최고의 기업 행사를 위한 담당자 체크리스트ㅣEventX 이벤트엑스

기업에서는 다양한 목적으로 기업 행사를 진행합니다. 기업의 인지도를 높이기 위해 박람회에 참가할 수도 있고, 기술이 빠르게 발전함에 따라 업계의 최신 동향을 따라잡고 인사이트를 얻기 위해 컨퍼런스에 참가할 수도 있습니다. 럭셔리 브랜드 업계는 고객 관계 관리(CRM) 차원에서 VIP를 위한 행사를 정기적으로 개최하기도 합니다. 

그것이 어떤 종류든, 비즈니스를 위한 기업 행사 주최를 고려 중인 담당자라면 주목해 주세요!

본 포스트에서는 비즈니스에 활용할 수 있는 기업 행사의 종류에는 어떤 것들이 있으며, 행사 기획 시 무엇을 고려해야 하는지 알아보려고 합니다.

또한, 기업 행사 대행 업체 선정을 위한 이벤트엑스의 팁까지 확인해 보세요!

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기업 행사 종류

컨퍼런스

특정 주제를 가지고 비교적 긴 시간에 걸쳐 진행하는 대규모 회의를 뜻합니다. 일반적으로 동일 업계 내의 종사자들이 모여 비즈니스 또는 업계의 새로운 동향 및 기회에 대해 논의하기 위한 목적으로 개최됩니다.

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박람회

비즈니스 자체보다는 특정 산업과 관련한 행사를 지칭합니다.

업계 내의 여러 기업이 참가하여 고객과 만날 수 있는 이벤트이므로 브랜드 인지도 및 리드 생성을 위한 목적으로 적합합니다. 전시회와 병행하여 개최할 수 있습니다.

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세미나

시청각 기술을 사용하여 교육 프레젠테이션, 비즈니스 회의 및 직원 교육 행사 등을 제공하는 행사를 세미나라고 합니다. 컨퍼런스의 부속 행사로 진행될 수도 있죠.

오늘날 세미나는 온라인으로 진행하는 웨비나(웹 세미나), 또는 온오프라인으로 진행하는 하이브리드 세미나 등 다양한 방식으로 개최되고 있습니다!

➤ 지속 가능한 발전을 위한 기업 행사 아이디어

온라인 세미나가 어떻게 진행 되었는지 실제 예시를 보고 싶다면,

워크숍

다른 사람들을 교육하는 사업체라면 교육 세션 등 짧은 워크숍 코스를 제공할 수 있습니다. 소규모의 그룹 세션은 결속력을 강화하는 데 도움이 되며, 더 많은 고객에게 비즈니스에 대한 정보를 접할 수 있는 기회를 제공하죠.

➤ 직원 교육을 위해 필수적인 연수를 가장 쉽게 진행하는 Tip!

네트워킹 이벤트

직원, 고객, 잠재 고객 등을 포함한 특정 산업 내 다양한 당사자들이 모여 특정 주제에 대한 이야기를 나누는 기업 행사입니다. B2B 비즈니스라면 바이어를 대상으로 네트워킹 이벤트를 주최하여 리드 생성 기회를 확장할 수 있습니다! 

➤ B2B 행사의 꽃, ‘네트워킹 이벤트’를 전 세계에서 진행하려면?

성공적인 행사 기획을 위한

6가지 고려사항

01 행사 목적

행사를 기획하기에 앞서, 먼저 행사의 목적을 명확히 하는 것이 중요합니다. 시장 동향 및 업계 인사이트를 제공하는 것이 목적인지, 또는 상품의 판매 및 매출 증대 목적과 관련이 있는지 등 목적을 구체화하는 것에서 시작하면 성공적인 행사 기획이 가능합니다.

행사 목적에 대해 고민할 때는 세부적인 요소에 대한 밑그림을 탄탄하게 그리도록 하세요.

예를 들어, 기업 또는 브랜드를 알리고자 하는 목적의 기업 행사라면 대상은 고객과 바이어 중 누구인지 등 목적과 세부 사항이 구체적이어야 그에 맞는 행사 유형 및 적절한 툴, 프로그램 등을 선정하여 행사를 기획할 수 있습니다.

02 행사 유형

행사 목적이 구체적으로 정해졌다면 이제 그에 맞는 행사 유형을 선정할 수 있습니다. 컨퍼런스, 박람회, 워크숍 등 가장 적합한 유형의 행사를 선택하세요.

행사 유형에 대해 더 많은 아이디어를 얻고 싶다면 여기를 클릭하여 EventX 웹 사이트를 통해 알아보세요!

03 행사 참가자

일반 고객, 기업 담당자, 협회원, 정부 관계자 등 행사 참가 대상자를 특정하고, 그룹별로 나누어 생각해 보면 행사 기획이 수월해집니다. 이를 바탕으로 자리 배치, Q&A 세션 및 네트워킹 이벤트 등 참가자를 타깃으로 한 행사 프로그램을 기획해 보세요. (행사 기획안)

온라인으로 특별 게스트를 초대하여 현장의 참가자들과 교류할 수 있는 기회를 만드는 것도 좋은 아이디어가 될 수 있죠.

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04 행사 환경 요소

이제 오프라인, 온라인, 하이브리드 중 어떤 방식으로 기업 행사를 진행할지 특정합니다. 이때, 행사 환경에 따라 필요한 준비과정이 달라지는데요.

온라인 행사라면 끊김 없이 매끄러운 행사 진행을 보장하는 고품질의 행사 솔루션을 사용하는 것이 매우 중요합니다. 오프라인 행사라면 장소 대관이 주요 고려 사항이 되겠죠.

EventX 온라인 행사 솔루션을 활용한 일본의 정부 무역 기관 행사 실제 모습입니다.

05 예산

이제 행사 유형과 환경 요소 등을 고려하여 현실적인 예산을 계산해 봅니다. 비상 지출 비용을 고려하여 예상 견적에 10% 정도를 추가하여 책정하는 것이 현명할 수 있습니다.

06 행사 대행 업체 활용 여부

행사 대행 업체의 도움이 필요한지, 기업 내부의 팀만으로 자체적인 행사 진행이 가능한지 고려하세요.

기업 행사 주최를 위한

체크리스트

기업의 행사 기획 담당자라면 가장 공을 들여야 하는 부분은 바로 ‘행사 관리 솔루션’이라고 할 수 있습니다. 행사를 완벽하게 준비했다면 이제 그것을 참가자들에게 100% 잘 전달하는 데 성공해야 하기 때문인데요. 

그렇다면 행사 솔루션을 선정할 때 반드시 확인해야 할 항목에는 어떤 것들이 있는지, 다음의 체크리스트를 보며 하나씩 점검해 보세요! 

✔ 행사의 목적을 최대한 달성할 수 있는 행사를 지원하는 업체인가

행사 관리 솔루션은 계획한 기업 이벤트를 완벽하게 지원하는 업체로 선정해야 합니다. 지원 기능이 제한적인 경우, 기업은 추가 업체를 고용하는 데 시간과 비용이 들게 되므로 번거로워질 수 있습니다.

예를 들어, 중국을 포함한 글로벌 바이어들을 대상으로 하는 네트워킹 이벤트를 주최하고자 하는데 국내 전용 행사 솔루션을 사용하게 된다면 별도의 중국 VPN 등이 필요할 수 있습니다. 이처럼 여러 솔루션을 사용하느라 절차가 복잡해지면 번거로울 뿐만 아니라, 예산도 낭비되죠. 따라서 행사의 특성을 고려하여 목적을 달성할 수 있도록 모든 것을 지원하는지 따져보세요.

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✔ 행사의 다양한 유형을 모두 기획할 수 있는 업체인가

앞서 살펴본 것과 같이, 기업 이벤트에는 다양한 유형이 존재합니다. 따라서 특정 유형의 기업 행사만 지원하는 업체인지 체크할 필요가 있습니다. 컨퍼런스, 박람회, 세미나, 워크숍 등 그 어떤 유형의 이벤트 기획도 완벽하게 지원하는 솔루션을 찾는다면 EventX를 강력 추천합니다. 

✔ 행사 참가자 모집에 도움을 주는가 

행사 관리 솔루션 선정 시 중요 포인트! 딱 행사 진행만 가능한지, +ɑ가 가능한지 따져보면 기업 행사 주최자에게 많은 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어, EventX는 자동으로 잠재고객에게 연결해주는 ‘고객 유치 엔진’을 제공하는데요. 행사에 적합한 참석자를 찾는 것에 지쳤다면 EventX와 함께 더 빠르게 잠재고객을 찾고, 실제 고객으로의 높은 전환율을 경험할 수 있습니다!

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✔ 행사의 지리적 ᐧ 환경적 요소 모두를 커버할 수 있는가

행사를 진행하는 방법은 크게 세 가지가 있습니다. 오프라인, 온라인, 그리고 온오프라인으로 진행할 수 있는 하이브리드 이벤트가 있죠. 오프라인은 전통 강자이지만, 온라인 행사는 기업에 글로벌 시장으로의 확장성을 가져다준다는 강력한 장점이 존재합니다. 하지만 꼭 둘 중에 하나만 선택해야 할 필요는 없는데요. 둘의 장점을 모두 취할 수 있는 하이브리드 행사로 기획하면 되기 때문입니다!

따라서 업체 선정 시 행사의 지리적, 환경적 요소 모두를 커버할 수 있는가를 꼭 확인하세요. EventX를 활용하면 온라인 행사를 활용해 시간적, 지리적 장벽 없는 행사 주최가 가능합니다! 

아직 미정이거나, 해외 시장 대상의 기업 행사를 주기적으로 주최하여 마케팅에 적극적으로 활용하는 기업이라면? 온오프라인을 넘나들며 모든 유형의 행사 주최가 가능한 EventX와 같은 종합 행사 관리 솔루션을 추천합니다. 

✔ 예산 내에서 행사 기획이 가능한가

정해진 예산 내에서 기업 행사를 완벽하게 진행할 수 있다는 것은 곧, 행사를 하나의 플랫폼에서 쉽게 관리할 수 있는 원스톱 행사 솔루션을 사용한다는 것과 일맥상통합니다. 앞서 언급했듯이, 지원 기능이 제한적일 경우 추가 업체 또는 제품이 필요할 수 있기 때문이죠.

✔ 환경 보호에 동참할 수 있는 행사 대행 업체인가 

기업이 이벤트를 진행하는 방식은 참가자들에게 많은 것을 말해줍니다. 오늘날, 일회용품 등 행사에서 불필요하게 낭비되는 자원을 보며 눈살을 찌푸리게 되는 경우도 많아졌는데요.

많은 사람이 환경 보호에 대한 인식을 가지고 기업의 활동을 지켜보고 있습니다! 

EventX를 통해 기업 행사를 진행한다면

환경 보호와 마케팅 두 마리 토끼를

동시에 잡을 수 있습니다.

첫째. 자원 낭비 없이, “페이퍼리스(Paperless) 환경”에서

행사 진행이 가능합니다.

기업은 이제 참가자들의 참가 등록 카드를 미리 뽑아두고 노쇼 참가자의 카드를 버릴 필요가 없어졌습니다. 참가자는 행사 당일 자신의 참가 등록 카드를 즉석에서 프린트하고, EventX 체크인 앱을 통해 e-티켓을 스캔하는 방식의 스마트 체크인을 경험하게 됩니다!

둘째. QR 코드로 디지털 명함을 교환할 수 있습니다.

종이 등으로 만들어진 실물 명함은 아직도 흔히 사용되긴 하지만, 분실 위험 및 관리의 어려움 때문에 명함 앱 등이 인기를 얻고 있죠. 

행사 참가자들은 EventX 앱으로 스캔하여 서로의 이름, 전화번호, 이메일 등 행사 참여 신청 시 기재한 정보를 교환할 수 있습니다!

이는 참여자들 간 교환뿐만 아니라, 부스 담당자에게도 유용한데요. 방문자들의 기록이 남기 때문에 명함을 쌓아놓고 정보를 다른 사이트나 파일로 일일이 옮길 필요가 없습니다!

✔ 행사 이후 자세한 분석을 받을 수 있는가 

기업이 행사를 주최하는 데는 목적이 있습니다. 리드 생성을 위해, 고객 관계 관리를 위해, 또는 비즈니스 확장 기회를 얻기 위해서일 수도 있죠. 어떠한 목적이든 그것을 달성하기 위해서는 행사 종료 후에 상세한 분석이 필요합니다! 그리고 이 행사 데이터를 활용할 수 있어야 하죠. 즉, 행사가 끝났다고 해서 여기서 끝이 아닙니다.

행사 분석 툴을 제공하지 않는 업체를 선택한다면 행사를 주최하는데 많은 비용과 시간을 쏟아붓고도 명확한 성과를 내지 못할 수 있습니다. 밑 빠진 독에 물을 붓는 것과 같죠. 따라서 반드시 행사 분석을 제공하는 업체를 선택하는 것이 중요합니다.

✔ 행사 대행 업체 필요 여부

많은 기업이 EventX와 같은 원스톱 행사 관리 솔루션을 활용해 기업 이벤트를 주최합니다. 하지만 내부 인력이 부족하거나, 행사 주최가 처음인 경우 행사 대행 업체의 도움을 받고 싶어 하기도 합니다. 이때, 가장 현명한 선택은?!

행사 대행 업체와 파트너십을 맺고 있는

‘원스톱 행사 관리 솔루션’을 선택하세요.

행사 대행 업체만 선정하여 모든 것을 맡기게 되면 실제 행사 진행에 사용되는 시스템에 대해 기업이 확인하고 직접 고를 수 있는 선택권이 없어집니다. 즉, 저품질의 네트워크 솔루션 및 일관된 행사 마케팅을 저해하는 여러 방해 요소가 있을 수 있죠.

따라서 먼저 ‘전문 행사 관리 솔루션’을 꼼꼼하게 따져 선택한 후, 행사 대행 업체와 파트너십을 맺고 있는지 확인하는 것이 가장 현명할 수 있습니다.

EventX는 한국 MICE 협회 소속의

다양한 행사 대행 에이전시와 함께

협업하고 있습니다.

행사 주최를 위한 최고의 테크놀로지 솔루션과 기업 행사 대행 지원 서비스, 모두 놓치지 마세요!