為了精簡流程、提高效率、並最大化活動的成效，許多活動策劃人選擇利用 Event Management System (EMS) 來進行活動的整體管理，幫助使用者將繁雜的活動事務整合在一個平台上，從而提高工作效率。

Event Management System 就像是一個多功能的活動助手，能夠將活動管理的繁雜工作變得簡單，讓活動策劃人員能更專注在提供優質的活動體驗上。無論 small business、enterprise，或是 NGO ，找到適合的活動管理系統，都能在進行活動管理時事半功倍，更有效地達成目標。

Best Event Management System 提供哪些功能？

Best Event Management System 應該包含以下四大項環節的功能：

• 規劃（Plan）：協助活動策劃人員從最初的概念設計階段開始，建立活動藍圖，包含場地選擇、活動規模、Timetable 和預算等各項要素。另外，還應該提供相關管理工具，如任務列表、分工表等，以便組織和追蹤活動的各項細節。

• 宣傳（Promote）：需要提供有效的活動宣傳工具，包括 email 行銷、social media 連結，以及 SEO 優化等功能。更完善的系統還應該能協助製作吸引人的活動網頁或票務平台，以提升報名率。

• 參與（Engage）：在活動進行時，需要確保參與者的滿意度和參與度。包括現場簽到系統、互動投票、 Q&A 、直播等元素。更進階的系統甚至可以透過 AI 來預測和回應參與者的需求，提供更加個人化的體驗。

• 追蹤（Follow-up）：活動結束後，能提供詳盡的數據報告，評估活動的效果。這可能包括參與者的人數、滿意度調查、社群媒體互動等數據。除此之外，還應該能提供後續的參與者管理工具，如 email follow-up ，或是提供 promotion 以吸引參與者參與未來的活動。

選擇 Event Management System 時，不僅應該根據其功能性來進行評估，同時也需要考慮 event 的種類和目的。

10 Best Event Management Systems

圖／Image by Freepik

1. Eventbrite 

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Eventbrite 是一個全球性的活動管理及自動票務平台，主要專注於支援各類 on-site 活動。其運營範圍涵蓋全球超過 180 個國家和地區，致力於提供用戶友善的平台以便管理和舉辦各種活動。

• 活動類型：Eventbrite 主要專注於實體活動的規劃與管理，包括：課程、工作坊、音樂節、展覽會、慈善活動等多種形式。

隨著科技的發展和社會的變化，Eventbrite 也開始支援虛擬活動，如線上研討會或遠距學習等，以滿足不同用戶的需求。

• 解決方案：為了提供用戶一站式的活動管理體驗，Eventbrite 進行了以下幾點服務。

1. 票務銷售：Eventbrite 提供了一個方便的平台，讓活動主可以快速地建立活動並銷售票券，且能夠透過平台實時追蹤票務銷售情況，以便做出即時調整。

2. 行銷宣傳：Eventbrite 能夠和多種社交媒體平台進行整合，讓活動主能夠更輕鬆地進行活動宣傳並擴大活動的影響力。另外，平台也提供了多種 coupon 和折扣碼的設定功能，以吸引更多的參與者。

3. 支付系統：Eventbrite 支持多種支付方式，包括信用卡、PayPal、Google Pay 等，方便購票者進行交易。針對活動策劃者，平台也提供了快速且安全的結算服務，使活動主能夠在活動結束後獲得所得。

2. CVent 

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CVent 是一個全方位的活動管理平台，能夠幫助活動策劃者和場地供應商有效地串接並簡化活動管理的整個過程。CVent 的服務範圍不僅限於實體活動，也涵蓋了虛擬活動及虛實整合的活動。

• 活動類型：CVent 可以應對各種活動類型的需求，包括商業會議、研討會、專業訓練、產品發表會、慈善晚宴等。
  
  

隨著虛擬活動和虛實混合活動的崛起，CVent 也提供了全方位的支持，確保活動策劃者在各種情境下都能順利進行活動的策劃和執行。

• 解決方案：CVent 提供了一系列全面的解決方案，包括但不限於以下幾點

1. 線上註冊：CVent 提供線上註冊系統，讓活動策劃者能夠輕鬆地管理活動的參加者，並透過分析參加者的資料優化活動策劃的過程。

2. 場地選擇：CVent 擁有龐大的場地資料庫，可以透過平台快速地找到適合的場地，並與場地供應商進行聯繫和協商。

3. 活動管理：CVent 提供了全面的活動管理工具，如活動規劃、票務管理、行銷推廣等，讓活動策劃者能夠輕鬆掌控活動的全程。

4. 行銷：CVent 的行銷工具讓活動策劃者能夠更有效地宣傳活動，提高活動的影響力並吸引更多的參加者。

3. Bizzabo

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Bizzabo（@bizzabo）分享的貼文

Bizzabo 是一個為活動管理者提供全方位服務的 Event Management System，讓您無論在規劃大型會議還是小型工作坊都能獲得一流的支持。

Bizzabo 提供人性化和具吸引力的使用體驗，並且已經為許多知名公司，如 Time、WSJ 等提供過服務。

• 活動類型：Bizzabo 可以支援各種不同類型的活動，從專業研討會、商業會議，到大型展覽或者音樂節等。此外，Bizzabo 還支援虛擬和混合型活動，讓您無論在任何情況下都能確保活動的成功舉辦。

• 解決方案：Bizzabo 提供全方位的解決方案以確保您的活動成功

1. 人性化的使用體驗：Bizzabo 的介面設計簡潔易用，使得活動策劃者可以輕鬆地規劃和管理活動。

2. 萬能的活動工具：從活動規劃、票務管理，到參與者註冊和行銷推廣，Bizzabo 提供您一切所需工具。

3. 強大的數據分析：Bizzabo 可以提供實時的活動數據和分析，讓您能夠在活動進行過程中做出最佳的決策。

4. Idloom