宇宙會議室裡「自由走動」，使用客製化的「虛擬替身」（Avatar），跟「坐在旁邊」的人聊天互動，這麼酷的會議體驗怎能錯過！
7.遊戲凝聚向心力，提升互動參與度
適合的產業：想推動企業內訓的 B2B 企業
凝聚團隊向心力可說是企業內訓的重要一環，在遠距工作的時代，更是如此。
會議管理軟體公司 Fellow 指出，「團隊建立（Team Building）活動，能幫助遠端協作的團隊成員，建立起和實體辦公同事一樣的情感，更有助改善團隊績效。如果同事間沒了一起打拼的向心力，企業的生產力會受影響，也會導致人員流動率變高。」
想輕鬆推動公司成員建立情感，遊戲是再好不過的選擇了。
可以在會議開頭，帶大家玩點小遊戲，例如最近火紅的遠距視訊遊戲「支援前線」：請大家開啟鏡頭，由會議主持人出題，如「毛毛的東西」，大家要各自去搜刮，然後把物件拿到鏡頭前，最先湊齊的小組得分。
這個遊戲可以炒熱氣氛，大家還可以認識彼此的居家辦公環境，並以好心情開啟今天的會議。
遊戲化的體驗不僅適合企業內訓，也能用於其他類型的會議，有效提升觀眾參與、炒熱氣氛。
北歐遊戲活動公司 100 Point Challenge 解析了在線上會議中加入遊戲的好處：「除了好玩，遊戲能讓觀眾更放鬆、更自在，對後續的會議內容能更投入，無疑將提升會議的流暢度。」
在人數較多、或是場合稍微正式一點的會議裡，可以熟悉彼此、資訊交流為導向來安排遊戲。
像是利用問答遊戲軟體 Kahoot 設計破冰問答或冷知識（Trivia）遊戲，破冰遊戲可以參考一些輕鬆有趣的問題，如「對你而言，居家工作不可或缺的物品是什麼？」或是「小時候最喜歡什麼電影？」。冷知識題目則可根據會議主題發想，並準備小獎品給答對最多題的參會者。
在針對企業內部的活動中加入遊戲，能有效提升觀眾參與、炒熱氣氛。誰不喜歡來場好玩的比賽（而且還有機會拿獎品）？利用適合的遊戲或競賽，你的活動將能帶動團隊凝聚向心力和歸屬感。
以下還有幾種可虛擬進行的遊戲：
- 幸運輪盤和抽獎活動
準備綜藝節目上會看到的幸運抽獎轉盤，在五彩繽紛的輪盤上佈置大小獎項：優惠券、獨家周邊商品，或是大家都愛的現金大獎，都是不錯的選項。如果嫌轉盤製作太麻煩，也可以舉辦相對簡單的抽獎活動，讓幸運的與會者有機會把獎品帶回家，一樣可以衝高活動人氣！ - 虛擬密室逃脫
想培養團隊精神，可利用虛擬會議室舉辦「密室逃脫」遊戲，參加者需要同心協力，在時間限制內解開一系列的謎題或任務。最先成功「逃脫」的團隊還能獲得最大獎。這種企業內訓形式，將能有效凝聚團隊情感。 - 冷知識問答遊戲
冷知識問答大概是最容易籌辦的遊戲了，而且遊戲設定的自由度很高，可以設計成單人對決，或是多人競賽。不過出題才是重點，需要構思參加者會覺得有趣的題目，可以是冷門常識，也可根據專業領域安排。線上參賽者可以使用「舉手發言」功能，或直接開啟麥克風（Unmute）搶答。答對的人可以獲得獎品，沒獎品的話，也至少能成為冷知識大王。 - 線上尋寶
舉辦線上尋寶遊戲，是讓觀眾認識你的活動平台的好方法。可考慮納入各種圖片線索、小提示，或是填字遊戲。最先完成所有任務的參賽者就是贏家。
8.以圓桌會議，進行專家對談
適合的產業：想在業界建立聲望的 B2B 企業
無論是企業內部的策略會議，或是規模較大的論壇，「圓桌會議」（Roundtable Discussion）都是能聚焦議題、促進深度討論的一種會議形式。
根據維基百科的定義，「圓桌會議」一詞其實是學術會議的一種形式，與會者事先就會議確立要討論的主題。「圓桌」的概念強調與會者是平起平坐，人人平等，都有發表想法的權力。
因此，圓桌會議的與談人數通常較少，讓每個人都會有時間發表想法。與談人都是對主題有一定了解的專業人士，以利進行深度的交流，激發觀點與見解。
這種形式讓每個人都會有時間發表想法。因為與談人數較少，所以能夠促進更深度的交流與討論。
會議籌劃上，「題目設定」和「與談人邀請」都是關鍵，圓桌會可邀請產業專家和公司客戶一起參與。專家能聚焦特定主題做介紹，客戶則能進一步分享他們的角度和看法。
舉個例子，如果你是一家咖啡解決方案公司，可以邀請幾位咖啡鑑賞家，與咖啡店業主分享優質咖啡店應該具備哪些特色。這些咖啡專家的想法，能作為業主改善業務的參考；咖啡專家們也有機會認識業主的咖啡烘焙或沖泡方法。
兩方平時未必有機會進行交流，因此也會感謝咖啡解決方案公司，安排如此有意義的活動。
除了題目聚焦和與會人選，時間管理也很重要。
Markletic 在《如何舉辦一場有效的圓桌會議？》一文中，分享了在時間掌控方面的建議，包括會議時間以 60-90 分鐘較為理想，並且能考慮以下結構：前 10 分鐘用於開場和介紹議題；中間 40 分鐘用於輪流發言討論；最後 10 分鐘作總結和列出執行要項（Action Items）。
會議最後面的總結，可幫助梳理各方觀點，找出有效可行、值得進一步探討測試的論點，確保圓桌會議有實質的效益。
9.寄發餐點或禮物，提升線上會議質感
適合的產業：想為大客戶安排全天會議的製造業廠商
如果想更進一步為活動質感加分，可以考慮寄送小禮物給與會者。
就像實體會議的現場常會提供餐盒或是活動周邊商品，線上會議的禮品則可轉為以寄發的方式，送到每個參加者的手上。
預算允許的話，可以寄送禮品籃、高級飲品或是知名餐廳的餐券等，在 VIP 客戶心中留下好印象。如此一來，儘管會議不是在豪華的場地進行，還是能為活動營造高級感。
不過以籌辦的角度來看，相較於實體餐點或禮品，「電子贈禮」可能是更好的選擇。主辦方無須勞心勞力地蒐集參加者的地址等寄送資料，也不需要擔心禮品狀態（如果是叫餐盒的話）。
容易安排的「電子禮品」包括 Uber Eats 的數位禮物卡或抵用券（兩者的差異在於抵用券可以設定具體消費條件，如使用效期），讓在家參加活動的與會者可以選擇適合自己的餐點，甚至比菜色固定的實體餐盒更深得人心。
其他選項還有小七的雲端禮物卡以及星巴克的電子禮物卡，都是能簡單提升活動好感度的小禮物。
當然如果預算有限，則可將這些小禮物改為限量的「早鳥禮」，或是整合當天活動內容，作為遊戲贏家或抽獎得主可獲得的獎勵。
10.有助身心放鬆的小活動
適合的產業：企業文化或內訓活動
最後，策劃線上活動時，也應該思考如何幫助參加者舒緩「視訊疲勞」。比方說，如果有一連串的視訊會議，可考慮在其中一些會議的開頭，加入簡單的伸展或呼吸練習。你可以自己帶操、播放影片，或是聘請專業的健康教練（Wellness Coach）。
也別忘記，觀眾的注意力通常最多只能維持 20 分鐘（即專心聽講的平均極限）。但是，也別因此把每場會都安排得這麼長，建議安排多次中場休息，讓大家能適時放鬆。排出時間讓參加的客戶或合作夥伴能吃個點心、去化妝室，或純粹放空一下。
如果已經請了教練，不妨也請他帶大家做一些簡單的冥想活動，來消除疲勞。短暫的正念活動也能大幅提振參加者的精神，讓他們更有活力參與後續的活動。幫助大家放鬆舒壓的體貼舉動，肯定能讓你從眾多 B2B 活動策劃單位中脫穎而出。
總結
無論是在居家辦公的日常會議中，善用遊戲和分組討論室，激發靈感、凝聚團隊向心力；或是針對重要的客戶會議或對外論壇，升級簡報質感、利用圓桌會促進有意義的對談，找出線上活動可以優化的地方，一點點小改變，都有機會為活動注入活力，創造更多效益。
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