코로나가 장기화 국면에 접어들면서 그 동안 자취를 감추었던 유학 박람회 시장이 다시 꿈틀거리고 있습니다. 코로나 이전에는 다양한 국가의 수많은 학교들이 오프라인에서 학생들을 모집하는 유학 박람회가 많이 개최되었지만, 최근에는 비대면 온라인 환경을 활용하여 조금씩 되살아 나고 있는 모습입니다.
점차 되살아 나고 있는 웨비나 플랫폼을 활용한 온라인 유학 박람회의 모습을 과거 오프라인 유학 박람회와 비교하여 살펴보고, 웨비나 유학 박람회의 장점과 진행 절차를 순서대로 알아보겠습니다.
오프라인 유학 박람회의 진행 과정
과거 오프라인으로 진행되던 유학 박람회는 일반적으로 사전에 온라인 전자 신문 및 오프라인 홍보/광고를 통해 사전 신청을 받는 것으로 행사의 시작을 알렸습니다.
이러한 사전 신청에 기반하여 대략적인 행사 참석자 규모를 추정하고, 참석자 정보를 모은 후에 실제 행사 진행에 필요한 구체적인 사항들을 준비할 수 있었던 것입니다. 사전 신청한 잠재 참석자 규모에 기반하여 행사 당일 상담인력들을 배치하거나, 관련 자료 및 부대 시설을 준비하였고, 행사가 시작되면 실제 방문한 사람들을 대상으로 사전 등록한 정보에 맞게 상담을 받는 과정이 진행되었습니다.
오프라인 유학 박람회의 단점
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기존 오프라인 유학 박람회 진행 후기를 살펴보면 전반적으로 만족한다는 의견이 67% 수준으로 높게 나타나지만, 나머지 불편하다고 응답한 사람들의 이유는 대부분 인기있는 지역,학교의 경우 상담 대기시간이 길다거나 북적대는 인파로 쫓기듯이 상담을 하는 등 쾌적하지 못한 경험이 아쉽다는 의견이 많았습니다.
“긴 대기시간과, 북적이는 인파로 쫓기듯이 상담할 수 밖에 없어 아쉬웠어요…”
“좀 더 쾌적한 환경에서 여유있게 상담에 집중하고 싶어요…”
오프라인의 특성상 현장감을 느끼는 것에는 장점이 있지만, 사실상 중요한 요소인 ‘내가 원하는 시간에, 쾌적한 환경에서, 여유있게 상담을 받는 경험’은 좋지 못했던 것이 사실입니다.
하지만 코로나 이전에는 오프라인 현장에서 대면하여 상담을 한 경우가 전화 통화 등 비대면으로 상담한 것보다 높은 만족도와 상담 성공율을 기록했었기 때문에 지속적으로 오프라인 유학 박람회를 개최할 수밖에 없었습니다.
뿐만 아니라 코로나 이후에도 어쩔 수 없이 오프라인으로 개최된 유학 박람회에서는 참여자의 방역 확인을 위해 48시간 이내 PCR 검사 음성 확인 문자 또는 식약처 인정 백신2차 접종 완료자만 확인 후 입장이 가능하도록 하거나, 방역수칙에 따라 개인별로 각각 참가신청서를 작성한 후에 입장이 가능하는 등 입장 기준이 강화되어 참여자들의 불편함이 증가하기도 하였습니다.
웨비나를 활용한 비대면 유학 박람회의 시작
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코로나 장기화로 오프라인 유학 박람회를 개최할 수 없는 상황이 지속되자, 한국 학생들의 유학을 기다리는 전세계 수많은 학교 및 유학 지원 업체에서 다양한 방법을 시도하기 시작하였고, 그 중에서도 웨비나 플랫폼을 활용한 유학 박람회가 점차 활성화 되기 시작했습니다.
웨비나 유학 박람회의 장점
웨비나 플랫폼을 활용하여 다양한 온라인 이벤트가 진행되는 것과 같이 유학 박람회 개최 또한 가능해짐에 따라, 오히려 기존 오프라인 박람회에서 누릴 수 없었던 수많은 장점을 누릴 수도 있게 되었습니다.
웨비나 유학 박람회의 장점을 차례대로 알아보도록 하겠습니다.
1. 전세계 동시 참여자 확대
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웨비나의 장점인 전세계 동시 접속 및 실시간 소통 기능을 활용하여, 유학 박람회 참여자가 시간과 공간의 제약없이 더 많이 참여할 수 있게 되었습니다. 이는 유학 박람회를 개최하는 효과를 기존 오프라인 대비 높일 수 있는 큰 장점이라고 할 수 있습니다.
2. 보다 생생한 현지 정보 전달
해외 학교와 실시간으로 연결하여 직접 정보를 교류할 수 있고, 현지인과의 생생한 소통이 가능해졌습니다. 또한 온라인으로 사전에 시간을 예약하여 순차적으로 진행할 수 있게 되어, 참여자들이 보다 쾌적한 환경에서 보다 많은 정보를 습득할 수 있는 환경을 조성할 수 있게 되었습니다.
때문에 박람회에 참여한 사람들의 만족도가 이전 대비 향상될 수 있습니다.
3. 박람회 준비 시간 및 비용의 획기적인 절감
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오프라인 박람회 진행시에는 해외 학교 담당자가 직접 국내에 방문하여 머물면서 상담이 진행되었지만, 웨비나를 활용하게 되면서 해외 현지 담당자의 국내 방문 없이도 실시간으로 상담이 가능해졌습니다.
뿐만 아니라 오프라인 유학 박람회를 개최하기 위해 필수적인 장소인 코엑스 등의 대규모 컨벤션 센터 대관료 등도 절감할 수 있게 되었습니다.
이로 인해 박람회 준비 과정에서 상당히 많은 시간과 비용이 소요되던 항목을 획기적으로 절감할 수 있게 되었습니다.
웨비나 플랫폼 활용 유학 박람회 개최 가이드
살펴본 바와 같이 수많은 장점을 지닌 웨비나를 활용한 유학 박람회를 개최하게 된다면 어떤 절차로 진행하는 것이 좋을까요?
기본적인 웨비나의 기능을 활용한 유학 박람회 절차를 알아 보도록 하겠습니다.
학교별 가상 부스 구축
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먼저 웨비나 유학 박람회에 참여한 각 학교별 가상 부스를 만들어 두고, 참여자들이 가상 부스에 방문하여 학교 관련 정보를 확인하고, 팜플렛이나 원서를 다운받는 등 기본적인 정보 습득을 할 수 있는 환경을 구축합니다.
가상 부스에 방문한 참여자는 채팅 기능을 활용하여 궁금한 점을 실시간으로 묻고 답변을 받을 수도 있습니다.
학교별 소개 세션
다음은 웨비나 세션 기능을 활용하여 박람회에 참여하는 각 학교별 세션을 관심있는 모든 참여자들에게 실시간으로 진행합니다.
이 과정에서 실시간으로 각 세션이 시작된다는 것을 참여자들에게 알림을 보내줄 수 있고, 세션 진행 중에 채팅 기능을 통해 실시간 질의 응답도 활용할 수 있습니다.
네트워킹 세션
마지막으로 각 학교의 대표자와 관심이 있는 참여자들간 화상으로 상담을 진행할 수 있습니다. 다수의 참여자가 함께 질의 응답을 하거나 상담을 진행할 수도 있고, 필요에 따라 소그룹으로 나누어서 개별 상담도 진행할 수 있습니다.
상담을 요청하는 인원이 많은 경우, 예약 시간을 설정하여 정해진 시간에 순차적으로 상담이 이루어지도록 할 수도 있습니다.
유학 박람회 전문 웨비나 서비스 EventX
앞서 살펴본 것과 같이 기존 오프라인 유학 박람회의 단점을 획기적으로 보완하고, 박람회의 효과를 보다 높일 수 있는 웨비나 유학 온라인 박람회를 개최하는 것이 현 시점에서 현명한 선택이라고 할 수 있습니다.
마지막으로 한가지 주의할 점은 웨비나 유학 박람회 등의 대규모 온라인 이벤트를 진행하기 위해서는 EventX 등과 같은 검증된 웨비나 서비스를 활용하는 것이 보다 성공적인 행사 진행을 위해 중요할 것입니다.
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