컨퍼런스 개최를 위한 완벽 가이드! 컨퍼런스 뜻 및 절차ㅣEventX 이벤트엑스

현재 온라인과 오프라인에서 다양한 컨퍼런스가 진행 중입니다. 컨퍼런스를 계획 중인 주최자라면 어떠한 방식으로 성공적인 행사를 개최할 수 있을지 고민하고 계실 텐데요.

이 가이드를 통해 컨퍼런스를 개최할 수 있는 3가지 방식과 실제 예시를 확인하고, 아이디어를 얻어 보세요!

 컨퍼런스란? 

컨퍼런스(Conference)는 공통의 주제에 관해 사람들이 모여 토론하는 대규모 회의를 일컫는 용어입니다. 새로운 지식을 공유하거나 공통 연구를 목적으로 하며, 다양한 분야에서 진행되므로 그 성격에 따라 학술회의, 비즈니스 회의 등으로 나눌 수 있습니다. 

컨퍼런스가 진행되는 방식을 살펴보면 일반적으로 ‘개회사 ㅡ 기조연설(발표 세션) ㅡ 발표와 토의’의 세 가지 파트로 구성되어 있습니다. 하지만 컨퍼런스의 성격 및 참가자 특성에 따라 더욱 다양하게 유익하게 구성하는 것도 가능합니다!

예를 들어, 바이어 및 투자자들이 참석하는 비즈니스 관련 컨퍼런스라면 네트워킹 세션을 특별 구성할 수 있고, 아트 또는 NFT 등 특정 기술 분야 트렌드에 관련한 행사라면 전시회 등의 프로그램을 추가할 수도 있죠. 

 컨퍼런스의 3가지 방식과 예시 

| 오프라인 컨퍼런스

급속도로 발전하는 동시에, 끊임없이 새로운 영역으로 세분화하는 기술 분야는 컨퍼런스의 인기 카테고리입니다.

특히, IT 업계의 경우 새로운 전문 개발지식 전수 또는 기술 트렌드 공유가 중요한 부분을 차지하므로 현재 진행 중인 다양한 ‘테크 컨퍼런스’를 목격하실 수 있는데요. 그중 하나가 바로 2022년 11월 24일 개최된 ‘NHN 포워드’입니다!

ㅡ 오프라인 기술 컨퍼런스 ㅡ

‘NHN 포워드 2022’

NHN 포워드는 개발자들에게 실질적인 도움이 되는 업무 팁과 기술 노하우 등을 공유하는 행사입니다.

주최 측은 "개발자에게 기술 컨퍼런스는 문화이자 꼭 필요한 요소"라며 "IT 기술 생태계의 발전을 위한 기술 공유의 장이자 축제의 장이 될 수 있도록 알차게 준비할 것"이라는 뜻을 밝혔는데요. 이번 컨퍼런스는 코로나 팬데믹으로 인해 2019년 행사 이후 3년 만에 다시 오프라인으로 개최된 것이라고 합니다!

[NHN 포워드 2022 참고 포인트]

발표 세션 및 프로그램을 알차게 구성하려면?

발표 세션은 AI, 클라우드, 백엔드, 프런트엔드, 인프라/보안, 성능개선 등의 전문 지식을 다루는 주제에서부터 데이터 활용, UI, 협업툴 등 기술 분야에 관심을 둔 일반 대중이 흥미롭게 들을 수 있는 주제까지 두 가지의 큰 틀로 나뉘어 다양한 세션으로 구성되었다고 합니다.

이처럼 '전문 개발지식 전수'와 '기술 트렌드 공유'를 아우르는 전문성을 갖춘 메인 프로그램과 더불어, 딱딱하고 지루한 행사가 되지 않도록 특별 이벤트를 구성하는 것은 주최자의 센스라고 할 수 있습니다!

이 행사의 경우 다음과 같은 이벤트가 진행되었다고 합니다.

• 라운지 토크 ㅡ ‘오픈스택으로 시작하는 오픈소스 기여하기’, ‘이모티콘 제작으로 돈 벌기? 저는 이렇게 실패했습니다!’ 등 행사장 별도 공간에서 12가지 주제로 각 발표자가 생생하게 취미를 공유하는 세션
• 체험 부스 ㅡ NHN을 포함해 NHN 그룹 계열사의 주요 서비스를 체험해볼 수 있는 이벤트
  
  

➤ 잠깐! ‘라운지 토크’ 세션만큼은 온오프라인 참가자가 모두 참여하도록 할 수 없을까? EventX의 ‘토크쇼'를 통해 진행하는 방법을 알아보세요.

| 온라인 컨퍼런스

디지털 전환, 디지털 트랜스포메이션을 더욱 가속하게 된 배경 및 요인이라는 점에 대해서는 지난 포스트를 통해 다루었는데요.

‘원격근무'는 반짝 트렌드가 아닌 뉴노멀(new normal), 즉 새로운 근무 방식으로 정착할 것으로 세계의 많은 전문가가 내다보고 있습니다.

국내 기업들 사이에서도 이를 위한 움직임이 이미 포착되기도 했죠. 결국 온라인 방식은 지속될 것입니다!

ㅡ 온라인 리모트워크 컨퍼런스 & 채용박람회 ㅡ

Go Remote! 

리모트워크 특화 채용 플랫폼 ‘플렉스웍’과 공유 오피스 예약 플랫폼을 운영하는 ‘원루프’의 공동 주최로 ‘리모트워크 컨퍼런스 및 채용박람회’가 개최되었다고 합니다. 이 특별한 컨퍼런스는 2022년 10월 27일(목), 28일(금) 양일간 버추얼 온라인 플랫폼, EventX에서 개최되었는데요.

원격근무 문화의 확산과 정착을 위한 인사이트를 공유하고, 원격근무를 시행하는 기업과 구직자를 직접 연결하기 위해 마련됐다고 합니다. 해당 행사에 관한 아래의 자세한 블로그를 통해 온라인 컨퍼런스가 어떻게 진행되는지 알아보세요!

[Go Remote! 참고 포인트]

컨퍼런스, 그 이상을 추구한다면 참가자가 액션을 취하도록!

이 행사가 특별한 이유는 컨퍼런스가 단순히 지식 공유에만 그치지 않기 때문인데요. 컨퍼런스의 메인 프로그램과 더불어, 온라인 버추얼 전시장에서 ‘채용박람회’를 함께 진행한다는 점은 참고할만합니다! 

참가를 희망하는 구직자들은 사전 등록이 가능하며, 이력서를 사전 등록한 구직자들은 추첨을 통해 이력서 컨설팅을 무료로 받을 기회가 주어진다고 하는데요. 이처럼 참가자들에게 실질적으로 도움이 되는 유익한 프로그램을 구성하여 실제 액션을 취하도록 했다는 점이 흥미롭습니다. 청취만 하는 컨퍼런스가 아닌, 참여를 이끌어 내는 컨퍼런스로 전환하고자 한다면 참고할 만한 좋은 아이디어입니다!

➤ 잠깐! 참가자들에게 유익한 다양한 행사 프로그램을 구성하려면? 화상통화, 실시간 채팅, 파일 업로드 및 다운로드가 자유로운 EventX의 온라인 버추얼 전시장을 활용하는 방법을 확인해 보세요.

| 하이브리드 컨퍼런스

ㅡ 온오프라인 국제 과학수사 컨퍼런스 ㅡ

CSI KOREA 2022

CSI KOREA는 2015년부터 매년 개최되어 온 과학수사 분야 국내 최대 규모의 컨퍼런스입니다. 국내외 학자 및 연구자, 유관 기관의 전문가들이 한자리에 모여 과학수사의 최신 연구 성과 및 트렌드, 미래 이슈를 공유하는 장(場)으로 활약해 왔는데요.

올해는 “과학수사에 대한 새로운 통찰-현재를 넘어서”라는 주제로 2022년 10월 19일(수)~21일(금)까지 3일간 인천 송도 컨벤시아에서 온라인/오프라인(하이브리드) 컨퍼런스로 동시 개최되었습니다!

[CSI KOREA 2022 참고 포인트]

온오프라인 동시 진행, ‘하이브리드 컨퍼런스’로 접근성 향상하기!

국내뿐만 아니라 해외 최고 권위의 전문가들도 발표자로 나서는 만큼, 하이브리드 컨퍼런스로 진행되었다는 점이 주목할 만한데요. 이처럼 하이브리드 이벤트로 개최할 경우, 오프라인에 마련된 컨퍼런스 홀에서 진행하되, 해외 연사는 온라인을 통해 참가할 수 있어 접근성을 향상한다는 장점이 있습니다. 

또한, 행사 플랫폼을 통해 ‘실시간 온라인 스트리밍’이 가능하며, 솔루션에 따라 차이는 있지만 이벤트엑스와 같은 행사 전문 플랫폼을 사용할 경우 실시간 채팅 및 투표 등 다양한 기능을 활용해 알찬 세션을 구성할 수 있습니다. 컨퍼런스를 ‘온디맨드 콘텐츠’로 제공하여 행사 종료 후에도 이용 가능하다는 점도 참고해 볼 만한 아이디어입니다!

➤ 잠깐! EventX를 통해 중국을 포함한 전 세계 모든 국가의 참석자들에게 동일한 컨퍼런스 경험을 제공하는 방법을 알아보세요. 참여율을 43% 이상 상승하는 하이브리드 이벤트를 통해 최소 비용으로 최대의 투자 수익률을 보장하세요!

 컨퍼런스 개최 단계별 가이드 

Step 1. 컨퍼런스 형식 정하기 (온라인/오프라인/하이브리드)

위의 예시에서 살펴본 바와 같이, 컨퍼런스 형식은 크게 세 가지로 나눌 수 있습니다. 장소 대관 및 비용 절약, 탄소 발자국 감소 등 다양한 이점을 제공하는 ‘온라인 컨퍼런스’는 최근 급부상한 방식으로 국내외 여러 분야에서 활발하게 이용되고 있습니다. 컴퓨터와 인터넷 연결만 있으면 누구나 참여할 수 있으며, 이 경우 중요한 것은 고품질의 서비스를 제공하는 온라인 행사 플랫폼입니다!

➤ 컨퍼런스를 위한 최적의 행사 플랫폼 선택하는 방법은?

‘오프라인 컨퍼런스’는 전통적으로 개최되어 온 가장 일반적인 방식이라고 할 수 있습니다. 여기에 온라인 옵션도 추가해 온오프라인 동시 개최로 전환하고자 한다면 ‘하이브리드 컨퍼런스'를 고려해 보세요. 접근성을 향상하여 더 많은 청중을 참여시킬 수 있습니다!

➤ 컨퍼런스의 새 패러다임은? 온라인과 오프라인의 장점 합친 “하이브리드” 컨퍼런스

Step 2. 컨퍼런스 프로그램 구성 계획하기

컨퍼런스에 어떠한 프로그램을 몇 개의 세션으로 나누어 구성할 것인지 계획을 세웁니다. 수일에 걸쳐 진행된다면 일별로 테마를 다르게 구성하는 것도 좋은 방법입니다! 참석자들과의 상호작용을 중요시한다면 별도의 ‘토크쇼' 프로그램을 구성해 자유롭게 의견을 나누는 시간을 가져보는 것도 좋습니다. 타사의 예시를 참고해 아이디어를 얻어보세요.

Step 3. 컨퍼런스 발표자 모집하기

발표자는 컨퍼런스에 대한 관심과 인기를 견인하는 주요 요인입니다. 현직자의 이야기를 들어볼 수 있는 행사라면 동종 업계 종사자들과 예비 지원자들의 높은 참석률을 이끌어낼 수 있을 것입니다.

해외 권위자가 연사로 나선다면 해당 분야에 관심 있는 많은 사람이 참석할 것입니다. 발표자 접수 기간을 운영하여 지원을 받거나, 특별 연사를 섭외할 수 있습니다.

➤ 온라인 및 하이브리드 컨퍼런스로 해외 유명 전문가 발표자로 초대하기

Step 4. 컨퍼런스 참가 신청서 만들기

컨퍼런스는 참가 신청서 제출을 통해 등록해야하는데요. 단순히 양식에 정보를 기재해 달라고 요청하기보다는 행사에 대한 자세한 정보를 제공하여 예비 참석자들의 관심을 이끌어 내는 것이 중요합니다. 따라서 EventX와 같은 행사 전문 솔루션을 사용할 것을 추천합니다!

이벤트엑스 온라인 행사 등록 시스템을 사용하면 무료 템플릿을 선택하고, 드래그 앤드 드롭 방식으로 커스터마이징하여 누구나 쉽게 참가 신청서를 뚝딱! 만들 수 있습니다. 만약 전체 행사에서 특별 프로그램만 유료로 구성한다면, 티켓팅 페이지를 통해 판매도 가능합니다. 글로벌 컨퍼런스라면 여러 언어로 양식을 제공할 수도 있죠. 예비 참석자들을 사로잡는 컨퍼런스 참가 신청서를 만들고 싶다면 지금 바로 EventX에 문의하세요.

Step 5. 컨퍼런스 장소 구하기

오프라인 이벤트라면 행사가 열릴 장소를 물색하고, 참석 인원에 적합한 최종 장소를 선택하여 대관합니다. 온라인 또는 하이브리드 이벤트라면 최적의 온라인 플랫폼을 선택하세요!

Step 6. 컨퍼런스 장비 및 물품 준비하기

행사에 필요한 장비와 물품에는 어떤 것들이 있는지 목록을 만들어 보세요. 기술 장비 또는 참석자의 편의를 위한 서비스 및 답례품 등 파트별로 나누어 생각해 보면 놓치는 부분 없이 꼼꼼하게 준비할 수 있습니다. 온라인 이벤트라면 이러한 부분에 있어 비용 절감이 가능하겠죠?

Step 7. 체크인 솔루션 점검하기

행사 참석 신청 페이지를 통해 등록한 참가자들은 컨퍼런스 당일, 행사장에 도착해 체크인을 진행해야 합니다. 이때 체크인 프로세스를 어떠한 방식으로 진행하실 건가요?

담당자가 데스크 위에 놓인 수많은 이름표 중 하나를 찾기 위해 시간이 지체되고, 긴 대기 줄이 생겨 참석자들의 불편이 가중된다면 결코 좋은 행사 경험이라고 할 수 없습니다.

매끄러운 진행을 위해 디지털 방식 도입을 고려하세요. 행사 등록 및 행사 배지 인쇄가 포함된 EventX의 체크인 앱을 사용하면 대기할 필요가 없어 간편합니다.

Step 8. 행사 분석하기

행사를 성공적으로 종료하셨다면, 여기서 끝이 아닙니다! 참석자들에게 가장 인기 있었던 요소와 그렇지 않은 요소를 분석하고 이를 개선하여 다음 컨퍼런스를 기획하는 일이 남았습니다. 분석하고, 개선할수록 참석자 경험도 향상됩니다. 물론, 이러한 기능을 제공하는 솔루션을 사용할 경우에만 가능하겠죠?

이벤트엑스가 제공하는 행사 분석 데이터에는 어떤 것들이 포함되는지 확인해 보세요!

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