방문자를 등록자로 전환하는 온라인 신청서ㅣEventX 이벤트엑스

행사 주최자라면 예비 참석자를 만나는 첫 관문인 ‘참가 신청서 양식’에 공을 들여야 합니다. 즉, 많은 참석자를 확보하려면 행사 페이지 ‘방문자’를 ‘등록자'로 만들어야 하기 때문인데요.

그렇다면 참가 신청서 양식에 포함되어야 할 필수 요소에는 어떤 것들이 있으며, 온라인 신청서를 어떻게 만들어야 할까요?

 참가 신청서 양식의 필수 요소 

참가 신청서는 본 행사에 앞서, 행사 계획을 세우는 데 필요한 참석자 정보와 선호도를 수집하는 단계입니다. 온라인 이벤트 등록 양식을 활용하는 것은 이러한 세부 정보를 수집하는 가장 간단하고 효과적인 방법이죠. 여기에는 다음과 같은 기본항목이 포함될 수 있습니다.

• 참가자 이름
• 연락처 정보 (휴대폰 번호 및 이메일 주소 등)
• 기타 개인정보 (소속, 담당 부서 및 직책 등)
• 식사 관련 제한사항 (비건, 베지테리안, 특정 음식 알러지 여부 등)
• 특별 이벤트 참석 여부 (예: 네트워킹 이벤트, VIP 세션 등)
• 행사 진행에 필요한 필수 질문 등 (예: 세션 1 관련 질문 ㅡ 내가 실천 중인 환경 보호 방법은?, 비건 제품에 대한 선호도는? 등)

이처럼 잘 만들어진 이벤트 등록 양식을 사용하면 참석자의 기대에 부응하는 데 필요 데이터를 수집하여 행사의 본 세션에 활용할 수 있습니다.

그렇다면 참가 신청서 만들기, 어떻게 시작해야 할까요. 😣

 호스트의 고민, “참가 신청서 양식 만들기 어렵네요.” 

참가 신청서 양식을 만들기는 행사 주최에서 빠질 수 없는 중요한 파트입니다. 행사를 성공적으로 이끌기 위해서는 많은 참가자를 확보하는 것이 바로 첫 단계이기 때문이죠.

하지만 호스트라면 어떻게 효과적인 신청서 양식을 만들 수 있을 것인지 고민하게 됩니다. 특히 컴퓨터 및 디지털 도구의 사용이 익숙지 않다면 ‘온라인 신청서 만들기’라는 난관에 봉착하게 되는데요. 

첫째, 행사 참가 등록을 위한 완벽한 양식을 찾는 것이 어렵습니다.

행사마다 성격이 다르고, 따라서 호스트가 타깃으로 하는 청중 또한 다릅니다. 또한, 모두가 일반적으로 사용하는 양식 말고, 우리 행사만의 특별함을 더해 맞춤형 행사로 진행할 순 없을까 고민하게 됩니다.

둘째, 많은 분이 자유롭게 편집이 가능한 도구를 찾는 것부터 어렵다고 느낄 수 있습니다.

온라인/오프라인/하이브리드 등 행사의 개최 방식과 상관없이, 오늘날 대부분의 행사는 ‘온라인 신청서’를 통해 등록하도록 하고 있습니다. 이를 위해서는 행사 주최 측에서 온라인 참가 신청서를 제공해야 한다는 것을 의미하죠.

참가 신청서는 예비 참석자들을 만나는 가장 첫 관문으로, 좋은 인상을 남기려면 양식을 커스터마이징하는 것이 중요한데 어떤 도구를 사용해야 할지 고민될 수 있습니다.

하지만 이제 고민 끝!

이 가이드를 따라 온라인 신청서를 만들어 보세요. 이러한 행사 주최자들의 고민을 해결하기 위해, EventX가 효과적인 참가 신청서 만드는 방법을 준비했습니다!

 ‘방문자’를 ‘등록자’로 전환하는 온라인 신청서 만들기 

온라인 신청서를 만들기 위해서는 적절한 툴을 활용해야 합니다. 무료 양식을 사용하는 방법도 있으나, 정해진 필드에 텍스트만을 채워 일방적으로 참가자 정보를 요구하는 온라인 신청서를 원치 않는다면?

커스터마이징이 가능한 신청서 양식으로 브랜디드 콘텐츠를 만들 수 있는 이벤트엑스의 온라인 행사 등록 시스템을 꼭 확인해 보세요! 무료 템플릿을 선택하고, 드래그 앤드 드롭(drag & drop)으로 쉽게 커스터마이징이 가능하며 이미지와 로고로 행사의 개성을 마음껏 뽐낼 수 있습니다.

➤ 연관 콘텐츠: 첫 단추를 잘 끼우자! 방문자를 사로잡는 온라인 신청서가 중요한 이유와 양식 만드는 방법

우리 기업의 행사에 맞게 행사 등록 신청서를 커스터마이징 하고 싶다면, 지금 바로 아래의 문의하기를 눌러보세요!

01 행사의 유형에 맞게 ‘신청서 필수 항목’ 정하기

주최하는 행사의 종류에 따라, 조금씩 다른 추가 정보를 수집할 필요가 있습니다. 다음은 이벤트 유형에 따라 특정 니즈에 맞는 등록 신청서 양식을 만들기 위한 몇 가지 고려사항의 예시입니다.

| 컨퍼런스 및 심포지엄

컨퍼런스 또는 심포지엄의 경우, 어젠다(agenda)에 일반적으로 방대한 양의 정보와 내용이 포함됩니다. 행사가 며칠 동안 계속되거나, 등록해야 하는 세션이 다를 수도 있죠. 따라서 참석자들도 미리 생각해보고 계획해야 할 일이 있습니다.

이러한 경우, 등록 양식에서 참석자에게 ‘관심 있는 주제’와 ‘참석 예정 세션’에 대해 질문할 수 있습니다. 이렇게 하면 예상되는 세션 참석률을 파악해볼 수 있고, 중점적으로 다루고자 하는 콘텐츠 카테고리를 토대로 완성도 높은 행사를 기획할 수 있습니다.

| 채용박람회

취업설명회 또는 채용박람회 같은 채용행사를 주최하는 경우, 등록 양식을 두 개의 버전으로 만들면 도움이 됩니다. 즉, 하나는 고용주용, 다른 하나는 구직자를 위한 양식입니다! 

EventX에서 가상 취업 박람회가 어떻게 진행되었는지 실제 예시를 아래의 활용 가이드를 확인해보세요!

고용주 양식의 경우, 구인 희망 인원수, 채용 희망 부서, 출석 예정인 회사 대표자 등에 대한 세부 정보를 수집해야 합니다. 구직자 양식에서는 지원자의 학력, 현재 근무지 및 직급, 관심 직무 등의 정보를 수집할 수 있습니다.

➤ 연관 콘텐츠: 다음의 채용박람회 주최 팁을 함께 참고해 보세요.

• 성공적인 온라인 채용 박람회 주최를 위한 가이드
• 글로벌 인재 채용을 위한 오프라인/ 메타버스/ 하이브리드 취업 박람회 비교
• 채용 박람회를 온라인 이벤트로 진행해 보자

| 세일즈 관련 행사

세일즈 관련 이벤트에서는 세일즈 팀이 모여 새로운 전략, 제품 업데이트에 대해 논의하거나 기존 제품에 대한 관심을 쇄신하기 위해 팀을 모을 수 있습니다. 

세일즈 행사의 등록 양식에는 회사 내 소속 부서와 더불어 직책 및 역할, 참여 프로젝트 등에 대한 정보가 수집되어야 합니다. 행사 옵션으로 토크쇼와 같은 특별 세션이 포함되어 있다면 등록 시에 참가 희망자를 반드시 확인하도록 합니다. 그밖에 식사 관련 특이사항이나 숙박시설 접근성, 동행하는 추가 참석자에 대한 정보(해당하는 경우) 등 기타 정보를 수집할 수 있습니다.

| 리더십 컨퍼런스

리더쉽 서밋 또는 컨퍼런스에서는 프레젠테이션, 세미나 및 사교 모임 등이 개최되며, 리더 역할을 하는 기업 전문가들이 참석합니다.

리더십 컨퍼런스의 행사 등록 양식에는 기본적인 개인정보와 전문적인 데이터가 모두 수집되어야 합니다. 또한, 특별 이벤트나 네트워킹 세션을 위한 추가 등록 페이지가 포함될 수 있습니다.

➤ 연관 콘텐츠: 직원 교육을 위해 필수적인 ‘리더십 연수’를 가장 쉽게 진행하는 Tip!

| 사용자/고객 컨퍼런스

고객 또는 사용자를 대상으로 하는 컨퍼런스는 일반적으로 네트워킹, CRM(고객관계관리), 프로모션 및 기타 마케팅 기회를 주요 목표로 합니다. 따라서 등록 양식은 일반적인 컨퍼런스 신청서와 유사합니다.

주최사의 제품이나 서비스 사용 이력, 참석자의 회사 규모, 내년도 예산 등에 대한 질문을 신청서 양식에 포함할 수 있습니다.

02 신청 프로세스는 쉽고 빠르게!

참가 신청 프로세스를 심플하게 유지하는 것도 중요합니다.

바로 참가 등록을 할 수 있도록 참가 신청 페이지에서 신청 양식으로 이동하는 QR 코드를 제공하거나, 클릭 가능한 링크를 삽입하는 방법을 고려해 보세요. 온라인 페이지에서 제공할 수도 있고, 포스터와 같은 마케팅 자료에도 온라인 신청서 양식으로 바로 이동할 수 있는 QR 코드를 추가해 보세요.

예를 들어, 다음과 같이 할 수 있습니다.

예시 ㅡ QR 코드를 통해 참가 희망자의 편의를 배려한 솔브릿지 국제경영대학 채용박람회

EventX에서는 참가 신청 뿐만 아니라 체크인 과정 또한 QR코드를 활용하여 심플하고 빠른 프로세스가 가능합니다. 환경을 보호하고 신속한 체크인을 알아보고 싶다면 아래 이미지를 눌러 확인 해보세요!

03 심플하게, 핵심만 포함하기

또한, 너무 복잡하고 어려운 질문을 많이 포함하거나, 수십 페이지에 걸쳐 정보를 기재할 것을 요구하면 방문자가 부담을 느낄 수 있습니다. 이는 결국, 예비 참석자를 이탈시켜 버리는 결과를 초래할 수 있기에 행사 주최자가 신경 써야 할 부분입니다. 

온라인 신청서 양식은 방문자가 쉽고 간단하게 등록 신청할 수 있도록 핵심 질문 위주로 구성하세요. 동시에, 참석자를 타깃으로 한 맞춤형 행사를 고려한다면 본 세션에서 다룰 내용에 관한 질문을 요청하고, 답변을 통계 자료로 활용하여 포커스를 맞추어 진행할 수 있습니다!

EventX와 함께

등록 전환률이 높은 온라인 신청서를 만들어

성공적인 비즈니스를 이끌어내고 싶으시다면 

지금 바로 아래 양식을 제출하여 문의 주세요!