행사의 효과적인 계획과 진행에 대해 생각해 보기 이전에 성공적인 행사의 목표와 목적을 이해하는 것은 매우 중요하다. 명확한 목적이 정립된다면, 이는 측정 가능한 목표가 되고, 결국 성공적인 행사로 이끌 효과적인 전략 수립을 가능하게 할 것이다.

목적과 목표란 무엇인가?

목적과 목표는 상호보완적으로 사용될 수 있지만, 진정한 의미에서는 차이가 있다.

• 목표는 측정 가능하며 정밀하다.
• 목적은 목표를 달성하는 데에 도움을 주는 효과적인 전략이다.

성공적인 행사를 위한 단계

성공적인 행사를 위해 손쉽게 대입할 수 있는 5가지 단계가 있으니, 확인해 보자!

1. 확실한 조사

일하고, 일하고 또 일한다는 말이 있다. 이를 비즈니스에 대입하면, 조사하고, 조사하고 또 조사한다고 할 수 있겠다. 더 많은 조사는 더 나은 조사를, 더 나은 조사는 더 좋은 결과를 이끌어 낼 것이다. 

시장 조사와 경쟁사 조사는 필수적이며, 마케팅 트렌드와 마케팅에서 직면하고 있는 문제를 알 필요가 있다. 비즈니스를 성장시키고자 한다면, 경쟁자로부터 그들이 무엇을 하고, 어떻게 최종 목표를 이루는지 알아내야 한다.

목표 정하기 :

조사를 마친 후, 왜, 어떻게 그리고 무엇과 같은 질문에 대답을 하며 행사의 목표가 무엇인지 정하는 과정은 반드시 필요하다. 이를 통해 모든 목표의 장점과 단점을 알 수 있으며, 어떤 것을 제외해야 할지 또한 알 수 있다.

“목적을 이루고자 한다면, 최종적인 목표를 마음속에 유념한 채로 시작하는 것이 필요하다.”

비즈니스의 목표와 일맥상통한 행사 목표를 정하기 :

행사의 목표를 비즈니스의 목표와 동일선 상에 놓는 것이 필요하다. 그렇지 않으면, 행사 이후 원했던 결과를 얻지 못할지도 모른다. 모든 목표에 ‘왜’라는 질문을 하는 것이 가장 좋겠지만, 행사 이후에 얼마나 많은 수익 경로를 열었는지 혹은 얼마나 많은 판매가 이루어졌는지와 같은 목표 결과를 측정할 수 있는 질문을 할 필요 또한 있다.

2. SMART한 목표를 설정하기

이제는 앞서 선택한 목표에서 SMART 한 목표를 수립할 시간이다. SMART 한 목표란, 정확하고 (PACIFIC), 측정 가능하며 (MEASURABLE), 달성 가능하고 (ACHIEVABLE), 적합하며 (RELEVANT), 시기적절한 (TIME-BOUND) 목표를 의미한다. 목표를 적고 하나씩 집중한다면 좋은 결과와 행사 진행과 관련한 넓은 시야를 기대할 수 있다.

행사 진행 계획을 상사에게 확실히 말하고자 한다면, 목표의 모든 측면을 확인해야 한다. 행사 목표는 반드시 현실적이어야 하며, 전략을 통해 성취 가능하여야 한다. 비현실적인 목표는 전부 지워야 한다.

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3. 행사 목표 측정하기

목표는 측정 가능한 것이어야 하며, 그렇지 않으면, 행사의 결과와 목표를 비교하여 무엇을 성취했는지 확인하기는 힘들 것이다. 다음과 같은 핵심성과지표(KPI)를 활용하면 목표의 성과를 측정하고 수치화하는 데에 도움이 된다.

• 참가 신청자의 수
• 신규 고객 유치 비용
• 수익 총액
• 투자 수익률(ROI)
• 성공적인 수익 경로의 수
• 순추천고객지수
• 행사의 해시태그를 포함한 소셜 미디어 포스팅의 수
• 참가 신청자와 실제 행사 참여자의 수 비교
• 행사 전후의 참여도
• 행사 만족 설문조사에 참여한 사람의 수
• 반복적으로 행사에 참여한 사람의 수
• 새로운 참석자의 수
  
  

4. 행사 전략의 초안 만들기

목표와 핵심성과지표(KPI)를 모두 정했다면, 성공적인 행사를 위한 목표와 목적의 초안을 만들어야 한다.

이 초안은 언제와 어디라는 질문에 답해야 하며, 이는 언제, 어디서 (어느 행사 소프트웨어에서) 행사가 열릴지를 의미한다. 이외로 아래와 같은 질문을 초안에 추가하는 것이 좋다.

• 행사 패널과 발표자
• 예산
• 시간표
• 참여 독려 방법

예정된 행사를 위해서 크고 작은 요소를 모두 세세히 적는 것이 필요하다. 

5. 인맥 만들기

모든 행사는 서로 다른 목표와 목적으로 서로 다른 단체와 연결이 되어있지만, 모든 행사에 동일한 요소는 존재한다. 바로, 인맥을 만드는 것이다. 

만약 행사에 참여자 간 상호작용할 수 있는 기회가 없다면, 그 행사는 행사로서의 가치를 잃을 것이다. 참여자 간 상호작용의 대상과 상호작용을 통해 얻을 수 있는 것은 많지만, 발표자와 내용이 행사의 가장 기본적인 요소라는 것을 잊지 말아야 가치 있는 행사가 될 것이다. 

더불어, 참여자에게 행사의 목적과 목표를 설명하여 행사를 정확히 이해하도록 돕는 것이 필요하다. 이를 통해 행사 계획 단계에서 수립한 목표의 성취에 더욱 가까워질 수 있다.

마치며...

계획과 진행 그리고 핵심성과지표(KPI) 측정을 마쳤다면, 다음 행사를 계획할 때이다.

더 매끄러운 행사를 위해서는 이전에 이루어진 행사를 분석하고, 그 결과를 바탕으로 체계와 질문을 정리하여 하나씩 답을 해나가야 한다. 이를 통해 더 나은 결과를 끌어낼 수 있도록 모든 빈틈을 메워야 한다. 

명확한 목표와 확실한 목적과 함께라면 행사를 성공적으로 진행하여 놀라울만한 결과를 얻을 수 있을 것이다.

이를 도와줄 훌륭한 웨비나 플랫폼까지 있다면 성공적인 행사 이미 당신의 것이다.