전시관, 온라인에서 새로운 참가자들을 만나는 새로운 방법 ㅣEventX 이벤트엑스

가상 전시관 구축 방법 및 장점

전시회를 오프라인에서 “Metaverse”로

요즈음 미디어를 통해 “메타버스”란 말을 자주 들을 수 있는데요. 메타버스란 가상, 가공을 뜻하는 영어 단어 '메타'(Meta)와 우주, 현실세계를 뜻하는 '유니버스'(Universe)의 합성어로, 현실세계와 같은 사회·경제·문화 활동이 이루어지는 3차원 가상세계를 뜻합니다.

즉, 존재하지 않는 허구 만을 뜻하는 가상현실에서 진일보한 개념으로, 단순히 가상현실을 즐기는 데 그치지 않고 실제 현실과 같은 사회·문화적 활동을 할 수 있다는 특징이 있습니다.

메타버스는 5G 상용화와 함께 가상현실(VR) 및 증강현실(AR) 등을 구현할 수 있는 기술이 발전함과 동시에, 코로나19 사태로 비대면 추세가 확산되면서 빠르게 주목받고 있습니다. 글로벌 기업들은 비즈니스의 메타버스 전환에 앞장서고 있습니다.

전 세계의 많은 기업들이 성공적인 비즈니스 행사 주최를 위해 온라인 행사 플랫폼을 통해 디지털 전환을 시도하고 있는데요. 그 중에는 팬데믹의 위기 상황에서 빠른 태세 전환으로 “가상 전시관”을 개최해 벌써 성과를 거두고 있는 기업들도 있습니다.

가상 전시회란?

가상 전시회(또는 가상 박람회)는 통합 가상 전시 플랫폼을 통해 웹 기반으로 진행되는 온라인 행사입니다. 이를 통해 기업들은 전 세계의 잠재고객들에게 자사의 제품 및 서비스를 선보일 수 있습니다. 

참석자는 실시간 문자, 음성 및 동영상 채팅 기능을 통해 실시간으로 커뮤니케이션할 수 있고, 전시자들은 전 세계의 참석자들과 연결할 수 있습니다. 성공적인 가상 전시회를 위해서는 사전에 올바른 계획 및 전략 수립을 수집하고, 무엇보다 이러한 목표에 부합하는 올바른 기술을 활용하는 것이 필수입니다.

가상 전시회의 장점

사람들은 실제 대면하는 오프라인 전시회가 온라인 전시회보다 뛰어나다고 생각하기도 합니다. 하지만 이는 온라인 전시회에 대한 이해가 부족하기 때문일 수 있습니다. 가상 전시회는 단순히 코로나 19 팬데믹의 임시방편이 아닙니다. 물리적인 제약을 넘어 전 세계의 청중을 하나로 연결한다는 강력한 장점 때문에 코로나 종식 이후에도 스마트하게 진화하여, 디지털 시대에 가장 효과적인 마케팅 수단으로 남게 될 것입니다. 그렇다면 가상 전시회의 장점은 무엇일까요?

| 주최자

오프라인 전시회의 경우, 주최측에서 행사 준비를 위해 고려해야 할 요소가 너무나도 많습니다. 다음은 몇 가지 예시입니다.

• 장비 및 장소 대관
• 행사 부스 및 캠페인 마케팅 자료 준비
• 발표 세션 관련 준비
• 기타 운영 관련 준비사항 (예: 전시자 관리 및 지원, 보안요원, 식음료, 티켓팅, 엔터테인먼트 등)

하지만 가상 전시회(전시 공간)의 경우, 이 모든 것들을 단 하나의 플랫폼에서 해결 가능합니다. 시간, 노력은 물론 비용적인 측면에서도 엄청난 이점을 가져오죠.

| 전시자

가상 전시회는 오프라인에서 불가능한 것들이 가능합니다. 다음의 요소가 전시자 측에 어떠한 이점을 가져올지 고려해봐야 합니다.

01 다양한 커뮤니케이션 옵션

가상 전시회는 라이브 채팅, 실시간 투표 등을 통해 청중 상호작용이 증가한다는 장점이 있습니다. 오프라인 전시회의 경우, 모두에게 대화 기회가 주어지지 않거나 소극적인 참여자들도 있으므로 이러한 디지털 기능이 오히려 원활한 커뮤니케이션을 촉진하는 기회가 될 수 있습니다. 또한, 비대면 커뮤니케이션에 익숙한 젊은 디지털 세대라면 더욱 환호할 것입니다!

02 커스터마이징 가능

통합 가상 전시 플랫폼을 사용하면 전시자의 상품과 서비스가 돋보이도록 가상 부스를 개인화할 수 있습니다. 전문가가 제작한 부스 디자인 템플릿을 선택하고, 로고, 배너, 상품 설명, 영상 등 부스 정보를 필요에 맞게 배치할 수 있습니다! 또한, 부스 방문객은 프레젠테이션 시청, 상품 설명서 다운로드 및 부스 담당자와 채팅이 가능합니다.

| 마케터

가상 전시회는 모든 것이 디지털 방식으로 이루어집니다. 따라서 참석자들에 대한 데이터 및 행동 분석이 용이합니다. 데이터 분석과 같은 고급 기능을 제공하는 가상 이벤트 플랫폼을 통해 인사이트를 얻고, 타깃 고객층에 대한 심층적인 이해가 가능합니다. 이를 활용하여 고객을 위한 맞춤 전시 등 더 나은 경험을 제공할 기회를 포착하세요!

| 참석자

마지막으로, 참석자들은 가상 전시회를 통해 다음의 이점을 얻을 수 있습니다.

01 비용 절감 - 입장권 및 이동 경비, 식사비, 숙박비 등의 비용을 절감할 수 있습니다.

02 이동 불필요 - 참석자들은 여러 국가 또는 국내 여러 지역에 흩어져 있습니다. 물리적인 제약이 없어지면 참석이 쉬워집니다.

모든 잠재 고객들에게 동일한 참석 기회를 부여하고, 타깃 고객층을 확대해 보세요!

가상 박람회 개최 사례연구

예술 및 문화 산업 진흥을 위한 가상 직업 박람회를 성공적으로 개최한

홍콩예술행정가협회

홍콩예술행정가협회(HKAAA)의 사명은 예술관리자와 기타 이해관계자 간의 협력, 직업 개발, 커뮤니케이션, 네트워킹 지원을 통해 우수한 예술행정 관행을 촉진하는 것입니다. “HKAAA 채용의 날”은 지난 몇 년 동안 예술 문화 산업의 인기 행사로 지역 예술 단체와 구직자 모두에게 큰 호평을 받아왔습니다. 하지만 코로나 19 팬데믹으로 2021년 처음으로 기존 진로박람회를 온라인으로 개최하게 되었습니다.

| 과제

가상 취업 박람회는 오프라인 행사와 비교했을 때 연사, 부스 대표자, 그리고 참가자 사이의 상호작용이 제한적이라는 우려가 존재했고, 이를 해결하는 것이 과제였습니다. 하지만 다행히도 EventX 플랫폼의 채팅, 영상통화, 밋업 기능을 통해 참가자들이 부스 담당자들과 다양한 방식으로 교류할 수 있었습니다.

또한, 참석자들이 플랫폼을 사용이 익숙하지 않아 행사 기간 동안 기술적 문제에 직면할 수 있다는 우려가 존재했지만, 다행히 EventX가 실시간 지원을 제공하여 빠른 대응이 가능했습니다. 사후 조사에서 이벤트 참가자들의 대부분이 EventX 플랫폼이 사용자 친화적이고, 제공된 지침이 명확하다고 느끼는 것으로 나타났습니다.

| HKAAA 가상 진로박람회의 주목할 점

01 가상부스

가상 부스는 원활한 상호작용과 네트워킹을 통해 잠재 고용주 및 구직자들을 하나로 모았습니다. 참석자들은 예술 단체와 직업에 대한 정보를 얻고, 전문가들과 대화를 나누며, 회의를 즉시 계획할 수 있었습니다.

02 일자리 매칭

참석자들은 다양한 예술 문화 분야 헤드헌터 기관 중 한 곳과 이야기를 나눌 기회를 가졌습니다. 이력서 제출을 통해 해당 기관에서 가장 적합한 회사와 직책을 파악하고, 이메일을 통해 추천했습니다.

03 참여자 맞춤형 프로그램으로 차별화

초청 연사들의 강연과 더불어, 이력서 클리닉, 발표자의 커리어 코칭 세션 등 진로박람회 참석자들에게 실질적인 도움이 되는 알찬 프로그램으로 구성했습니다. 진로박람회의 특성상 커뮤니케이션 툴의 역할이 중요했고, 이러한 기능을 제공하는 EventX와의 파트너십을 통해 참여자들의 높은 만족도를 이끌어냈습니다.

| 성과

HKAAA의 예상 등록자 수는 약 200-300명이었습니다. 하지만 실제 등록자 수는 이를 넘어선 395명이었고, 이 중 219명이 참석하며 가상 박람회에 대한 높은 수요를 확인할 수 있었습니다.

| EventX를 선택한 이유와 최종평가

HKAAA는 EventX 플랫폼의 이메일 기능과 이미지, 텍스트의 업로드 방식 및 커스터마이징 기능에 특히 만족했습니다. 또한, 실시간 지원과 부스 담당자들에게 사용자 친화적인 플랫폼에 대해 깊은 감사를 표했습니다.

성공적인 가상 전시관 구축 방법

Step 1 : 가상 전시회 목표 정하기

먼저, 가상 전시회의 개최 목표와 이를 통해 이루고 싶은 것을 구체적으로 정하세요. 목표는 잠재 고객 창출일 수도 있고, VIP 고객을 위한 특별 제품을 선보이는 것일 수도 있습니다. 목표가 분명해야 세부 단계 구체화를 거쳐 가상 전시회를 성공적으로 개최할 수 있습니다.

Step 2 : 명확한 계획 수립하기

개최 목표를 정한 후, 전시회 계획 및 전략으로 넘어갑니다. 이를 위해 다음의 예시 등을 고려해 세부사항을 구체화합니다.

• 라이브 vs  온디맨드  vs 하이브리드
• 무료 vs 유료
• 가상 전시회 페이지 제작 단계 및 방식
• 참석자들 간 상호작용 방식 (투표, 채팅, Q&A 등)
• 전시자 부스 개수
• 마케팅 자료 배포

Step 3 : 최적의 플랫폼 선택하기

이제 구체화한 세부사항을 완벽히 구현할 수 있는 가상 이벤트 및 전시 파트너를 찾습니다. 최적의 가상 행사 플랫폼은 비즈니스의 요구사항에 따라 달라지며, 다음의 사항을 참고할 수 있습니다.

온라인 전시회의 목표 달성을 위한 모든 기능을 지원하는지 따져본 후, 최적의 플랫폼을 선택하세요.

Step 4 : 특별함과 몰입감 더하기

마지막으로, 디테일에 신경쓰세요! 멋진 디자인으로 참석자들의 관심을 끌고, 좋은 인상을 남길 수 있습니다. 맞춤 제작된 몰입형 3D 가상 행사 로비를 꾸며 참여자에게 강한 인상을 남겨보세요.

EventX와 같은 통합형 플랫폼을 사용하면 다양한 로비 템플릿 중 선택하고, 영상과 클릭 가능한 배너로 로비 커스터마이징이 가능합니다. 전문적인 맞춤 배경 디자인으로 전시회의 목표에 맞는 브랜딩을 기획하세요!