성공적인 웹 세미나를 위해 기억해야 할 5가지

코로나19 팬데믹에 따른 원격교육, 원격 활동, 재택근무가 급격히 확대되었습니다. 그래서 요즘에는 여러 비즈니스에서 2~3명 내외의 인원이 참여하는 소규모 행사부터 수천 명이 참여하는 대규모 행사까지 다양한 주제를 가지고 웹 세미나로 진행하고 있죠.

매년 연초에 IT 트렌드를 살펴볼 수 있는 CES도 작년과 올해 모두 온라인 세미나 형태로 일부 행사를 진행하였습니다. 매년 수만 명이 몰리는 행사를 온라인 세미나 형태로 진행한다는데 모두들 낯설어하기도 했고, 우려도 많이 하였지만 오히려 효율적인 시간 활용과 집중도가 높았다는 평가도 있었죠.

그렇다면 웹 세미나를 성공적으로 만들 수 있는 요인은 과연 어떤 것들이 있을까요?

지금 바로 EventX와 함께 알아보러 가보시죠!

1. 명확하게 설정된 웹 세미나의 주제

성공적인 웹 세미나를 개최하기 위해서는 주제가 명확해야 합니다. 주제가 명확하게 설정이 되어야 참여하는 사람들의 행사에 대한 기대 수준과 목적이 달라지기 때문입니다. 

예를 들어 '메타버스가 영화 프로덕션 산업에 미치는 영향'에 대한 온라인 컨퍼런스가 진행된다는 가정을 해본다면, 해당 컨퍼런스를 듣는 사람들은 ‘영화 산업에서 메타버스가 어떤 영향을 줄까?’라는 궁금증을 갖고 참여를 하게 됩니다. 주제에 따라 참여하는 사람들의 관심분야가 달라지고, 해당 세미나에서 얻고 싶은 정보도 당연히 달라지게 됩니다.

주제를 헷갈리지 않게 설정하는 것은 행사에서 다루는 자료 역시 주제에 맞춰 밀도 있게 구성하는 데에 도움이 됩니다. 앞에서 들었던 예시에 해당하는 '메타버스가 영화 프로덕션 산업에 미치는 영향'에 대한 온라인 세미나에서는, 영화 업계에서 메타버스를 적용하고 있는 사례나 촉각, 청각 피드백이 어떻게 적용되고 있는지 등을 보여주는 것이 행사의 목적과 주제에 올바른 자료가 될 것입니다.

그렇기에 명확한 주제를 기반으로 세미나를 진행한다면 행사를 준비하는 주최사나 참여자 모두로 하여금 하나의 관심사에 집중하여 세미나 준비와 진행을 할 수 있습니다.

더불어 명확한 주제뿐만 아니라 청자의 관심을 끌을 수 있는 충분히 트렌디한 주제를 설정할수록 성공적인 웹 세미나가 될 확률이 높아집니다.

2. 누구를 위해 개최하는 세미나인가?

성공적인 웹 세미나를 위해서는 주제와 더불어 명확한 타깃 참여자 설정도 중요합니다.

예를 들어, ‘마이 데이터’에 대한 온라인 컨퍼런스를 개최한다면 데이터를 다루는 사람들이 주로 듣게 되고, ‘메타버스’ 관련 온라인 세미나를 개최한다면 해당 업종에서 업무를 하는 담당자가 듣게 될 가능성이 높습니다.

아무리 세미나의 주제가 명확하고, 훌륭한 연사가 찾아와 세미나를 진행한다고 해도 타깃 참여자 설정이 잘못되어있다면 참가자의 집중도가 떨어지는 것은 당연한 일입니다. ‘마이 데이터 산업 동향’에 대한 세미나에 모든 청중이 ‘베이커리 업종’ 종사자라면 아무런 참여 없이 세미나가 끝나게 될 확률이 높습니다.

결국 타깃 참가자의 문제를 해결해 주고 서로 공감대를 형성하는 것이 온라인 컨퍼런스에서 특히 중요합니다. 그렇기에 성공적인 세미나를 개최하기 위해서는 사전에 해당 주제에 관심이 있을만한 참여자의 니즈가 무엇이고 어떤 고민이 있는지 생각해 보고 조사하는 것이 필요합니다.

3. 참가자의 규모는 어느 정도인가?

소수의 사람들과 커뮤니케이션을 하는 것과 다수와 소통하는 것은 동일한 웹 세미나의 주제라고 할지라도 소통의 방식이나 분위기가 다르고 결과 역시 다릅니다.

소수의 인원이 참여하는 경우 사람들이 적기 때문에 깊이 있고 구체적인 이야기를 할 수 있습니다. 세미나의 주제에 대해 서로 공감하고 생각하는 방향성이 일치한다면 행사의 진행 속도도 더욱 빠르고 효율적으로 진행할 수 있습니다.

반대로 다수의 참가자가 참여하는 경우 다양한 관점의 생각들을 교차하여 나눌 수 있다는 장점이 있습니다. 수많은 사람들이 한꺼번에 의견을 나눌 수 있어 다양한 의견들을 생각해 볼 수 있는 기회가 될 수 있습니다.

참가자의 규모가 소수 혹은 다수인지에 따라 피드백을 서로 나누는 방법 또한 달라질 수 있습니다. 소수의 사람들이 모였을 땐 육성으로 의견을 나눠볼 수 있지만, 다수의 경우 육성 의견보다는 인터랙티브 한 이모티콘이나 채팅으로 서로의 다양한 의견을 교환하는 것이 효과적입니다.

그래서 웹 세미나를 진행할 땐 이 세미나의 규모가 어느 정도인지 체크하여 주어진 시간 안에 몰입도 있는 세미나를 진행할 수 있도록 구성하는 것이 특히 중요합니다. 

4. 글로벌한 성격의 세미나인가?

국경을 넘어 글로벌한 무대를 대상으로 진행하는 세미나라면 다국어 지원이 가능한 플랫폼이 필요합니다.

모든 사람들이 같은 언어를 사용하지 않으므로 해당 국가의 언어를 지원하는 웹 세미나 지원 플랫폼은 필수적이라고 볼 수 있습니다. 다국어를 지원하는 플랫폼의 대표적인 예로는 EventX가 있습니다.

EventX는 다국어 지원이 가능해 웨비나 세션, 연설자 정보 등을 여러 국가의 언어로 정보제공합니다. 

EventX는 전 세계 청중을 수용할 수 있도록 다국어 지원을 하고 있습니다. 일본어, 한국어, 중국어, 영어, 베트남어 등 여러 언어 컨텐츠를 추가하여 서로 다른 국적일지라도 참여하는데 어려움이 없도록 진행이 가능합니다. 

다국어 지원 기능을 활성화하면 참여자는 각자 자신의 모국어에 맞춰 온라인 세미나의 정보를 확인할 수 있다는 장점이 있습니다. EventX의 다국어 기능은 웨비나 세션, 후원사, 연사, 가상 부스, 네트워킹 라운지, 제품 목록을 지원하고 있어 다국적 사람들이 참여할지라도 충분한 정보를 전달받을 수 있습니다. 

5. 안정적인 네트워크 연결

무엇보다 온라인 이벤트에서 가장 기본이자 중요한 점은 끊김 없이 안정적으로 세미나를 들을 수 있는 환경입니다. 아무리 좋은 컨텐츠와 주제가 잘 설정되어도 컨텐츠를 보는데 네트워크 불안정의 이유로 끊기거나 화면이 멈춘다면 듣는 사람 입장에서 집중도가 확연히 떨어지게 됩니다. 

중국과 같이 일부 국가의 경우 VPN 망의 제한으로 연결이 어려운 상황에서 또한 성공적으로 온라인 컨퍼런스를 진행하기가 어렵습니다.

하지만 Eventx의 경우 중국 네트워크에 접속할 때 별도의 어려움 없이 접속할 수 있어 유연한 웹 세미나를 진행할 수 있습니다.

여러 나라에서 참여가 필요한데다가 실시간 원활한 이벤트 개최가 필요할 경우 EventX와 같은 플랫폼 활용으로 안정적인 세미나 개최가 가능합니다. EventX는 실시간 이벤트부터 가상 VR 전시까지 진행할 수 있도록 안정적인 서버를 제공하여 끊김 없이 자연스러운 세미나를 진행할 수 있습니다. 

마치며...

요즘 다양한 온라인 세미나, 컨퍼런스가 진행되고 있습니다. 이러한 웹 세미나를 잘 활용한다면 청중은 이동시간을 줄이면서 집중할 수 있는 환경을 제공받을 수 있으며, 개최자 역시 불필요한 비용과 시간을 절약하면서 메세지를 전달할 수 있다는 장점이 있습니다.

이렇게 많은 장점이 있는 온라인 세미나를 더욱 성공적으로 개최하기 위해서는 명확한 주제, 웹 세미나를 듣는 타깃 청중, 참가자의 규모, 다국어 지원, 안정적인 온라인 컨퍼런스 플랫폼 등이 갖춰져야 합니다.

여러분들이 주최하시려는 웹 세미나는 어떤가요?

위와 같은 여러 가지 팁을 적용하여 앞으로 개최하실 세미나가 성공적으로 진행되길 진심으로 바라며 웹 세미나 성공 요소에 대한 이야기를 마무리하겠습니다.