행사 소개

국제 바이러스 박테리아 산업 박람회는 (International Virus & Bacteria Industry Expo 2022, ViBac 2022)2022년 7월 18일부터 7월 19일까지 코엑스에서 개최되었습니다. 해당 박람회는 오프라인과 온라인에서 동시에 진행된 하이브리드 행사로 운영되었습니다. 이번 행사는 바이러스, 박테리아와 관련하여 제약, 바이오, 진단, 실험, 마이크로바이옴 등 여러 분야의 주요 업체들이 참가하여 산업 전반의 트렌드를 공유하고, 투자 및 발전을 촉진하고자 하는 목적으로 개최되었습니다. 

전시회에서는 60여 개가 넘는 부스들이 운영되었으며, 동시에 '박테리아 및 바이러스를 이용한 산업의 세계', '팬데믹 대응 코로나 19 병원 운영 사례', '백신의 비즈니스 트렌드', '체외 진단분야의 추진전략', '팬데믹 시대, 노인 건강증진을 위한 소통의 역할과 전략' 등 5개 세션으로 전문가 컨퍼런스가 진행되었습니다. 

EventX를 선택한 이유

Vibac 박람회 주최사는 3년 전인 2019년, 링크드인을 통해 EventX 플랫폼을 알게 되었다고 합니다. EventX가 그동안 다양한  행사를 지원해왔다는 점을 바탕으로, 편리한 행사 준비와 안정적인 행사 진행을 위해 선택하였다고 합니다.  또한,  온라인 행사 플랫폼을 지원할 뿐만 아니라, 오프라인 행사를 위한 행사 관리 시스템을 함께 가지고 있어,하이브리드 행사를 진행하기로 결정했다 합니다.  이러한 이유로 Vibac 박람회 주최사에서는 EventX의 장점으로 오프라인 뿐만 아니라 온라인으로도 행사를 함께 진행하는 하이브리드 행사가 한 플랫폼에서 가능하다는 점을 꼽았습니다.

01 체크인 솔루션

오프라인 행사를 돕는 EMS, 체크인 앱, 그리고 온라인에서 이용되는 eSaaS. 이 세 가지 모두 활용해 원활한 행사 진행이 가능했습니다. 참석 여부 확인이 가능하고, 체크인 앱을 활용하여  빠른 입장이 가능하다고 판단하여 EventX를 선택했다고 합니다.체크인 앱은 기존 행사의 체크인 방식과 달리 QR코드를 스캔하여 셀프로 체크인할 수 있었습니다. 이러한 솔루션은 복잡하고 인파가 많은 행사 현장에서 빠른 입장을 도와줬다 합니다. 

02 참여도 향상

온라인 행사를 개최하게 되면 해외 참가자의 접근성도 높을 수 있었습니다. 팬데믹은 거의 완화되었지만 국가에 따라 입국 시 격리 등의 제한이 완화되지 않은 경우가 많습니다. 이러한 이유로 오프라인 행사로 많은 참가자를 모으는데 어려움이 있었습니다. 그러나 온라인 행사를 동시에 진행함으로써 해외 바이어들의 행사 접근성과 참여도를 높여 줬습니다. 

03 중국에서도  VPN 없이 접속

더불어 EventX는 중국에서 VPN를 쓰지 않고도 접속 가능하다는 점이 매력적이였다 합니다. 중국 지역에서 해외 사이트나 행사를 온라인으로 참여 시 VPN이 필요한 경우가 대부분인데, EventX는 중국에 있는 참가자들을 위해, 로그인 시 이메일 대신 전화번호를 사용할 수 있으며 위쳇페이나 알리페이를 이용한 결제방식도 지원이 되어 불편을 덜어줬다 합니다. 

EventX의 장점

주최사는 하이브리드 행사로 진행 된 만큼 여러 장점을 확인할 수 있었다고 언급했습니다.

01 QR 체크인

먼저 주요행사였던 오프라인 행사에서 체크인 앱의 활용도가 높아 여러므로 도움이 됐다 합니다. 첫번째 장점은 QR 체크인입니다. 참가자는 복잡한 행사 현장에서 빠르게 입장 할 수 있다는 장점이 있었습니다. 두번째는 배지 즉석 인쇄 솔루션입니다.배지 양식을 커스터마이징 하여 제작할 수 있으며 모든 라벨 프린터 호환이 가능했습니다. QR코드를 찍으면 참가자들의 이름이 새겨진 배지를 즉시 인쇄하여 편리했다 합니다.

02 행사 등록 페이지 커스터마이징

EMS 기능도 빠질 수 없다 했는데요, EventX에서는 무료로 행사 등록 페이지를 커스터마이징하여 제작할 수 있었다 합니다. 기업이나 협회의 맞춤 질문을 생성하여 몇 번에 클릭 만으로 신청서 양식을 완성할 수 있으며, 모든 작업은 별도의 코딩이 필요없어 편리했다 합니다. 또한 행사 등록 페이지는 해외 참가자를 위한 “다중 언어 양식”도 있어 편리함을 선사했습니다. 

03 이메일 자동발송 시스템

행사를 알리는 사전 이메일을 자동으로 참자들에게 발송되어 리마인드 할 수 있었다 합니다..중국 지역으로는 로컬 이메일인 QQ 이메일, 126 이메일, 163 이메일, 시나(sina) 이메일 발송 가능했습니다. 행사 진행 전, 행사 입장을 위한 QR코드를 참가자들에게 이메일로 발송하여 오프라인에서 빠른 입장을 할 수 있게 했습니다. 

04 행사 후 분석

행사 종료 후, EventX에서 제공하는 행사 분석 기능도 도움이 많이 됐다 합니다. 종합적인 데이터 분석을 통해 행사의 결과를 한눈에 확인해 볼 수 있었다 합니다.

05 웹 베이스

온라인 행사 솔루션이 다른 프로그램을 다운 받거나 해야하는 것이 아닌 웹 베이스라는 점에 주최사는 만족해 했습니다. 로비나 부스를 커스터마이징 하여 실제 전시장처럼 만드는 기능이 있었는데, 포스트 코로나 시대에 맞게 VR이나 메타버스를 전시장에 구현할 수 있어 좋았습니다. 홍보용 영상이나 이미지를 삽입하여 온라인 참가자들에게 효율성이 있는 정보전달이 가능했다 합니다. 부스도 마찬가지로 커스터마이징하여 꾸미고, 파일 업로드 하여 필요한 정보만 다운 받을 수 있게 만들어 줬습니다.

결과적으로 이번 온라인 행사를 진행하면서 당연히 비용과 시간도 절감되었디 합니다. 참가자 수는 변함이 없으나 적은 예산으로 오프라인과 같은 능률의 행사를 진행하게 되어 코로나 이후 하이브리드 행사가 대세인 만큼 추후에도 온라인 형태의 행사를 이용할 계획이라 했습니다.